Regalar una cesta de Navidad es una tradición muy arraigada y un gesto positivo para el clima laboral. Sin embargo, para Recursos Humanos y Finanzas, no se trata solo de un detalle: es una retribución en especie con implicaciones fiscales y laborales que no podemos pasar por alto.
En este artículo analizamos cómo afecta la cesta de Navidad al Impuesto sobre Sociedades, al IVA, al IRPF y cómo gestionarlo correctamente en la nómina.
💡 Importante: La tradición no garantiza el cumplimiento. Que tu empresa lleve años entregando cestas no implica necesariamente que lo esté haciendo bien a nivel laboral y fiscal. Conocer las reglas del juego es vital para que ese "detalle" navideño no se convierta en un problema con la Administración.
Antes de empezar: ¿Regalo o derecho adquirido?
La recurrencia tiene consecuencias. Si tu empresa entrega cestas de Navidad año tras año, esta práctica puede consolidarse como una "condición más beneficiosa".
Esto significa que se convierte en un derecho adquirido para la plantilla. Si la empresa decidiera eliminar la cesta unilateralmente, podría enfrentarse a problemas legales. Antes de su supresión sería necesario iniciar un procedimiento de modificación sustancial de condiciones de trabajo y acordarlo con los representantes o comité de empresa.
Fiscalidad para la empresa: Impuesto sobre Sociedades e IVA
Desde el punto de vista fiscal, hay dos reglas de oro que generan confusión:
Impuesto sobre Sociedades (IS): ¿Es deducible?
Sí, pero con matices. La cesta se considera deducible si existe habitualidad, es decir, si se puede demostrar que es una costumbre arraigada (por ejemplo, con facturas de años anteriores).
Empresas de nueva creación: Si es vuestro primer año, Hacienda podría cuestionar la deducibilidad al no existir un historial. Normalmente, la seguridad jurídica se obtiene a partir del segundo año. Es recomendable conservar la factura del primer año como histórico.
IVA: ¿Es deducible?
No. Según el artículo 96 de la Ley del IVA, las cuotas soportadas por "atenciones a empleados" no son deducibles. Por tanto, la empresa asume el coste del producto más el 100% del IVA.
Impacto en la nómina y Seguridad Social
Para el trabajador, la cesta no es un regalo exento, sino una retribución en especie, lo que implica tres obligaciones:
1. Valoración (ojo con el IVA)
Aunque la empresa no pueda deducirse el IVA, para valorar la retribución en especie hay que sumar el coste total (precio de la cesta + IVA).
Esto refleja el coste real de la empresa y el valor de mercado que recibe el empleado.
2. Cotización a la Seguridad Social
El valor total de la cesta se suma al salario bruto del mes (normalmente diciembre) y cotiza a la Seguridad Social, lo que evita descuadres en los costes de final de año.
3. Ingreso a cuenta del IRPF
Al ser retribución en especie, tributa en la nómina con su retención correspondiente. Existen dos opciones:
Repercutirlo al empleado: Se descuenta en la nómina (cobra un poco menos).
Asumirlo la empresa: La empresa paga el IRPF, aumentando la base de tributación y cotización, además del coste total de la cesta.
Repercusión en despidos e indemnizaciones
Como la cesta forma parte de la retribución anual del trabajador, su valor debe considerarse para calcular indemnizaciones por despido o finiquitos. Ignorarla podría generar errores en dichos cálculos.
¿Cómo registrar la cesta de Navidad en PayFit?
Para que la cesta cotice y tribute correctamente: Sigue la ruta Otras retribuciones > Retribución en especie y añade un nuevo concepto:
Tipo: Otro
Nombre visible en nómina: Personalizable
Tipo de retribución: Beneficio en especie
Importe: Precio del producto + IVA
Opcional: Activar si la empresa asume el IRPF
El concepto aparecerá reflejado en la nómina:
💡 Tip: Si se aplica a toda la plantilla, sigue la ruta Retribuciones > Retribución en especie, haz clic en "Importar retribuciones en especie" y rellena la plantilla para realizar la acción de forma masiva.
Checklist para no cometer errores
Si vas a gestionar las cestas de Navidad este mes, asegúrate de marcar todas estas casillas:
✔️ Valoración: He calculado el importe sumando Precio Base + IVA.
✔️ Concepto en nómina: Añado el concepto a los empleados y aparece reflejado claramente (ej. "Cesta de Navidad").
✔️ IRPF: He decidido si repercutir el ingreso a cuenta al trabajador o asumirlo como coste de empresa.
✔️ Deducibilidad: Soy consciente de que no puedo deducir el IVA, y solo deduciré el gasto en el Impuesto de Sociedades si puedo demostrar habitualidad.
Preguntas Frecuentes
¿La cesta de Navidad es salario?
Sí, es una retribución en especie.
¿Tengo que incluirla en la nómina?
Sí, reflejando su valor en el mes de entrega (normalmente diciembre).
¿Qué valor poner en la nómina?
Precio de compra + IVA. Si la empresa asume el IRPF, se suma también ese importe.
¿Cotiza a la Seguridad Social?
Sí, se suma al salario bruto y forma parte de la base de cotización.
¿Cómo afecta al IRPF del trabajador?
Se calcula el ingreso a cuenta sobre su valor. Puede descontarse al trabajador o asumirlo la empresa.
¿Puedo deducir la cesta en el IS?
Sí, si hay habitualidad y se puede acreditar con facturas de ejercicios anteriores.
¿Puedo deducir el IVA?
No, el IVA soportado no es deducible, al ser atenciones a empleados.
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