🚀 El registro salarial es obligatorio para todas las empresas en España, sin importar su tamaño. Si es la primera vez que te enfrentas a este trámite, no te preocupes: esta guía te explica paso a paso qué es, por qué es importante y cómo puedes completarlo fácilmente desde PayFit. ¡Vamos allá!
¿Qué es el registro salarial?
El registro salarial es un informe anual y obligatorio que documenta de forma detallada cómo se distribuyen los salarios en tu empresa.
Su función principal es garantizar la transparencia salarial y asegurar que no existen diferencias injustificadas entre lo que cobran hombres y mujeres que desempeñan trabajos de igual valor.
En otras palabras:
Es como hacer una "fotografía económica" de tu plantilla donde se reflejan:
Quién cobra qué
Cómo se distribuyen los salarios según categorías profesionales
Si existe alguna brecha salarial entre géneros
💡 No se trata de exponer los salarios individuales de cada persona (eso está protegido), sino de analizar las medias y medianas salariales agrupadas por categorías, para identificar si hay desigualdades que corregir.
¿Por qué es tan importante?
Porque la igualdad salarial es un derecho fundamental y una obligación legal que no cumplirla puede acarrear sanciones económicas importantes.
La ley establece el registro salarial con tres objetivos claros:
Garantizar la igualdad salarial entre hombres y mujeres que ocupan puestos de trabajo equivalentes
Detectar y visibilizar brechas salariales que de otra forma pasarían desapercibidas
Impulsar medidas correctivas cuando se detecten diferencias injustificadas entre géneros
¿Quién está obligado a hacer este registro?
Todas las empresas españolas, sin importar su tamaño. Tanto si tienes 2 empleados como si tienes 2.000, debes elaborar este informe.
¿Qué información debe incluir el registro?
El registro debe calcular la media y la mediana de los salarios de tu plantilla, separando los datos por:
Salarios base
Complementos salariales (pluses, incentivos, comisiones...)
Percepciones extrasalariales (dietas, gastos de locomoción...)
Y toda esta información debe estar:
Desglosada por sexo (hombres/mujeres)
Organizada según la clasificación de tu empresa (grupos profesionales, categorías, puestos de trabajo)
¿Quién puede ver este registro?
No todo el mundo tiene acceso completo al registro:
Representantes legales de los trabajadores: Tienen acceso completo
Trabajadores de la empresa: Solo pueden ver los porcentajes de diferencia (brechas), pero NO los datos salariales concretos de sus compañeros
Organismos oficiales: Como la Inspección de Trabajo, que puede solicitarlo en cualquier momento
¿Cuándo hay que hacerlo?
El registro se elabora una vez al año, con los datos del año natural anterior (de enero a diciembre)
No hay plazo legal fijo, pero el Ministerio estima que se necesitan unos 60 días para prepararlo
Por tanto, lo habitual es tenerlo listo antes de abril del año siguiente
💡 Ejemplo: En abril de 2026 debes tener listo el registro salarial del año 2025. Importante: Si durante el año haces algún cambio salarial con efecto retroactivo, tendrás que actualizar el registro.
¿Qué pasa si no lo hago o si hay brechas importantes?
Sanciones por no presentarlo:
Es considerado falta muy grave y puede suponer una multa de entre 6.251€ y 178.500€.
¿Cuándo se considera que hay una brecha problemática?
Cuando el promedio de las retribuciones de un sexo supera al otro en un 25% o más. Si esto ocurre, además de la posible sanción, tendrás que implementar medidas correctivas.
¿Cómo obtener el registro retributivo desde PayFit?
Este es el paso más importante y el que puede generar más dudas. Te lo explicamos paso a paso:
PASO 1: Agrupa las categorías profesionales
¿Qué son los GRUPOS y las ESCALAS?
Para elaborar el registro, no se comparan los salarios persona por persona. Primero hay que agrupar a los empleados en "bloques" según dos criterios diferentes:
🔹 GRUPO (clasificación profesional del convenio)
Es la agrupación según lo que dice tu convenio colectivo
Personas con clasificaciones profesionales equivalentes van al mismo grupo
Se numeran como: GRUPO 01, GRUPO 02, GRUPO 03... (hasta 30)
Es recomendable ordenarlos de mayor a menor responsabilidad/jerarquía
Ejemplo:
Licenciados → GRUPO 01
Jefes → GRUPO 02
Técnicos → GRUPO 03
🔹 ESCALA (valoración interna del puesto)
ℹ️ ¿Cuándo debo rellenar este campo?
Si tu empresa tiene más de 50 empleados, está obligada a elaborar un Plan de Igualdad, que incluye una auditoría retributiva con agrupación por escalas. En este caso, debes cumplimentar la ESCALA según la clasificación establecida en dicha auditoría.
Si tu empresa tiene menos de 50 empleados, no tienes obligación de realizar el Plan de Igualdad. En este caso, no es necesario indicar la ESCALA, solo el GRUPO será suficiente.
La ESCALA es la agrupación según el valor real que tiene ese puesto en tu empresa, independientemente de lo que indique el convenio colectivo.
Se tienen en cuenta: responsabilidades, autonomía, complejidad, toma de decisiones, etc.
