Esta guía tiene como finalidad explicar, de forma clara y sin tecnicismos, qué es el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) y cómo se determina ese porcentaje que ves en tu nómina cada mes.
A lo largo de estas páginas detallaremos el papel fundamental del Modelo 145, por qué tu retención puede variar durante el año y, sobre todo, los riesgos que asumes si no comunicas correctamente tus cambios personales.
🕒 Si solo tienes 1 minuto...
Antes de entrar en detalle, quédate con estas 5 claves para entender cómo funciona tu nómina:
Tu retención es un "adelanto": El dinero que te retienen cada mes es un pago a cuenta a Hacienda. No es el impuesto definitivo (este se ajusta al hacer la Renta al año siguiente).
Es matemáticas, no azar: El porcentaje sale de una fórmula estricta que cruza cuánto ganas con cuántas personas dependen de ti.
La empresa no es adivina: Si te casas, tienes un hijo o una discapacidad y no lo comunicas (Modelo 145), la empresa no puede aplicar la rebaja fiscal que te corresponde.
El porcentaje está "vivo": No es fijo. Si a mitad de año te suben el sueldo, percibes variable no contemplado o cambia tu vida, el porcentaje se recalcula (regularización) para que al final de año hayas pagado lo que corresponde.
Cuidado con los simuladores: Puedes usar la web de Hacienda para comprobar tu IRPF, pero el resultado solo coincidirá con tu nómina si introduces exactamente los mismos datos que tiene tu empresa y tienes en cuenta el mes del cálculo.
✅ Tus 3 grandes responsabilidades
Para evitar sustos en la Renta, tu papel es activo y obligatorio:
Rellenar bien el Modelo 145 al iniciar tu contrato.
Solicitar actualizarlo inmediatamente si tu situación personal cambia (boda, hijos, divorcio...).
Comprender la regularización: Asumir que si hay cambios salariales durante el año, tu retención variará para cuadrar el ejercicio fiscal.
Qué es el IRPF y cómo te afecta en la nómina
El IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) grava el dinero que ganas en España durante el año: tu sueldo, intereses bancarios, alquileres o ventas de inmuebles, entre otros. La Administración usa tus ingresos y circunstancias personales (hijos, estado civil, discapacidad…) para calcular cuánto debes aportar a servicios públicos como sanidad, educación o carreteras.
Es un impuesto progresivo: a más ingresos, mayor porcentaje. Deducciones o circunstancias especiales, como alquiler de vivienda habitual o familiares con discapacidad, pueden reducir lo que pagas en la declaración anual, normalmente en primavera.
Todo lo que ganes cuenta, ya sea por nómina o ingresos extra, y debes informarlo a Hacienda. Si eres residente, tributas también por ingresos fuera de España. Algunas deducciones o normas pueden variar según la comunidad autónoma, pero el objetivo sigue siendo el mismo: que cada ciudadano contribuya según su capacidad.
IRPF en nómina como pago a cuenta
El IRPF que ves en tu nómina, no es un recorte de tu sueldo, es un adelanto de lo que, en teoría, te tocaría pagar en la declaración de la renta. Funciona como un pago a cuenta: Hacienda prefiere que vayas abonando tus impuestos poco a poco cada mes, en lugar de exigir todo el importe de golpe al hacer la Declaración de la Renta. La empresa simplemente actúa de intermediaria: retiene esa parte y la ingresa en Hacienda a tu nombre para que, al cerrar el año, la factura ya esté prácticamente pagada.
Diferencia entre retención en nómina del IRPF y declaración anual de la renta
La retención de IRPF en nómina es un pago a cuenta que la empresa descuenta mensualmente al trabajador anticipando parte del impuesto anual que tendrás que pagar, mientras que el resultado final de la declaración de la renta es el cálculo definitivo de la deuda tributaria anual del contribuyente con la Administración, teniendo en cuenta: inversiones, capital inmobiliario, deducciones o exoneraciones así como tu situación personal o incluso dónde vives hacen cambiar el resultado. Por tanto, puede existir una diferencia entre ambas cantidades: si se ha retenido de más, se devuelve; si se ha retenido de menos, hay que abonar la diferencia.
¿Por qué a veces sale la Renta "a pagar" si ya te han retenido cada mes?
