Si votre établissement a déjà émis des bulletins de paie, lors du paramétrage initial de votre compte PayFit, vous devez déposer les déclarations sociales nominatives (DSN) de l’année fiscale en cours et de l’année précédente.
Pourquoi PayFit me demande ces documents ?
Pour créer automatiquement les profils de vos collaborateurs à partir de la DSN la plus récente ;
Pour reconstituer l’historique de paie de chaque collaborateur à partir des DSN antérieures ;
Pour réduire fortement le temps de mise en place et les risques d’erreurs de saisie.
Comment déposer correctement mes DSN ?
Récupérez auprès de votre ancien gestionnaire de paie les DSN mensuelles (formats TXT, EDI ou DSN) de l’établissement que vous paramétrez, pour l’année en cours et l’année précédente.
Voici un exemple d'e-mail que vous pouvez envoyer
Voici un exemple d'e-mail que vous pouvez envoyer
Objet : Demande de documents
Bonjour [Nom de votre contact],
Je me permets de vous contacter concernant la migration de notre paie.
Dans ce contexte, nous avons besoin de certains éléments pour assurer la continuité de nos opérations de paie.
Pouvez-vous s’il vous plaît nous transmettre rapidement les documents suivants :
Les déclarations sociales nominatives (DSN) de l’année fiscale en cours et de l’année précédente au format .txt, .dsn ou .edi.
Les exports des salaires de référence des congés payés pour les années N, N-1 et N-2.
Les fiches de paramétrage des contrats de prévoyance et mutuelle
Les données d’effectifs et d’année de dépassement des seuils d’effectif de l’année fiscale N-1
Code risque et taux at/mp pour l’année en cours
Je vous remercie par avance pour votre aide.
Bien cordialement,
[Votre nom] [Vos coordonnées de contact]
Déposez toutes vos DSN en une seule fois, si possible.
Si vous ne pouvez les déposer en une seule fois, suivez strictement cet ordre : a)Déposez d’abord la DSN la plus récente. Elle sert de référence pour créer la liste des collaborateurs actifs/récents.
b)Déposez ensuite les DSN antérieures, en partant de l’année fiscale en cours, puis l’année précédente, pour compléter l’historique de paie des collaborateurs (rémunérations, temps de travail, cotisations).
💡Bon à savoir
Lors de votre démarrage sur PayFit, vous n’aurez probablement pas encore accès à la DSN du mois précédant votre arrivée (M‑1). Vous disposerez plutôt de la DSN du mois M‑2, c’est‑à‑dire celle datant de deux mois avant votre arrivée.
Vous recevez généralement la DSN du mois précédant votre arrivée sur PayFit (M‑1) aux dates suivantes :
Établissement de moins de 50 collaborateurs : autour du 15 du mois M
Établissement de 50 collaborateurs et plus : autour du 5 du mois M
Lorsque vous importerez la DSN de M‑1 :
PayFit complètera automatiquement l’historique de paie (rémunérations, temps de travail, cotisations);
Les collaborateurs éventuellement arrivés en M‑1 seront créés.
Important : vos informations saisies manuellement ne seront pas écrasées.
💡Astuce
Si seule la DSN M‑2 est disponible, déposez‑la d’abord; puis ajoutez la DSN M‑1 dès sa réception. PayFit fusionnera les données sans perte de vos saisies.
✅ Bonnes pratiques
Voici quelques bonnes pratiques pour faciliter le dépôt et l'enregistrement de vos DSN :
Déposez toutes les DSN de l’année fiscale en cours et de l’année précédente en une seule fois.
Si ce n’est pas possible : déposez d’abord la DSN la plus récente en votre possession, puis remontez mois par mois dans le temps.
Couvrez systématiquement l’année fiscale en cours et l’année précédente pour reconstituer un historique complet.
Vérifiez avant le dépôt : le SIRET (établissement), la période déclarée et le format de fichier (TXT, EDI ou DSN).
Traitez chaque entité juridique/établissement séparément pour éviter les confusions multi‑SIRET.
En cas d’erreur, redéposez la version corrigée (le système analysera les fichiers et recalculera automatiquement l’historique sans écraser vos saisies manuelles).
Vos questions fréquentes
Quels formats de fichiers sont acceptés ?
PayFit accepte uniquement les fichiers DSN mensuels aux formats TXT, EDI ou DSN.
