Warum stellt PayFit die Geschäftsaktivitäten in Deutschland ein?
Welche Schritte sollten Sie für Ihr Unternehmen als Erstes einleiten?
Welche Anschlusslösungen kann PayFit empfehlen?
Wie können Sie Kontakt zum PayFit-Team aufnehmen?
Wie können Sie Ihren Vertrag vorzeitig kündigen?
Was passiert mit offenen Support-Anfragen?
Zu welchem Stichtag findet die letzte Lohnabrechnung mit PayFit statt?
Was passiert nach der letzten Lohnabrechnung mit PayFit?
Welche Dokumente stellen wir Ihnen mit dem letzten PayFit-Lohnlauf zur Verfügung?
Welche Dokumente stellen wir Ihnen zu einem späteren Zeitpunkt zur Verfügung?
Welche Dokumente müssen Sie selbst erstellen und herunterladen?
Besonderheit bei Schätzabrechnern
Welche weiteren Dokumente/Auswertungen werden benötigt?
Was passiert mit den Daten Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter:innen?
Wie können Sie die Löschung Ihrer Unternehmensdaten anfordern?
Gibt es Daten, die PayFit nicht löschen wird?
Welche Informationen sollten Sie an Ihre Mitarbeiter:innen weitergeben?
Was passiert mit ehemaligen Mitarbeiter:innen?

Find the English version here.

Auf dieser Seite haben wir alle wichtigen Fragen und Antworten für Sie als Arbeitgeber zusammengestellt. Am Ende der Seite finden Sie außerdem ein Dokument, welches Sie Ihren Mitarbeiter:innen zur Verfügung stellen können.

Es handelt sich um eine rein unternehmerische Entscheidung.

1️⃣ Wir empfehlen Ihnen für einen nahtlosen Übergang, schon jetzt mit der Suche nach einer Anschlusslösung für Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung zu beginnen. Das kann eine andere Lohnabrechnungssoftware, ein/e Steuerberater:in oder ein externes Lohnbüro sein. Wenn Sie über PayFit auch Ihre Zeiterfassung, Urlaubsplanung und Auslagen gesteuert haben, sollten Sie sich auch hier mit einer Alternativlösung auseinandersetzen.

2️⃣ Informieren Sie Ihre Mitarbeiter:innen zeitnah über den Wechsel in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Jede/r Mitarbeiter:in sollte alle persönlichen Dokumente wie Lohnabrechnungen und Lohnsteuerbescheinigungen zeitnah herunterladen und sichern, da der Zugriff zu den genannten Dokumenten 60 Tage nach Vertragsende erlischt. Ein entsprechendes Dokument mit allen wichtigen Informationen für Ihr Team haben wir für Sie vorbereitet: FAQ für Mitarbeiter:innen.

Um Ihnen den Übergang zu einer neuen Lösung für Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erleichtern, haben wir Ihnen in diesem Artikel eine Übersicht an potentiellen Alternativen bereitgestellt.

Alle genannten Anbieter sind auf eine Kontaktaufnahme Ihrerseits vorbereitet und freuen sich auf eine Nachricht von Ihnen.

Wenn Sie Fragen zur Kündigung und dem weiteren Vorgehen haben oder das Vertragsverhältnis früher beenden wollen, können Sie uns wie gewohnt über unser Helpcenter kontaktieren. Wir haben für diesen Anlass eine neue Kategorie "Geschäftsaufgabe PayFit Deutschland" erstellt, über die Sie Ihre Anfrage stellen können.

Es ist natürlich jederzeit möglich, Ihren Vertrag auch schon zu einem früheren Zeitpunkt als den 30. April 2023 zu kündigen. Bitte öffnen Sie ein Ticket in unserem Helpcenter. Wir haben dafür eine gesonderte Kategorie "Geschäftsaufgabe PayFit Deutschland" → "Ich möchte den Anbieter zu einem früheren Zeitpunkt wechseln" bereitgestellt.

Unser Kundenservice-Team wird bereits offene Support-Vorgänge und auch neue Support-Tickets weiterhin wie gewohnt bearbeiten. Wir bitten um Verständnis, wenn wir aufgrund des erhöhten Aufkommens erst mit Verzögerung antworten.

Sofern Sie bis zum 30. April 2023 bei uns Kunde sind, ist der PayFit-Stichtag für die automatische Lohnabrechnung am 19. April 2023. Ihre letzte Lohnabrechnung erfolgt zu Ihrem üblichen Stichtag für den Abrechnungsmonat April 2023. Für Schätzabrechner bedeutet dies, dass Ihre April-Abrechnung Ihrem Lohnabrechnungszyklus entsprechend auch noch im Mai 2023 stattfinden kann.

