Votre officine réalise des gardes, de nuit, le week-end ou les jours fériés ? Vous êtes soumis à des règles particulières prévues par la convention collective Pharmacie d’officine (IDCC 1996).

Découvrez ci-après les principales obligations à respecter, les conditions de mise en place et les impacts en paie.

Une garde correspond à des périodes de présence obligatoire assurées soit pendant les horaires de travail, soit en dehors des horaires normaux de l’officine comme la nuit, le dimanche ou les jours fériés.

Contrairement aux périodes d’astreinte, la garde implique que le salarié soit physiquement présent dans l’officine pour répondre aux besoins des clients.

Deux types de gardes sont prévus par votre Convention Collective :

Les conséquences en paie diffèrent selon le type de garde notamment en termes de contreparties financières ou en repos.

💡 Pour le détail des règles applicables, reportez-vous aux points 5 et 6 ci-dessous.

Le régime des gardes en Pharmacie d’officine se distingue par plusieurs spécificités conventionnelles :

Tous les salariés de l’officine peuvent être appelés à effectuer des gardes sous réserve du respect des délais de prévenance et du repos quotidien.

Les stagiaires, apprentis et alternants sont exclus du dispositif.

L’employeur doit respecter un délai de prévenance :

Par ailleurs, chaque garde doit être suivie d’un repos quotidien d’au moins 11 heures consécutives.

Exemple : Un salarié terminant sa garde à 7 heures du matin ne peut pas reprendre son service avant 18 heures le même jour.

Selon la Convention collective, le régime d’équivalence s’applique uniquement aux salariés à temps plein lorsqu’ils assurent une garde à volets fermés.

Le régime d’équivalence s’applique pour :

Dans ce cas précis, le temps de garde représente une période de travail effectif. Il est cependant indemnisé forfaitairement sur la base de 25% du temps du temps passé.

Cependant, le dispositif ne s’applique pas aux cas suivants :

Exemple : un préparateur à temps plein assure 8 heures de garde à volets fermés un mardi soir. En paie, 8 heures sont comptabilisées comme travail effectif mais seulement 2h seront indemnisées forfaitairement (8 h × 25 %).

Toutefois, un salarié à temps partiel placé dans la même situation sera payé pour 8 heures.

Quelque soit la journée effectuée, ces heures donnent droit à des majorations prévues pour le travail de nuit et les heures supplémentaires, lorsqu’elles s’appliquent.

Lorsqu’une garde est effectuée à volets ouverts un jour ouvrable, toutes les heures de présence sont assimilées à du travail effectif et doivent être payées intégralement.

👉 Concrètement, un salarié qui assure 6 heures de garde un mardi sera rémunéré pour 6 heures de travail effectif.

Le 1er mai, les heures de garde sont rémunérées double.

Concrètement, le salarié perçoit :

Exemple : un pharmacien travaille 5 heures en garde le 1er mai. Il sera rémunéré pour 10 heures et bénéficiera de 5 heures de repos compensateur.

En jour ouvrable, les salariés à temps plein sont soumis au régime d’équivalence : seules 25 % des heures de présence sont comptabilisées comme temps de travail effectif.

Exemple : Un salarié à temps plein effectuant une garde de 8 heures, ne sera rémunéré que sur 2 heures.

Les salariés à temps partiel sont exclus de ce régime et doivent être rémunérés intégralement.

Le régime d’équivalence ne s’applique pas sur les heures de garde effectuées le dimanche et les jours fériés.

Le salarié perçoit donc :

Le 1er mai, les heures de garde sont rémunérées double.

Concrètement, le salarié perçoit :

En plus des dispositifs ci-dessus, les salariés perçoivent une indemnité spéciale de dérangement, correspondant aux honoraires de garde fixés par l’Assurance maladie.

Pour visualiser les gardes d’un de vos collaborateurs, rendez-vous dans la catégorie “Mes collaborateurs”, sélectionnez la fiche du collaborateur concerné, puis dans l'onglet “Temps de travail” vous trouverez un tableau récapitulatif des heures atypiques du mois.

Pour consulter en détails l’ensemble des gardes de votre collaborateur, cliquez sur le bouton “Voir le détail” dans le tableau ou sur le bouton “Consulter l’historique” et sélectionnez “Gardes”.

Sur la fiche du collaborateur, rendez-vous dans l'onglet "Temps de travail". Si aucune garde n’a encore été saisie, cliquez sur le bouton “Ajouter” et sélectionnez “Gardes”.

Renseignez les détails de la garde tels que la date et l’heure de début et de fin de garde.

Dans le cas d’une garde de type “Volet fermé” une indemnité de dérangement obligatoire doit être saisie. Celle-ci se calcule en fonction du nombre d’interventions réalisées lors de la garde.

Lors de l’étape suivante, retrouvez les informations concernant le mode de compensation ; à savoir le montant de la garde, le montant des indemnités (s’il y en a), le montant total perçu ainsi que les heures repos compensateur s’il y a lieu.

💡Cliquez sur “Détails de la compensation financière” pour en savoir plus.

Enfin, cliquez sur “Sauvegarder les changements”. La garde sera alors ajoutée dans le tableau récapitulatif.

Pour visualiser l'ensemble des gardes réalisées ce mois-ci par tous vos collaborateurs, rendez-vous dans la catégorie “Absences et temps de travail” > “Horaires atypiques”, dans l'onglet “Heures de gardes”. Vous pouvez retrouver un tableau qui récapitule le nombre d’heures de garde totales et le montant total pour chacun de vos collaborateurs.

💡Si vous souhaitez ajouter une garde via ce tableau, cliquez sur “Ajouter” et reprenez les étapes de la pose de garde expliquées ci-dessus.

Pour réaliser un import, vous avez deux possibilités :

Dans la catégorie “Absences et temps de travail” > “Horaires atypiques”, onglet “Heures de gardes”, cliquez sur le bouton “Importer”.

Dans la catégorie “Absences et temps de travail” > “Imports multiples” repérez l'import “Ajout de gardes” et cliquez sur le bouton “Importer”.

Dans les deux cas, une fois le fichier importé, vous pouvez ouvrir le fichier Excel, le remplir, l’enregistrer puis le déposer sur PayFit dans l’encart prévu à cet effet.

En validant cette étape, un récapitulatif des informations que vous avez renseignées vous est proposé.

Si aucune erreur ne vous est annoncée, cliquez sur le bouton “Finaliser l’import” pour lancer l’ajout des gardes.

Dans le cas contraire, vous pouvez corriger les informations directement sur cette fenêtre puis valider en cliquant sur le même bouton.

Si vous souhaitez réaliser un export des données liées aux gardes,, rendez-vous dans la catégorie “Données et exports” > “Rapports”. Puis cliquez sur le bouton “Ajouter un rapport”. Donnez un titre au rapport et dans “Contenu du rapport” choisissez ce que vous souhaitez faire apparaître parmi les données suivantes :

Une fois les informations complétées, cliquez sur le bouton “Télécharger” ou “Enregistrer et télécharger”.

Si vous n’utilisez pas le module de pose de garde PayFit, rendez-vous dans la “Paramètres de paie” > “Absences et temps de travail”. Dans l'espace “Temps de travail” rendez-vous dans l'onglet “Autres fonctionnalités” puis dans l’encart “Gardes”, cliquez sur le bouton “Modifier” pour désactiver le module.