Que dois-je savoir sur le dépôt par établissement ?
Évitez de mélanger des DSN de plusieurs entités juridiques si vous les paramétrez séparément.
Combien de temps prend le traitement des DSN ?
Selon le volume (nombre de fichiers × nombre de collaborateurs), l’analyse peut prendre de quelques minutes à plusieurs dizaines de minutes.
Après le dépôt, PayFit extrait les données de chaque DSN puis les importe dans votre compte.
Que se passe-t-il si un collaborateur n'apparaît pas ?
Voici quelques causes fréquentes :
Le collaborateur n’est pas présent dans la dernière DSN déposée (exemple : il a quitté l’entreprise le mois précédent).
Des informations utilisées pour la comparaison diffèrent entre les DSN d’un mois à l’autre (ex. NIR différent ou incomplet, date de début différente, nom/prénom modifiés ou inversés).
Actions à réaliser :
Déposez la ou les DSN couvrant la période d’activité manquante.
Vérifiez, dans chaque DSN concernée, que le collaborateur est bien présent avec les blocs requis, et les éléments nom, prénom, NIR et date de début de contrat sont identiques d’un mois à l’autre.
Sinon, créez le profil manuellement ; l’historique de paie se rattachera automatiquement via les DSN antérieures si les informations clés (nom, prénom, NIR, date de début) correspondent à celles que vous avez renseignées.
Pourquoi mes DSN sont ignorées ?
Plusieurs raisons peuvent expliquer qu'une DSN soit ignorée :
1. Format non conforme
Fichier au mauvais format (PDF, CSV, archive non reconnue).
Norme DSN absente ou incomplète.
Que faire :
Vérifier le format et la présence de la norme DSN.
Si tout semble correct, retenter l’import.
Sinon, récupérer le bon document (format DSN valide).
2. Fichier vide ou données inexploitables
Fichier vide ou sans blocs individu lisibles.
Données clés permettant d’identifier les collaborateurs sont manquantes ou incohérentes (nom, prénom, NIR, dates…).
Aucun collaborateur nécessitant une reprise d'historique n'est présent dans la DSN
Que faire :
Contrôler le contenu de la DSN.
Si tout semble correct, retenter l’import.
Si le contenu n’est pas bon, récupérer le bon document.
3. Période déjà importée et fichier plus ancien
Une DSN de la même période a déjà été importée.
Le nouveau fichier a une date de génération plus ancienne → il est ignoré.
Que faire :
Rien. Le fichier était redondant, l’ignorance est normale.
Pourquoi mes DSN « chargent en boucle » ?
Après le dépôt, PayFit extrait les données de chaque DSN puis les importe dans votre compte. Cette étape peut prendre quelques minutes selon le volume.
Si aucun progrès n'est visible au-delà de 60 minutes environ pour un seul fichier standard vérifiez votre connexion et redéposez le fichier, puis
si le problème persiste, contactez le Service client.
Logique de création des profils collaborateurs dans PayFit
Voici, pas à pas, comment PayFit créé les profils collaborateurs à partir de vos DSN déposées.
1️⃣ Référence : la DSN la plus récente
PayFit prend la DSN la plus récente du lot que vous venez de déposer comme “DSN de référence”.
Cette DSN sert à établir la liste des collaborateurs à créer car elle reflète l’état le plus à jour (salariés actifs/récents).
2️⃣ Enrichissement : reconstitution de l'historique via les DSN antérieures
Une fois la liste établie, PayFit lit les DSN antérieures pour chaque collaborateur afin de récupérer :les rémunérations, le temps de travail et les cotisations.
L'objectif est de reconstituer l’historique de paie nécessaire pour calculer correctement les paies futures.
Pour vérifier qu’il s’agit bien du même collaborateur et du même contrat d’un mois à l’autre, nous comparons simultanément le nom, le prénom, le NIR (numéro de sécurité social) et la date de début de contrat.
Si ces quatre éléments correspondent, nous considérons qu’il s’agit de la même personne et du même contrat.
Si l’une de ces informations ne correspond pas d’un mois à l’autre, le système peut ne pas reconnaître la personne. Les mois concernés restent alors vides jusqu’à ce que le fichier DSN soit corrigée à la source, ou les informations soient complétées manuellement dans PayFit.