En este webinar te explicamos, paso a paso, cómo cerrar tus nóminas correctamente cada mes y cómo gestionar regularizaciones para que tu contabilidad esté siempre al día y sin errores.
💡 Webinar grabado
Aquí puedes ver la grabación completa del webinar:
A continuación te resumimos los puntos principales presentados durante la sesión:
1. Proceso mensual de cierre de nóminas
El cierre de nóminas sigue siempre este orden. Te recomendamos seguirlo tal cual para evitar descuadres:
1. Fecha de pago de nóminas
Antes de pagar, descarga siempre desde PayFit:
Resumen de nóminas (Informes > Informes y gráficos)
Resumen contable (Informes > Contabilidad)
Recibos salariales
Estos documentos son la base para tu contabilidad y tus validaciones internas.
2. Correcciones de nómina
¿Has detectado un error después de generar el fichero SEPA? Puedes corregirlo usando la opción Reabrir nóminas desde el Dashboard, disponible hasta el día 5 del mes siguiente.
3. Seguros Sociales (a mes vencido)
Se presentan del día 1 al 15 del mes siguiente. Esta acción también puede generar cambios en las nóminas.
4. Modificaciones de nóminas ya pagadas
Tanto las correcciones como la presentación de seguros sociales pueden implicar nóminas ya abonadas que deben ajustarse → Esto genera regularizaciones.
2. ¿Qué es una regularización y por qué ocurre?
Una regularización es un ajuste automático que corrige una nómina ya cerrada. Puede originarse por:
Cliente: Cambios hechos por ti durante la reapertura/corrección.
PayFit: Ajustes para conciliar con Seguridad Social.
PayFit: Actualización automática de Incapacidades Temporales (ITs).
Puedes revisarlas en:
👉 Resumen del mes > Nóminas con regularizaciones
3. Actualiza siempre el resumen contable
Si hay regularizaciones, es imprescindible que vuelvas a descargar el resumen contable actualizado. Así evitas diferencias entre lo que pagaste y lo que realmente debe estar registrado en contabilidad.
4. Asientos contables en PayFit
Puedes descargar tu informe contable en Informes > Contabilidad. Verás esta estructura predeterminada:
DEBE
642 – SS empresa
640 – Sueldos y salarios (brutos)
641 – Indemnizaciones
HABER
476 – Seguridad Social empresa + empleado
4751 – IRPF empleados
4759 – Embargos
460 – Anticipos
465 – Neto pendiente de pago a empleados
ℹ️ Importante: el plan contable de PayFit usa cuentas estándar que no pueden modificarse. Es normal que alguna cuenta no coincida exactamente con vuestro sistema contable.
Si necesitas más detalle o ajustar cuentas a tu modelo contable:
👉 Ve a Informes > Informes y gráficos y genera tu resumen contable personalizado para sumar/restar columnas según vuestra contabilidad.
5. Buenas prácticas para evitar errores
El día de pago: descarga siempre el resumen de nóminas, resumen contable y recibos salariales.
A partir del día 10 del mes siguiente, vuelve a descargar el informe contable final para asegurarte de que tu contabilidad está completamente actualizada.
FAQs - Preguntas frecuentes
¿Por qué cambia mi contabilidad en PayFit después del cierre?
Porque la información puede actualizarse después del pago de nóminas, por ejemplo, durante la presentación de los seguros sociales.
Ten en cuenta que los seguros sociales se presentan el mes siguiente, y si hay algún cambio en ese momento (como una IT), PayFit actualiza automáticamente la nómina ya pagada y regulariza la diferencia de neto en la nómina del mes en curso.
¿Cuándo debo contabilizar la nómina?
Lo ideal es contabilizarla el mismo día del pago, con la información exacta del momento.
Y para asegurarte de que no ha habido cambios posteriores, te recomendamos volver a descargar el resumen contable a partir del día 10 del mes siguiente.
Si modificamos una nómina después del cierre, ¿hay que volver a descargar el fichero contable?
Sí, siempre. Si ha habido cualquier modificación, la contabilidad anterior ya no es válida y debes volver a contabilizar la nómina con el fichero actualizado.
¿Cuándo se recomienda hacer el segundo pase contable?
Entre el día 10 y 15 del mes siguiente. En ese momento, lo más probable es que ya no haya más cambios pendientes.
Un empleado cobró 1.500 €, pero la nómina muestra 1.350 € netos. ¿Por qué?
Porque su nómina ha sido modificada después del pago.
La diferencia se regularizará automáticamente en la nómina del mes siguiente, y PayFit solo mostrará la última versión real de la nómina.
Por eso recomendamos guardar siempre los recibos salariales justo en el momento del pago.
¿Puede PayFit descontar automáticamente un importe que un empleado debe devolver?
Sí, siempre que el empleado siga activo en nómina.
Si ya no está activo, te avisaremos para que puedas gestionarlo manualmente.
¿Por qué a veces no puedo reabrir una nómina?
Porque la opción solo está disponible hasta el día 5 del mes siguiente.
Si estás fuera de ese plazo, contacta con nuestro equipo de soporte.
¿Dónde puedo ver si hay regularizaciones pendientes que afectan a contabilidad?
Ve a Resumen del mes > Nóminas con regularizaciones.
Si aparece alguna, debes descargar de nuevo el fichero contable actualizado.
La descripción de una regularización no me queda clara. ¿Qué hago?
Envíanos un ticket indicando qué regularización es, y te explicaremos exactamente el origen y motivo del ajuste.
No me cuadra la cuenta contable 465. ¿Es un error?
Primero revisa si DEBE – HABER = 0. Si es así, la contabilidad está cuadrada.
Ten en cuenta que PayFit utiliza un plan contable estándar que no se puede modificar, y es normal que algunas cuentas no coincidan exactamente con vuestra estructura.
Nuestra recomendación: genera tu resumen contable personalizado desde Informes y gráficos para adaptarlo fácilmente a vuestro sistema.
¿Cómo contabiliza PayFit las regularizaciones de nómina?
Las regularizaciones no se muestran en el resumen contable.
Por ejemplo: si una nómina tiene un neto total de 3.021,56 € e incluye una regularización de 129,62 €, en la cuenta 465 (remuneraciones pendientes de pago) verás 2.891,94 €, que es el neto original sin la regularización.
La diferencia, los 129,62 €, es justo la regularización aplicada.
Esto puede generar confusión, por lo que te recomendamos añadir en tu informe contable la etiqueta “Nómina: Complemento de regularización a neto”. Así podrás ver claramente el neto real que vas a pagar (el que se reflejará en el fichero SEPA) y mantener alineada tu contabilidad.
¿Debemos descargar siempre un nuevo fichero contable a partir del día 10, aunque no hayamos hecho cambios?
Sí, es una buena práctica. Así te aseguras de que estás trabajando siempre con la información 100% actualizada.