Vous avez importé un fichier Excel de variables de paie mais PayFit affiche un message d’erreur ? Vous ne savez pas quelles données du fichier sont modifiables ?
Cette fiche pratique va vous aider à mieux utiliser la fonctionnalité des imports.
Quelles variables peuvent être importées ?
Vous pouvez retrouver la fonction Import dans les catégories “Eléments de rémunération” et “Absences et temps de travail”. Cliquez sur le bouton “Importer” pour télécharger les informations d’une variable (congés, primes, etc.).
Pour ajouter plusieurs types de variables en même temps, utilisez la fonction “Imports multiples”.
Comment compléter le fichier d'import ?
💡 Bon à savoir
Si vous avez l’habitude d’utiliser des fichiers d’import, il est conseillé de télécharger un nouveau fichier pour chaque utilisation. Ré-utiliser le même fichier peut générer des erreurs et bloquer l’import. En effet, le fichier peut évoluer en fonction des mises à jour de PayFit, mais aussi en fonction de la situation de votre établissement (entrée / sortie de collaborateurs par exemple).
Les colonnes à ne pas modifier
Lorsque vous téléchargez un fichier Excel d’import (import classique ou multiple), certaines colonnes ne doivent pas être modifiées.
💡 Prenons l’exemple du fichier d’import de primes. Les données encadrées en rouge sont pré-remplies par PayFit et ne doivent pas être modifiées.
Identifiant
Il s’agit d’identifiants uniques attribués par PayFit à chacun des collaborateurs.
L’identifiant fait le lien entre les données du fichier Excel et les fiches des collaborateurs sur PayFit. Il ne faut donc pas le modifier. Cet identifiant n’a aucune valeur auprès des organismes sociaux.
Analytiques
La colonne "Analytiques" est pré-remplie en fonction des codes de section renseignés lors de la configuration de vos axes analytiques. Si vous souhaitez les modifier, ne le faites pas directement dans le fichier Excel. Rendez-vous dans la catégorie “Données et exports > “Comptabilité” et cliquez sur le bouton "Modifier les paramètres de la comptabilité".
Dans l'onglet "Analytique" repérez les sections correspondantes et modifiez les codes de section en cliquant sur "...' dans la colonne "Actions" pour procéder au changement.
Matricule
Les matricules des collaborateurs sont indiqués dans le fichier d’import selon ce qui est déjà attribué dans PayFit. Si vous souhaitez les modifier, ne le faites pas directement dans le fichier Excel. Suivez les étapes de notre fiche pratique : Renseigner ou modifier les matricules de ses collaborateurs.
Employé
Les collaborateurs de votre entreprise sont classés par ordre alphabétique selon leur nom de famille. Afin d'éviter toute erreur lors de l'import, veuillez ne pas modifier cet ordre.
Les colonnes à modifier
✅ Toutes les autres colonnes du fichier Excel d’import peuvent être modifiées.
Pour éviter toute erreur, nous vous invitons à ne pas :
renommer les colonnes ;
supprimer des colonnes ;
modifier la mise en forme des cellules ;
insérer des virgules et des espaces dans les cellules ;
utiliser un logiciel différent que Excel pour modifier le fichier d’import.
Je dois ajouter plusieurs variables du même type à un collaborateur
Par défaut, le modèle Excel que vous téléchargez pour préparer vos imports ne propose qu'une ligne par collaborateur. Sur chaque ligne, chaque variable n'est représentée qu'une fois.
Si vous avez plusieurs congés payés ou plusieurs primes à ajouter au même collaborateur, vous pouvez dupliquer la ligne du collaborateur dans le fichier Excel. Complétez ensuite la nouvelle ligne avec les dates du second congé payé par exemple ou le montant de la seconde prime. Vous pouvez répéter cette opération autant de fois que nécessaire.
💡 Par exemple : 3 lignes concernant le même collaborateur avec 3 montants de primes sur objectifs différents.
Je constate une erreur pendant la relecture, avant de valider l'import
Lorsque vous importez le fichier d’import, une fenêtre de vérification apparaît afin de vérifier et valider les variables à importer. Vous pouvez corriger les erreurs directement dans cette fenêtre : cliquez sur les données à modifier pour les éditer directement.
Vous pouvez également décider d'ignorer cette ligne pendant l'import. Cliquez sur le bouton “Ignorer” en haut à droite et poursuivez votre import. Les variables concernant le collaborateur seront exclues des données importées.
Je constate une erreur après avoir validé l'import
Je souhaite modifier les variables d’un seul collaborateur
Une fois l'import terminé, vous pouvez modifier ou supprimer les variables importées directement depuis les fiches des collaborateurs concernés.
Je souhaite annuler la totalité des variables importées
➡️ Pour les variables “Absences”, “Primes”, “Congés Payés”, “RTT”, “Frais professionnels”
Si vous souhaitez annuler ces imports pour l’ensemble des collaborateurs, rendez-vous dans la catégorie "Eléments de rémunération" ou "Absences et temps de travail" > “Imports multiples”. En face de la ligne de votre import, cliquez sur les trois “...”. Choisissez “Détails” puis “Annuler l’import”. Enfin, importez un nouveau fichier Excel pour importer de nouvelles variables.
➡️ Pour les variables “Titres restaurants”, “Heures supplémentaires”, “Indemnités horaires”, “Avantages en nature”
Importez simplement un nouveau fichier d’import. Cela aura pour effet de remplacer le précédent.