Qu’est-ce que le nom d’usage ?
Le nom d'usage est le nom de famille acquis suite à un mariage ou à une demande de changement de nom.
Il ne remplace pas le nom de famille, ils peuvent être différents.
Il peut s’agir :
du nom de la personne avec qui le collaborateur est marié (nom marital) ;
un double nom composé du nom du collaborateur et du nom de la personne avec qui il est marié ;
un double nom composé du nom du collaborateur et du nom du parent du collaborateur qui n’a pas transmis son nom à la naissance.
Quelle est la différence entre le nom d’usage et le nom de famille ?
Le nom de famille est le nom indiqué sur l’acte de naissance du collaborateur. Il peut être donné par le père ou par la mère.
Le nom de famille est celui acquis à la naissance, sauf en cas de changement de nom (adoption ou motif légitime).
Le nom d’usage sur PayFit
Lors de la création d’un nouveau collaborateur sur PayFit, le logiciel vous demande un nom de famille et un nom d’usage.
Ces deux noms peuvent être similaires ou différents.
Dans l’exemple ci-dessous, Romy est née avec le nom “Louvier” mais utilise le nom de son mari “Bouquet” depuis leur mariage.
Pour les collaborateurs qui n’utilisent qu’un seul nom, il n'est pas nécessaire de renseigner le nom d'usage
Le nom d’usage indiqué sur PayFit figure sur l’ensemble du logiciel (exports, annuaire, organigramme, etc.).
Concernant le bulletin de paie, vous pouvez choisir le nom qui y sera indiqué : le nom d'usage ou le nom de naissance.
1️⃣ Rendez-vous dans la catégorie "Paramètres de paie" > "Bulletins de clôture".
2️⃣ Cliquez sur l'onglet "Informations affichées sur le bulletin".
3️⃣ Dans l'encart "Autres informations affichées sur le bulletin" cliquez sur "Modifier".
4️⃣ Enfin, choisissez le nom à appliquer.
Le nom d’usage auprès des organismes
Contrairement au nom affiché sur PayFit (nom d’usage), le nom qui sera pris en compte dans la DSN pour les différents organismes est le nom de famille (nom de naissance correspondant au champ “Nom de famille” sur PayFit).
Pour éviter des anomalies lors de la transmission des données aux organismes (Urssaf, DGFiP, mutuelle, prévoyance, etc.), veillez bien à renseigner le nom de famille dans le champ “Nom de famille” sur PayFit et non pas le nom d’usage s’ils sont différents.
Dans le cas où le collaborateur a renseigné lui-même ses informations, pensez à vérifier l’exactitude du champ “Nom de famille”.