Les congés payés acquis par un salarié doivent en principe être pris pendant la période de référence (généralement du 1er juin au 31 mai de l'année suivant leur acquisition).

Les jours de congés non pris sont alors considérés comme perdus, à moins d’un accord entre l’employeur et le salarié.

Un salarié peut demander à son employeur l’autorisation de reporter les congés payés non pris. Mais l’employeur n’est pas tenu d’accepter.

Pour en savoir plus, consultez cet article de notre blog : “Congés payés non pris : quelles obligations pour l’employeur ?”

La prise des congés payés est obligatoire. Par conséquent, le salarié qui n'a pu prendre ses congés, du fait de l'employeur, a droit à des dommages et intérêts en réparation du préjudice subi.

Il s’agit donc, dans cette hypothèse, de dommages-intérêts et non d’une Indemnité Compensatrice de Congés Payés qui a, quant à elle, la nature du salaire.

Cette indemnité (en dommages-intérêts) peut, dans les faits, être égale à celle de l'indemnité compensatrice de congés payés (en salaires). En pratique, le montant de cette indemnité sera fixé d'un commun accord entre le salarié et l'employeur.

Certains salariés peuvent légalement remplacer la prise de congés par une indemnité compensatrice : les concierges d'immeuble à usage d'habitation (C. trav., art. L. 7213-5) ainsi que les gérants non-salariés des succursales de commerce de détail alimentaire et de coopératives de consommation (C. trav., art. L. 7322-1).

Il est possible de reporter une partie de ces congés en vue de préparer un congé pour création d'entreprise ou un congé sabbatique, ou encore pour alimenter un compte épargne-temps.

Les congés payés non pris en fin de période de référence en raison des situations énumérées dans le précédent paragraphe doivent faire l’objet d’un report.

Depuis la loi du 23 avril 2024, l'employeur est obligé d'informer le salarié malade dans le mois (décompte en jours calendaires) suivant la reprise du travail :

Si le salarié est dans l’impossibilité de prendre tout ou partie de ses congés payés au cours de la période de prise des congés payés (en raison d'absence sur cette période, par exemple), il bénéficie d’une période de report de 15 mois. Passé ce délai, les congés sont définitivement perdus.

Le point de départ de ce délai de report débute à la date d’information par l’employeur.

💡Pour en savoir plus, consultez l'article du code du travail numérique.

PayFit vous permet de personnaliser le report des congés payés par collaborateur. Vous avez la possibilité de définir des règles différentes de report des congés légaux N-1 et N-2 et des congés supplémentaires N selon vos collaborateurs.

Si vous n’indiquez pas un nombre maximal de congés légaux à reporter, l’ensemble des congés payés N-1 non pris seront reportés dans un compteur N-2.

Pour indemniser les CP N-1 non pris sur PayFit, il vous suffit de vous rendre sur la fiche du collaborateur concerné.

1️⃣ Ajoutez d’abord une régularisation du salaire brut.

Rendez-vous dans l’onglet “Synthèse du mois”, cliquez sur le bouton “Ajouter ou modifier une régularisation” sur la droite de l’écran et saisissez le montant de l’indemnité.

2️⃣ Ensuite, modifiez le compteur de congés payés, plus bas dans la même fenêtre.

Descendez jusqu’à l’option “Modifier les compteurs de congés payés”. Choisissez le motif "Autre" et indiquez la raison de la régularisation.

Dans le champ "Type de congés", choisissez "Congés payés légaux N-1". Puis, repérez la case "Nombre de congés N-1 pris à régulariser". Indiquez le nombre de CP que vous avez indemnisés à votre salarié.

1️⃣ Pour activer le report des congés payés sur PayFit, il vous suffit de vous rendre dans la catégorie “Paramètres de paie" > "Absences et temps de travail".

2️⃣ Dans l'encart "Congés payés et RTT", cliquez sur "Accéder aux paramètres".

3️⃣ Dans l'onglet "Congés payés", repérez la partie "Report des congés non pris" et cliquez sur "Modifier".

4️⃣ Vous pouvez décider si les jours de congés N-1 et N-2 non pris seront reportés au lieu d’être périmés.

5️⃣ Vous pouvez décider de personnaliser le report par collaborateur en cliquant sur “Voir la méthode individuelle de report des congés payés des salariés”. Le tableau affiche la liste des collaborateurs et la méthode de report appliquée à chacun (à savoir : "Pas de report paramétré" ; "Report activé au niveau entreprise" ou "Report personnalisé").

6️⃣ Dans la colonne “Modifier” du tableau, vous accédez au paramétrage du report personnalisable par collaborateurs.

✅ Le report des congés payés s'appliquera alors sur le premier mois de la prochaine période de référence, soit :

💡 Les congés payés N-2 ayant déjà été reportés seront perdus à la fin de la période de référence pour laquelle ils ont été reportés.

C'est-à-dire que si vous reportez des CP N-1 en période A, ils deviendront donc des CP N-2 en période B. Ils se périmeront en période C.

Vous pouvez aussi décider de reporter les CP N-2 automatiquement, cela signifie que les CP ne seront jamais périmés.

7️⃣ Une fois le report légal terminé, vous avez la possibilité de supprimer les congés payés perdus via le module de régularisation accessible dans l’espace congés payés de votre collaborateur. Pour cela, rendez-vous sur la fiche du collaborateur dans l'onglet “Congés & absences". Puis dans l'espace"Congés" cliquez sur “Régularisations”.

Enfin, sélectionnez le motif : “Congé payé - fin de report”.

Rendez-vous dans la catégorie “Données et exports” > "Rapports" et cliquez sur “Ajouter un rapport”.

Nous allons créer un rapport qui va nous donner, pour le mois en cours, le solde de congés payés N-1 restant à chaque collaborateur.

Pour cela, complétez simplement les champs suivants.

Enregistrez ce nouveau rapport puis cliquez sur les trois points dans le tableau et choisissez l’option “Exporter” pour télécharger votre fichier au format .XLSX.