Die folgenden Meldungen werden von PayFit an die entsprechenden Institutionen übermittelt:

Für das Finanzamt muss die Ummeldung von Ihrem nächsten Lohnabrechnungsdienstleister übernommen werden (ELSTAM-Ummeldung).

Sollten Sie Ihren Vertrag nicht vorher kündigen, erfolgt Ihr letzter PayFit-Lohnlauf mit der April-Lohnabrechnung. Folgende Dokumente stehen im Dokumentebereich zur Verfügung:

Diese Dokumente stehen im Dokumentenbereich für Sie bereit. Eine Anleitung, wie Sie gesammelt Ordner herunterladen können, finden Sie im Artikel: "Dokumente herunterladen".

Folgende Dokumente stellen wir zu einem späteren Zeitpunkt, zeitnah zu der letzten Abrechnung, im Dokumentenbereich zur Verfügung:

Diese Dokumente finden Sie zeitnah zum Download in Ihrer PayFit-Dokumentenablage, wir werden Sie per E-Mail darauf hinweisen.

Für Kunden mit quartalsweiser und jährlicher Lohnsteueranmeldung:

PayFit wird die Schätzungen wie gewohnt mit dem Lohnlauf verschicken. Etwaige Restbeträge zwischen dem letzten Lohnlauf und der von PayFit verschickten Schätzung können Sie nach der letzten Abrechnung einsehen. Eine Übersicht über Rest- und Differenzbeträge über einen Schätzbeitragsnachweis finden Sie in der folgenden Anleitung.

Bitte informieren Sie Ihren Folgeabrechner, sodass die Rest- und Differenzbeträge in die nächste Schätzung eingepflegt werden.

Sie können selbst entscheiden, welche weiteren Daten Sie aus PayFit benötigen, wie zum Beispiel Urlaubsübersicht, Krankenstand, Arbeitgeberkosten etc.

Diese Auswertungen können Sie wie gewohnt unter "Informationen und Auswertungen" erstellen und herunterladen.

Daten und Informationen, die Sie uns zur Verfügung gestellt oder die wir in Ihrem Auftrag generiert haben, stehen Ihnen bis zu 60 Kalendertage nach Beendigung des Vertragsverhältnisses in unseren Systemen zur Verfügung. Sind wir gesetzlich zur Aufbewahrung von Daten verpflichtet oder berechtigt, speichern wir diese entsprechend länger auf unseren Systemen. Um welche Daten es sich dabei handeln kann, erfahren Sie weiter unten auf dieser Seite unter "Gibt es Daten, die PayFit nicht löschen wird?".

Beachten Sie bitte, dass wir die Löschung Ihrer Mitarbeitenden- und Unternehmensdaten unabhängig von einer Anfrage bis spätestens zum 30. Juni 2023 vornehmen werden. Wenn Sie Ihre Daten zu einem früheren Zeitpunkt löschen möchten, können Sie dies bei uns anfragen.

Hierfür öffnen Sie bitte ein Ticket in unserem Helpcenter. Wir haben dafür eine gesonderte Kategorie "Geschäftsaufgabe PayFit Deutschland" → "Ich möchte meine Daten löschen lassen" bereitgestellt.

Wir löschen Daten nicht, soweit wir gesetzlich zur Aufbewahrung von Daten verpflichtet oder berechtigt sind. Wir unterliegen zum Beispiel Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich aus der Abgabenordnung („AO“) und dem Handelsgesetzbuch („HGB“) ergeben. Außerdem behalten wir Daten in gesetzlich erlaubten Ausnahmefällen, wenn wir sie für die Rechtsverfolgung oder Rechtsverteidigung benötigen. Die Daten werden dann zunächst gesperrt. Wir werden die Daten erst nach Ablauf der relevanten gesetzlichen Verjährungsfristen endgültig löschen.

Nach diesen Grundsätzen kann es sein, dass wir z.B. folgende Daten/Informationen aufbewahren:

Wir haben ein Dokument zur Weitergabe an Ihre Mitarbeiter:innen bereitgestellt: FAQ für Mitarbeiter:innen. Grundsätzlich empfehlen wir Ihnen, alle Mitarbeiter:innen darüber zu informieren, die Daten aus ihrem PayFit-Account zu sichern.

Für Ihre ehemaligen Mitarbeiter:innen können Sie das FAQ für Mitarbeiter:innen ebenfalls nutzen. Grundsätzlich empfehlen wir Ihnen, auch alle ehemaligen Mitarbeiter:innen darüber zu informieren, die Daten aus ihrem PayFit-Account zu sichern.