🚀 ¿Llega final de mes? ¡Sigue nuestras pautas y verás como tendrás un final de mes perfecto!
Añade las variables necesarias para el cierre de nóminas
El primer paso para preparar tus nóminas es recopilar los datos de todos los complementos que se deben añadir en el mes. Esto incluye bonus, comisiones, incentivos, dietas, kilometraje, etc.
Si tienes dudas acerca de cómo introducirlos, haz clic aquí para tener más información.
Registra las Incapacidades Temporales
Las incapacidades temporales y las ausencias no retribuidas impactan directamente en el cálculo de las nóminas. Es por eso por lo que antes de realizar el pago de estas debes asegurarte de que están introducidas en PayFit.
Si un empleado no tiene confirmada la fecha de alta médica antes de que cierres las nóminas, cambia la fecha estimada al día 2 del mes siguiente, esto evitará que te salte una acción requerida.
Calcula el IRPF de forma automática
Aquí encontrarás un artículo para aprender a calcular el IRPF de forma automática en PayFit. Recuerda hacer esta acción cada mes para que el IRPF sea siempre preciso en las nóminas de tus empleados. Sólo debes acceder, desde el menú de la izquierda, al módulo de Cierre de nóminas > IRPF y clicar en "Recalcular IRPF de los trabajadores" y se actualizarán todas las retenciones a la vez.
Revisa y valida previamente las nóminas
Este paso es opcional. Sin embargo, PayFit te ofrece la posibilidad de revisar y validar las nóminas para que puedas controlar de forma sencilla si ya has comprobado los pagos de ese mes.
Tienes disponible esta opción en todo momento en el módulo de Cierre de nóminas > Validación de Nóminas. Tendrás a simple vista un listado de tus empleados y verás la nómina al completo. Para quedarte tranquilo/a de que la nómina está correcta puedes marcarla como "Nómina validada" en la parte de la derecha. La que valides, quedará en verde como validada.
ℹ️ Te recomendamos que este sea el último paso ya que se anularán las validaciones marcadas cada vez que se recalculen las nóminas (por ejemplo, si calculas de nuevo el IRPF).
Activar el fichero SEPA
Desde el menú de administrador, tendrás que seguir la ruta Configuración > Cierre de nóminas > Fichero SEPA.
Una vez activado, deberás indicar:
El cierre automático de las nóminas y la fecha.
Las cuentas bancarias secundarias, si las hay.
El modo de la transferencia (manual o automático).
El nombre de la empresa y el ID Fiscal del fichero SEPA.
La configuración del aviso mediante un email a los empleados respecto a sus nóminas.
¿Cómo se activa el cierre de nóminas automático?
Tendrás que acceder a través de la ruta de Configuración > cierre de nóminas y en el apartado de "Cierre automático de nóminas" le daremos clic a "Activar:
Establece qué día quieres que se cierre el mes y se genere el fichero SEPA con los netos de las nóminas.
💡 Puedes hacerlo desde el día 25 del mes en curso hasta el día 5 del mes siguiente (si deseas cerrar nómina antes del 25, coméntaselo a tu asesor). La noche del día que elijas, PayFit cerrará automáticamente las nóminas de ese mes.
🚀 El fichero SEPA lo tendrás disponible a la mañana siguiente al cierre en la carpeta Documentos empresa > Fichero SEPA. Solo tienes que cargarlo en tu banco y las transferencias se harán de forma automática.
¿Puedo ejecutar el cierre de nóminas de forma manual?
¡Ahora puedes cerrar las nóminas del mes, de manera manual, al instante, en solo un par de clics!
No será necesario programar el cierre de nóminas automático, podrás generar el SEPA manualmente en la fecha que lo desees.
ℹ️ Ten en cuenta que esta opción estará visible a partir del día 22 de cada mes. En este sentido, el botón permanecerá bloqueado hasta dicha fecha.
