¿Qué es el control horario y para qué sirve?
El control horario es el registro de entradas, salidas y tiempos de descanso de los empleados. Su objetivo principal es cumplir con la normativa laboral, evitar desviaciones y disponer de datos fiables para la nómina y la gestión interna.
Además, aporta beneficios adicionales:
Mejora la organización y la productividad.
Fomenta un entorno justo y transparente.
Proporciona datos útiles para la toma de decisiones laborales.
¿Cómo se registra la jornada?
El registro puede hacerse de forma manual (por ejemplo, con plantillas) o mediante software que automatiza el fichaje, centraliza la información y reduce errores. Lo esencial es que el cómputo diario quede siempre guardado y trazable.
¿Es obligatorio en España?
Sí. Desde 2019, el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores establece que todas las empresas deben registrar la jornada laboral de sus empleados.
Excepciones:
Becarios: no están obligados por la legislación, pero se recomienda implementar un registro para beneficio de la empresa y del centro educativo.
Personal de alta dirección, socios sin contrato laboral, socios de cooperativas y autónomos.
¿Quién debe implantar el sistema?
La empresa es responsable de establecer, gestionar y custodiar el registro horario, asegurando:
Que todos los trabajadores estén incluidos, sin importar categoría, grupo profesional, sector o tamaño de la empresa.
La verificación de las anotaciones y el cumplimiento de la normativa.
Dependiendo de vuestro tamaño y organigrama, planteamos estas dos propuestas de organización:
Managers directos: revisan diariamente, semanalmente o mensualmente los registros de su equipo.
Recursos Humanos/Nóminas/Administración: se encargan de supervisar el cumplimiento por parte de todos los empleados.
En PayFit, los administradores o managers pueden revisar los registros desde el módulo de Control horario y fichaje.
Papel de los empleados
Los empleados son responsables de usar el sistema correctamente, asegurando que los datos sean fiables y trazables.
Qué registrar:
Inicio y fin de la jornada laboral.
Pausas significativas (comida, interrupciones largas). Esto evita que todo el tiempo entre entrada y salida se considere automáticamente trabajo retribuido, aportando claridad y evitando conflictos.
Es obligatorio también en casos de flexibilidad horaria o teletrabajo.
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Conservación de registros:
La empresa debe guardar los registros durante 4 años.
El almacenamiento debe garantizar la preservación, fiabilidad e invariabilidad de los datos.
PayFit conserva automáticamente los registros, con opción de exportarlos cuando se necesite.
Buenas prácticas
El manager o responsable debe revisar y aprobar las jornadas al cierre de cada mes, dando validez a los registros.
Antes de implantarlo:
La empresa debe formalizar y comunicar una política de control horario, que incluya:
Qué se registra (entrada, pausas y salida).
Quién aprueba las jornadas.
Plazos de envío y aprobación.
Reglas para teletrabajo, turnos partidos, desplazamientos y horas extra (pago o compensación).
Plan de contingencia en caso de fallo del sistema (fichaje manual y regularización posterior).
💡 Publica la política en un canal accesible y asegúrate de que todos los empleados la conozcan y sepan aplicarla.
¿Qué riesgos conlleva no fichar de forma adecuada?
No aplicar o registrar la jornada laboral puede tener consecuencias tanto para la empresa como para la persona trabajadora. Sin un registro fiable, la empresa asume presunciones, costes y sanciones; y el/la empleado/a que se niega o manipula el fichaje puede enfrentarse a medidas disciplinarias.
Para la empresa:
Sin un registro fiable, se asume como cierta la jornada que reclame el trabajador, lo que puede implicar multas, actas de liquidación, retrabajos y daños reputacionales.
Importante: tener una herramienta no es suficiente. La empresa tiene un deber de vigilancia activa: si faltan registros y no hay seguimiento real (recordatorios, advertencias, control del cumplimiento), existe riesgo sancionador y desventaja probatoria en auditorías o conflictos.
Para la persona trabajadora:
Negarse a fichar o manipular registros no es un derecho. Aunque un olvido puntual puede entenderse, el incumplimiento reiterado puede suponer sanciones disciplinarias o incluso despido procedente, siempre que la empresa aplique el proceso adecuado.
La clave de la seguridad jurídica:
Para minimizar riesgos, la empresa debe contar con una política clara, comunicarla a toda la plantilla y mantener un flujo de revisión mensual (aprobación y bloqueo) que demuestre que los registros son veraces y supervisados.
Procedimiento paso a paso
💡 Recomendación de PayFit: sigue este procedimiento para asegurar un uso compliant del control horario.
1. Configura el módulo de control horario y fichaje en PayFit
Activa el reloj de fichaje Clock in/Clock out desde la ruta Tiempo de trabajo y ausencias > Control horario y fichaje. Después haremos clic en "Editar configuración". Después haz clic en "Editar configuración".
Crea roles y permisos (empleado, manager, etc).
💡 Los managers pueden revisar los fichajes de su equipo y ver su estado desde su cuenta de validaciones.
Si un empleado no ha registrado su jornada y no la ha enviado para validar, el estado aparecerá como “borrador", y el manager podrá recordarle por email que debe hacerlo.
