¿Qué es el control horario y para qué sirve?
El control horario es el registro de entradas, salidas y tiempos de descanso de los empleados. Su objetivo principal es cumplir con la normativa laboral, evitar desviaciones y disponer de datos fiables para la nómina y la gestión interna.
Además, aporta beneficios adicionales:
Mejora la organización y la productividad.
Fomenta un entorno justo y transparente.
Proporciona datos útiles para la toma de decisiones laborales.
¿Cómo se registra la jornada?
El registro puede hacerse de forma manual (por ejemplo, con plantillas) o mediante software que automatiza el fichaje, centraliza la información y reduce errores. Lo esencial es que el cómputo diario quede siempre guardado y trazable.
¿Es obligatorio en España?
Sí. Desde 2019, el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores establece que todas las empresas deben registrar la jornada laboral de sus empleados.
Excepciones:
Becarios: no están obligados por la legislación, pero se recomienda implementar un registro para beneficio de la empresa y del centro educativo.
Personal de alta dirección, socios sin contrato laboral, socios de cooperativas y autónomos.
¿Quién debe implantar el sistema?
La empresa es responsable de establecer, gestionar y custodiar el registro horario, asegurando:
Que todos los trabajadores estén incluidos, sin importar categoría, grupo profesional, sector o tamaño de la empresa.
La verificación de las anotaciones y el cumplimiento de la normativa.
Dentro de la organización, la revisión puede variar según tamaño o estructura:
Managers directos: revisan diariamente, semanalmente o mensualmente los registros de su equipo.
Recursos Humanos/Nóminas/Administración: se encargan de supervisar el cumplimiento por parte de todos los empleados.
En PayFit, los administradores o managers pueden revisar los registros desde el módulo de Control horario y fichaje.
Papel de los empleados
Los empleados son responsables de usar el sistema correctamente, asegurando que los datos sean fiables y trazables.
Qué registrar:
Inicio y fin de la jornada laboral.
Pausas significativas (comida, interrupciones largas). Esto evita que todo el tiempo entre entrada y salida se considere automáticamente trabajo retribuido, aportando claridad y evitando conflictos.
Es obligatorio también en casos de flexibilidad horaria o teletrabajo.
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Conservación de registros:
La empresa debe guardar los registros durante 4 años.
El almacenamiento debe garantizar la preservación, fiabilidad e invariabilidad de los datos.
PayFit conserva automáticamente los registros, con opción de exportarlos cuando se necesite.
Buenas prácticas
El manager o responsable debe revisar y aprobar las jornadas al cierre de cada mes, dando validez a los registros.
Antes de implantarlo:
La empresa debe formalizar y comunicar una política de control horario, que incluya:
Qué se registra (entrada, pausas y salida).
Quién aprueba las jornadas.
Plazos de envío y aprobación.
Reglas para teletrabajo, turnos partidos, desplazamientos y horas extra (pago o compensación).
Plan de contingencia en caso de fallo del sistema (fichaje manual y regularización posterior).
💡 Publica la política en un canal accesible y asegúrate de que todos los empleados la conozcan y sepan aplicarla.
Procedimiento paso a paso
1. Configura el módulo de control horario y fichaje en PayFit
Activa el reloj de fichaje Clock in/Clock out desde la ruta Tiempo de trabajo y ausencias > Control horario y fichaje. Después haremos clic en "Editar configuración". Después haz clic en "Editar configuración".
Crea roles y permisos (empleado, manager, etc).
💡 Los managers pueden revisar los fichajes de su equipo y ver su estado desde su cuenta de validaciones.
Si un empleado no ha registrado su jornada, el estado aparecerá como “borrador”, y el manager podrá recordarle por email que debe hacerlo.
Si el empleado ha enviado su registro, el manager podrá aprobarlo o enviar comentarios con observaciones o correcciones.
A diferencia del administrador, el manager no puede modificar los datos registrados por el empleado, solo revisarlos y validarlos.
Programa recordatorios y notificaciones (fichaje pendiente, aprobaciones, correcciones).
2. Comunicación y formación
Publica la política de uso en un canal accesible.
Explica el flujo mensual de forma simple: el empleado registra → envía → el manager revisa (aprueba o devuelve con comentarios).
Forma a managers y empleados en el uso del sistema y en cómo actuar ante incidencias.
3. Operativa diaria
Los empleados fichan en tiempo real: entrada, pausas significativas y salida.
Managers/admins monitorizan alertas (faltas de fichaje, incongruencias) y solicitan corrección inmediatamente.
Si se solicita una corrección, el empleado recibe notificación por correo y realiza el ajuste.
4. Cierre mensual
El empleado marca y envía el periodo mensual cuando esté completo.
El manager o admin revisa; si hay errores devuelve con comentarios.
El empleado corrige y reenvía; el manager valida.
Cuando el manager aprueba, el mes queda bloqueado como definitivo. Para aprobar los fichajes sigue la ruta Tiempo de trabajo y ausencias > Control horario y fichaje. En esta pestaña podrás visualizarás las horas de trabajo registradas por tus empleados. Si estás de acuerdo con el tiempo de trabajo registrado, podrás hacer clic en "Aprobar"
5. Correcciones y trazabilidad
Ante errores u olvidos, siempre pedir al empleado que rectifique mediante comentario.
Evitar que la persona encargada altere directamente los registros del empleado (salvo casos excepcionales y con traza documentada).
Mantén un historial claro de comentarios y cambios para auditoría.
6. Custodia y acceso (requisitos legales)
Exportar el informe de fichaje de empleado siguiendo la ruta Tiempo de trabajo y ausencias > Control horario y fichaje.Filtra la información que desees exportar (por empleado, por periodo de tiempo) y haz clic en “Exportar”.
Conserva los registros diarios durante 4 años.
Asegura que los ficheros son fiables, preservables e invariables (tanto para la empresa como para inspección).
Los registros deben estar accesibles para trabajadores y para la Inspección de Trabajo cuando se requiera.
7. Incidencias técnicas
Si el sistema se cae: anota las horas manualmente y fichar en cuanto se restablezca.
Registra la incidencia y regulariza las entradas con comentario justificativo lo antes posible.
Comunica la caída al manager para supervisión y control.
8. Soporte
Para dudas rápidas, consulta a Copilot.
Si necesitas ayuda adicional, contacta con nuestro equipo desde Copilot.
¿Tienes alguna duda al respecto? Pregunta a Copilot
y, si necesitas más ayuda, contacta con nosotros directamente desde ahí.