Desde la plataforma de administrador, haciendo clic en Cierre de nóminas > Pago de nóminas del menú de la izquierda, podrás cerrar el mes y ejecutar el fichero SEPA con los netos de las nóminas de mes en curso haciendo click sobre el botón "Cerrar nóminas".
Una vez confirmado el cierre manual de las nóminas:
Se generará el SEPA de pago.
Las nóminas estarán visibles en el espacio empleado de cada trabajador.
No se podrán realizar modificaciones de las nóminas del mes ya cerrado.
¿Cómo puedo añadir la cuenta bancaria de pago del SEPA mensual?
Dirígete, desde el módulo de empresa, en el margen izquierdo de la plataforma, a la pestaña de Empresa y haz click en "Datos de la empresa".
Al final de la página, en "Datos bancarios", haz click en "Modificar", e incluye el número de cuenta desde el que se efectuará el pago de las nóminas.
💡 Recuerda la necesidad de añadir el número de cuenta para poder activar el cierre de nóminas automático.
¿Qué hago si tengo acciones requeridas?
Si tienes acciones requeridas en la plataforma no se cerrarán las nóminas y, por lo tanto, no tendrás el fichero SEPA el día indicado.
Para que esto no ocurra revisa que no haya ninguna acción requerida antes del cierre de mes y, si fuera así, haz clic sobre ellas para poder resolverlas.
🚀 Si tienes más dudas acerca de las acciones requeridas, puedes consultar este artículo.
¿Cómo puedo enviar las nóminas a los empleados?
Tú eliges qué día quieres que los empleados reciban automáticamente la notificación en su correo electrónico de que su nómina está disponible en su portal de empleado.
Para ello, simplemente tendrás que seguir la ruta Configuración > Cierre de nóminas. Ahí desde "Fecha de cierre" podrás elegir la fecha deseada.
Q&A Más relevantes
¿Cómo puedo excluir a una persona del fichero SEPA general?
Si tienes algún empleado al que no quieras pagar, junto al resto de los empleados que tienes en nómina, en PayFit podrás excluirlo del fichero SEPA general sin que esto afecte a los demás. Sigue estos pasos en la plataforma y lo tendrás hecho:
Desde el menú de administrador y siguiendo la ruta Cierre de nóminas > Pago de nóminas. Una vez ahí, en el listado de empleados, busca al empleado que quieres excluir en el listado y cambia el "Estado" a "Excluido":
¿Qué hago si una persona tiene una baja o alta médica después de cerrar las nóminas, pero todavía no ha finalizado el mes?
En estos casos no podrás informar la baja o el alta en la plataforma porque ya habrás pasado de mes.
🚀¡Ponte en contacto con su asesor o asesora laboral de PayFit!, Te ayudaremos a regularizar la nómina y actualizaremos el SEPA si aún no lo has subido a tu banco.
¿Cómo puedo pagar los gastos validados, pero no incluidos en las nóminas?
Si tienes configurados los gastos para que estos no se incluyan en las nóminas de los empleados, debes generar un fichero SEPA aparte. Para ello debes seguir estos pasos siempre antes del día de cierre de mes:
Cierre de nóminas > Otros pagos > Gastos de empresa > Generar fichero SEPA de gastos de empresa
¿Puedo pagar una nómina en dos cuentas bancarias diferentes?
Si un empleado te ha pedido cobrar la nómina dividida en dos cuentas bancarias diferentes, con PayFit lo puedes hacer. Lo primero que tienes que hacer es activar esta opción en PayFit siguiendo estos pasos:
Configuración > Configuración avanzada > Salario > Cuenta bancaria secundaria empleado > Habilitar las cuentas bancarias secundarias
Una vez activada esta opción, debes informar la cuenta bancaria secundaria en el perfil del empleado junto al importe que quieres pagarle en esta misma. Podrás hacer esto Empleados > Buscar el empleado > Resumen mensual > Ficha del empleado > En la pestaña datos del contacto informa la segunda cuenta bancaria y la cantidad a pagar.
¿Tienes alguna duda al respecto? Recuerda que puedes enviarnos un mensaje haciendo click en este icono 