Si el empleado ha enviado su registro, el manager podrá aprobarlo o enviar comentarios con observaciones o propuestas de correcciones para que el empleado los mecanice.
A diferencia del administrador, el manager no puede modificar los datos registrado por el empleado, solo revisarlos y validarlos. El administrador, aunque tiene la opción, tampoco debería modificarlos. Es el empleado quien siempre debe registrar los asientos
Programa recordatorios y notificaciones (fichaje pendiente, aprobaciones, correcciones).
2. Comunicación y formación
Publica la política de uso en un canal accesible.
Explica el flujo mensual de forma simple: el empleado registra → envía → el manager revisa (aprueba o devuelve con comentarios).
Forma a managers y empleados en el uso del sistema y en cómo actuar ante incidencias.
3. Operativa diaria
Los empleados fichan en tiempo real: entrada, pausas significativas y salida.
Managers/admins monitorizan alertas (faltas de fichaje, incongruencias) y solicitan corrección inmediatamente.
Si se solicita una corrección, el empleado recibe notificación por correo y realiza el ajuste.
4. Cierre mensual
El empleado marca y envía el periodo mensual cuando esté completo.
El manager o admin revisa; si hay errores devuelve con comentarios.
El empleado corrige y reenvía; el manager valida.
Cuando el manager aprueba, el mes queda bloqueado como definitivo. Para aprobar los fichajes sigue la ruta Tiempo de trabajo y ausencias > Control horario y fichaje. En esta pestaña podrás visualizar las horas de trabajo registradas por tus empleados. Si estás de acuerdo con el tiempo de trabajo registrado, podrás hacer clic en "Aprobar"
5. Correcciones y trazabilidad
Ante errores u olvidos, siempre pedir al empleado que rectifique mediante comentario.
Evitar que la persona encargada altere directamente los registros del empleado (salvo casos excepcionales y con traza documentada).
Mantén un historial claro de comentarios y cambios para auditoría.
6. Custodia y acceso (requisitos legales)
Exportar el informe de fichaje de empleado siguiendo la ruta Tiempo de trabajo y ausencias > Control horario y fichaje. Filtra la información que desees exportar (por empleado, por periodo de tiempo) y haz clic en “Exportar”.
Conserva los registros diarios durante 4 años.
Asegura que los ficheros son fiables, preservables e invariables (tanto para la empresa como para inspección).
Los registros deben estar accesibles para trabajadores y para la Inspección de Trabajo cuando se requiera.
7. Incidencias técnicas
Si el sistema se cae: anota las horas manualmente y fichar en cuanto se restablezca.
Registra la incidencia y regulariza las entradas con comentario justificativo lo antes posible.
Comunica la incidencia a nuestro equipo de soporte para que podamos revisarla y solucionarla.
8. Soporte
Para dudas rápidas, consulta a Copilot.
Si necesitas ayuda adicional, contacta con nuestro equipo desde Copilot.
Preguntas Frecuentes
¿Qué sucede con los trabajadores desplazados fuera del centro habitual de trabajo (con o sin pernocta)?
En estos casos, se debe registrar el tiempo de trabajo efectivo. El registro no debe incluir los intervalos de "puesta a disposición" de la empresa (como el tiempo de viaje que se compensa con dietas o suplidos). Para efectos de prueba, es conveniente que el registro deje constancia expresa de esa separación de tiempos, siendo adecuada la declaración documentada del trabajador.
La finalidad de estas regulaciones es establecer un marco de seguridad jurídica para que trabajadores y empresarios conozcan la jornada real realizada, garantizando que no se exijan jornadas superiores a las establecidas y asegurando, si existen, la compensación o cotización de las horas extraordinarias.
¿El registro diario impide el uso de fórmulas de flexibilidad o teletrabajo?
No, la obligación de registro diario de jornada no obstaculiza ni constituye un impedimento a la operatividad o ampliación de fórmulas de flexibilidad del tiempo de trabajo, distribución irregular de la jornada, o el trabajo a distancia (teletrabajo).
En casos de flexibilidad (donde jornadas diarias superiores se compensan con otras inferiores), el registro diario, debe realizarse de igual manera.
¿Es necesario registrar las pausas diarias?
Aunque la ley vigente solo exige el inicio y el fin, es conveniente que el registro incluya igualmente las pausas diarias obligatorias (legales o convencionales) o voluntarias. Esto es crucial para eludir la presunción de que todo el tiempo transcurrido entre el inicio y finalización registrada constituye tiempo de trabajo efectivo.
Puede la empresa ser sancionada pese a disponer de un registro de jornada si los empleados no fichan?
La empresa sí puede ser sancionada si faltan registros, aunque tenga una herramienta. Pero, si la empresa demuestra que ha actuado activamente (enviando recordatorios, amonestando a quien no ficha, etc.), esa es su defensa para evitar la multa. La Inspección sanciona la pasividad de la empresa. Si la empresa sanciona al trabajador incumplidor, está demostrando a la Inspección que está cumpliendo su deber de vigilancia.
¿Tienes alguna duda al respecto? Pregunta a Copilot
y, si necesitas más ayuda, contacta con nosotros directamente desde ahí.