Porque la empresa y Hacienda miran fotos distintas:
Lo que ve la empresa (foto parcial): Para calcular tu retención mensual, la empresa solo tiene en cuenta lo que ella sabe de ti: tu salario bruto anual y tu situación familiar básica (hijos, estado civil, discapacidad) que has comunicado previamente en el modelo 145. Con esos datos, aplica la tabla oficial de Hacienda y estima cuánto debe retenerte. La empresa no es adivina y no puede tener en cuenta la foto completa de cuando tu presentas la declaración anual con el resto de casillas de la declaración, ya que no tiene porqué tener esa información.
Lo que ve Hacienda en la Renta (foto completa): Cuando presentas la declaración anual (modelo 100), Hacienda suma TODO:
Tu sueldo (lo que la empresa sabía).
Tus ingresos extra (un piso alquilado, acciones, intereses bancarios, un segundo trabajo,etc).
Tus deducciones personales (alquiler de vivienda habitual, donaciones, planes de pensiones, etc).
La Declaración de la Renta es simplemente el momento de comprobar si los "adelantos" que te retuvo la empresa fueron correctos con la foto completa en la mano:
¿Te sale a devolver? Significa que la empresa te retuvo (adelantó) más dinero del que te correspondía pagar al ver tu situación personal real de todo el año fiscal. Hacienda te devolverá el exceso.
¿Te sale a pagar? Significa que tus retenciones fueron menores a lo que te corresponde por tus ingresos totales reales. Toca abonar la diferencia.
La empresa calcula tu retención con la mejor intención y basándose en la normativa, pero solo con los datos que tiene. Si tienes ingresos externos o deducciones que la empresa desconoce, el ajuste final se hará en con la Declaración de la Renta.
El modelo 145: qué es, cuándo se rellena y por qué es importante
El modelo 145 es el formulario mediante el cual los trabajadores comunican a su empleador sus datos personales, familiares y circunstancias relevantes que afectan al cálculo del tipo de retención de IRPF en nómina. Incluye, entre otros, el estado civil, la existencia de descendientes o ascendientes a cargo, la discapacidad, la movilidad geográfica o la residencia en determinados territorios.
El 145 es, básicamente, la manera oficial de contarle a la empresa “tu situación personal” que afecta a la retención de IRPF a efectos de impuestos: si tienes pareja, hijos, padres a cargo, si tienes discapacidad, etc. Si no lo rellenas o no actualizas los datos, el cálculo del IRPF se hace “a ciegas” y por lo tanto, puede haber errores de cálculos en la retención de IRPF y puede venir la sorpresa en la declaración de la renta.
¿Cuándo hay que presentar o actualizar el modelo 145?
El modelo 145 te lo debe facilitar la empresa al inicio de la relación laboral y siempre que se produzcan cambios en las circunstancias personales o familiares del trabajador.
Piensa que hay que actualizar el modelo 145 cada vez que pasa algo importante en tu vida que pueda cambiar tus necesidades económicas: te casas, te separas, nace un hijo, un hijo deja de depender de ti, un padre pasa a vivir contigo, te reconocen una discapacidad, etc. Cada uno de esos cambios puede hacer que tu IRPF suba o baje.
Es fundamental cumplimentar correctamente y firmar el Modelo 145 al inicio de la relación laboral, ya que este documento certifica que la información utilizada para calcular tu retención inicial es veraz. Sin embargo, dado que nuestras circunstancias personales evolucionan, es obligación exclusiva del empleado comunicar cualquier cambio a la empresa. Si tu situación varía, deberás solicitar un nuevo modelo, actualizar los datos y firmarlo de nuevo. Ten presente que eres el primer interesado en mantener esta información al día, ya que es el único mecanismo para asegurar que tu IRPF se calcula correctamente según tu realidad actual y evitar así retenciones indebidas.
¿Qué pasa si no presentas el modelo 145
Si no rellenas el modelo 145 o no avisas cuando algo cambia, el sistema hará lo que pueda con lo que sabe. Eso puede traducirse en que durante el año te retengan menos de lo que toca… y luego llegue el “susto” en la renta, o al revés, que te retengan demasiado y estés adelantando dinero sin necesidad.
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y, si necesitas más ayuda, contacta con tus administradores.