Qu'est-ce que la signature électronique des documents ?

La signature électronique, ou e-signature, est un procédé technique et juridique qui permet à des individus d’apporter un consentement et une approbation à des documents numériques.

C’est le règlement européen eIDAS (Electronic IDentification And Trust Services), applicable dans toute l’Union Européenne depuis 2016, qui définit les règles d’usage de la signature électronique et les conditions nécessaires à sa reconnaissance légale.

PayFit s'est associé à YouSign, logiciel de signature électronique, qui bénéficie des certifications nécessaires pour fournir des signatures électroniques. Le niveau de signature électronique choisi pour cette fonctionnalité est le niveau simple. Il s'agit du niveau suffisant pour les documents liés aux ressources humaines.

Cette fonctionnalité permet de signer de manière électronique des documents numériques comme des contrats de travail, des avenants ou des documents de fin de contrat.
​
Vous pouvez depuis PayFit être désigné comme étant l'une des personnes devant signer le document. Un signataire peut être un collaborateur, un CEO, ou une personne du service des ressources humaines, par exemple.
​
Une fois le document signé, vous pouvez le télécharger depuis la plateforme YouSign mais aussi depuis votre espace collaborateur PayFit, si vous êtes le collaborateur concerné par le document et que l'administrateur a activé cette option. Vous pouvez également télécharger le document une fois signé.

1️⃣ Si vous êtes désigné comme signataire d'un document, vous allez recevoir de la part de PayFit un e-mail vous demandant de signer le document.

2️⃣ Cliquez sur "Signer le document" pour être redirigé sur YouSign.

3️⃣ Une fois sur Yousign, vous n'avez pas besoin d'avoir ou de créer un compte. YouSign affiche directement sur le document que vous devez signer.
​
4️⃣ Prenez le temps de consulter le document dans son intégralité.

5️⃣ Descendez bien jusqu'en bas de la dernière page pour faire apparaître le bouton "signer" et cliquez dessus.

💡Selon les paramètres qui ont été définis, vous devrez peut-être également compléter certaines variables comme un texte (ex : lu et approuvé) et/ ou une date.

6️⃣ Vous allez recevoir un code de sécurité par e-mail. Rendez-vous sur votre boîte de réception, retrouvez le code et copiez-le. Puis retournez sur Yousign et collez le code.
Choisissez d'apposer votre signature en texte ou bien en dessin.

7️⃣ Cliquez sur "signer".

8️⃣ Le statut de la signature des différents signataires apparaît.

9️⃣ Une fois le document signé par tous, vous recevrez un message de PayFit pour vous en informer. En cliquant sur "Consulter mon document", vous serez redirigé vers YouSign. Nous vous recommandons de télécharger le document, une fois signé par tous.

Si vous êtes collaborateur, vous pourrez aussi retrouver ce document depuis votre espace collaborateur PayFit, si l'administrateur a activé cette option.