Se numeran como: ESCALA 01, ESCALA 02, ESCALA 03... (hasta 30)
Ejemplo:
Directores → ESCALA 01
Mandos intermedios → ESCALA 02
Empleados seniors → ESCALA 03
Empleados juniors → ESCALA 04
💡 Ejemplo práctico completo:
Imagina una empresa con estas 4 categorías del convenio:
Licenciados → GRUPO 01 / ESCALA 01
Jefe/a Administrativo/a → GRUPO 02 / ESCALA 02
Oficial 1 Administrativo/a → GRUPO 03 / ESCALA 03
Auxiliar Administrativo/a → GRUPO 03 / ESCALA 04
Fíjate que el Oficial 1 y el Auxiliar están en el mismo GRUPO 03 (porque según el convenio tienen clasificaciones similares), pero en ESCALAS diferentes (porque internamente el puesto de Oficial tiene más valor que el de Auxiliar).
¿Cómo lo hago en PayFit?
Sigue la ruta Informes > Registro Salarial y haz clic en "Agrupar categorías".
Aparecerán todas las categorías profesionales que utilizaste el año anterior. Para cada una de ellas, deberás asignar:
Grupo: Obligatorio para todas las categorías
Escala: Opcional, solo si aplica a la categoría
Cuando quede completada cada asignación, haz clic en "Guardar cambios".
Una vez finalizado, el paso aparecerá marcado como "Completado".
🚀 Buena noticia: Este paso solo lo haces una vez. Si el año siguiente no incorporas nuevas categorías profesionales, este paso ya estará completado automáticamente.
PASO 2: Genera y descarga los informes en PayFit
Una vez agrupadas las categorías profesionales, desde Informes > Registro salarial, haz clic en "Generar informes". PayFit generará automáticamente 2 archivos Excel que se guardarán y podrás descargar desde Documentos > Carpeta Registro Salarial:
📄 Archivo 1: conceptos_retributivos_2025
Contiene la agrupación de todos los conceptos salariales y extrasalariales
Este archivo está listo para copiar y pegar directamente en la plantilla oficial
📄 Archivo 2: registro_salarial_2025
Contiene el detalle completo de cada empleado con toda la información necesaria
También está listo para copiar y pegar
PASO 3: Completar la plantilla oficial del Ministerio
Ahora viene la parte más sencilla: usar los archivos que PayFit te ha generado para rellenar la plantilla oficial.
3.1. Descarga la plantilla oficial
Entra en la web del Ministerio
Descarga la plantilla oficial en Excel
Si necesitas entender todas las pestañas, puedes consultar la guía oficial del Ministerio
3.2. Indica el periodo del informe
Abre la plantilla del Ministerio
Ve a la pestaña "Inicio"
Indica las fechas: del 1 de enero al 31 de diciembre del año que estás analizando
Ejemplo: 01-01-2025 y 31-12-2025
3.3. Pega los conceptos retributivos
Abre el archivo
conceptos_retributivos_2025que descargaste de PayFitSelecciona y copia todos los datos
Vuelve a la plantilla del Ministerio
Ve a la pestaña "CONC.RETR"
Pega los datos copiados
3.4. Pega la información del registro salarial
Abre el archivo
registro_salarial_2025que descargaste de PayFitImportante: Copia los datos a partir de la segunda fila (es decir, omite la cabecera)
Vuelve a la plantilla del Ministerio
Ve a la pestaña "DATOS"
Pega la información
💡 Consejo: Usa la opción "Pegado especial" > "Valores" para asegurarte de que las fórmulas de la plantilla funcionen correctamente.
3.5. Actualiza las tablas dinámicas
Ve a la pestaña "AGRUPACIONES"
Verás dos tablas con los grupos y escalas que configuraste
Para que se actualicen correctamente, pulsa Ctrl + Alt + F5 (o usa el botón "Actualizar todo" en la barra de herramientas)
3.6. Consulta los resultados
¡Ya está! A partir de la pestaña 7 en adelante, podrás ver:
Todas las medias y medianas calculadas automáticamente
El análisis de brechas salariales por grupos y escalas
Los porcentajes de diferencia entre géneros
Gráficos y tablas con toda la información
ℹ️ Asegúrate de disponer y conservar este documento. El Registro Retributivo es obligatorio por ley y la Inspección de Trabajo puede solicitarlo en cualquier momento. Su ausencia puede conllevar sanciones de hasta 6.250€. Además, los representantes de los trabajadores tienen derecho legal a acceder a él para verificar la igualdad salarial en la empresa.
Generar el registro salarial para años anteriores
Si necesitas generar el registro salarial de un año anterior, el proceso es el mismo. Solo tienes que, al iniciar el proceso, seleccionar el año deseado en el desplegable de “Selecciona el año del registro”. Después, sigue los pasos habituales para obtener el informe ¡y listo!
Resumen final: Lo que necesitas saber
✅ Todas las empresas deben hacer el registro retributivo anualmente
✅ Se hace con los datos del año anterior, y debe estar listo para abril
✅ Con PayFit es un proceso de 3 pasos simples:
Clasificar categorías en grupos y escalas (solo la primera vez)
Generar los 2 archivos automáticamente
Copiar y pegar en la plantilla oficial
✅ No cumplir puede costarte hasta 178.500€ de multa
✅ Si tienes dudas, puedes preguntarle a Copilot en PayFit o contactar con soporte
¿Tienes alguna duda al respecto? Pregunta a Copilot
y, si necesitas más ayuda, contacta con nosotros directamente desde ahí.