Il s'agit de toutes les dépenses réalisées par le salarié pour remplir sa mission et mener à bien son travail (inhérentes à son activité professionnelle).
Ces frais doivent donc faire l'objet d'un remboursement sous la forme :
d’un remboursement des dépenses réelles sur justificatifs ;
d’un versement d’allocations forfaitaires.
Les frais professionnels ne sont pas imposables et ne sont pas soumis aux cotisations sociales.
👉 Toutefois, des limites d’exonérations sont fixées pour chaque catégorie de frais professionnels. Au delà de ces montants, vous pouvez être contraints de payer des cotisations sociales (sauf à justifier ce remboursement et produire des justificatifs). Pour en savoir plus sur les limites d'exonération, consultez cette page du site urssaf.fr.
⚠️ Contrairement aux avantages en nature, les frais professionnels ne font pas partie du salaire (sauf lorsqu'un abattement est appliqué).
Il existe 2 types de remboursement des frais professionnels.
1. Le remboursement forfaitaire
Le remboursement prend parfois la forme de "primes" (primes de transport, prime de repas, etc.).
Ces remboursements (ou primes) peuvent être prévus par le contrat de travail, par une convention collective ou par un usage en vigueur dans la profession.
Vous n'avez pas à justifier ces dépenses (sauf si la valeur excède la limite fixée par l'administration) mais vous devez être en mesure de démontrer que ces allocations correspondent aux situations de fait.
Dans les cas suivants, vous pouvez indemniser votre salarié sous la forme d’indemnités forfaitaires.
frais de repas au restaurant
frais de restauration sur le lieu de travail
frais de repas hors des locaux de l’entreprise
frais kilométriques
frais de grand déplacement en métropole ou dans les territoires situés outre-mer et à l’étranger
frais destinés à compenser les dépenses d’hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture engagés dans le cadre de la mobilité professionnelle, dans l’attente d’un logement définitif
frais destinés à compenser les dépenses inhérentes à l’installation dans le nouveau logement, engagées dans le cadre de la mobilité professionnelle
frais destinés à un équipement et services adéquats dans le cadre du télétravail.
2. Remboursement au réel : sur les dépenses réellement engagées
👉 Dans ce cas, le salarié doit impérativement vous présenter des justificatifs.
Ces situations correspondent aux frais :
supportés par le travailleur salarié ou assimilé se trouvant en situation de télétravail,
engagés par le travailleur salarié ou assimilé pour l’utilisation professionnelle d’outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC),
de déménagement suite à mobilité professionnelle,
exposés par les salariés des entreprises françaises détachées à l’étranger,
engagés par les salariés envoyés en mission temporaire ou mutés de la métropole vers les départements et collectivités d’Outre-mer ou inversement et de l’un de ces territoires vers un autre.
👉 Il n’y a pas de limite d’exonération puisqu’il s’agit de remboursement au réel.
Les frais professionnels sur PayFit
1. Ajouter un frais professionnel
Les barèmes des frais professionnels sont enregistrés conformément aux dispositions légales et conventionnelles. Nous les mettons automatiquement à jour dès qu'une évolution apparaît.
Sur PayFit, il suffit donc d'indiquer la nature du frais professionnel que vous souhaitez ajouter pour que l'indemnisation soit automatiquement calculée.
➡️ Rendez-vous sur la fiche du collaborateur concerné dans l'onglet "Eléments de rémunération". Descendez jusqu'à l'encart "Frais professionnels" et cliquez sur le bouton "Ajouter".
Puis sélectionnez les frais professionnels que vous souhaitez ajouter parmi les options proposées dans la liste.
Vous avez la possibilité de proratiser automatiquement les frais en cas d'entrée ou sortie en cours de mois. Cochez simplement la case "Montant à proratiser en cas d'entrée ou sortie du salarié en cours de mois".
2. Importer des frais professionnels en masse
Pour importer les frais de transport professionnels, rendez-vous dans la catégorie "Eléments de rémunération" > "Imports multiples" et cliquez sur "Importer" dans l'encart "Import des variables de paie".
Pour importer les autres types de frais professionnels (grand et petit déplacement, télétravail, etc.) rendez-vous dans la catégorie "Eléments de rémunération" > "Avantages et frais" et cliquez sur "Import de frais professionnels".
Vous pourrez alors télécharger une base Excel pour importer encore plus rapidement ces derniers.
👉 Pour que l'import fonctionne au mieux, nous vous recommandons fortement de consulter rapidement notre fiche pratique "Les imports sur PayFit".
3. Les types de frais
Frais professionnels de transports
Précisez le type du véhicule, sa puissance et la distance parcourue : le montant du frais est automatiquement calculé.
Il ne vous reste plus qu'à choisir la périodicité du frais professionnel : uniquement sur le mois en cours ou mensuellement.
Indemnité de grand déplacement / Frais de repas petit déplacement
Indiquez si vous souhaitez rembourser le salarié sur la base de frais réel ou d'un forfait. Si vous choisissez le remboursement en fonction des frais réels, indiquez seulement le montant du remboursement.
Indemnisation mobilité
Précisez le type de frais :
Hébergement provisoire : indiquez uniquement la durée et le montant du frais professionnel.
Installation nouveau logement : précisez le mode d'indemnisation (base forfaitaire ou frais réel) et la périodicité.
Equipement et service NTIC
Il s'agit obligatoirement d'un remboursement selon les frais réels. Indiquez la valeur du remboursement.
Frais d'entreprise
Il s'agit obligatoirement d'un remboursement selon les frais réels. Indiquez la valeur du remboursement.
4. La déduction forfaitaire spécifique
La déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels peut être activée en vous rendant dans la catégorie "Paramètres de paie", onglet "Autres fonctionnalités". Puis en cliquant sur "Modifier" de l'encart "Déduction Forfaitaire Spécifique (DFS) pour frais professionnels".
Vous pouvez ajouter la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels à vos collaborateur depuis leur profil. Pour cela, rendez-vous dans l'onglet "Contrat", repérez l'encart "Temps de travail et rémunération", puis cliquez sur "Modifier" et rendez-vous dans la partie "Déduction forfitaire spécifique". Le taux d'abattement sera calculé automatiquement en fonction du champ professionnel et du poste.
L’employeur mettant en œuvre une déduction forfaitaire spécifique doit :
respecter le champ des professions concernées (voir ici) ;
limiter le montant de la déduction à 7 600€ par année civile et par salarié ;
justifier de l’absence de refus exprès du salarié ou de ses représentants ;
s’assurer de l’application de la règle du non-cumul de cette déduction avec l’exclusion de l’assiette des cotisations des sommes versées à titre de remboursement de frais professionnels sauf cas particuliers.