D’un jour à l’autre, l’activité d’une entreprise peut varier, du fait de son caractère saisonnier, de la fluctuation des commandes, etc.
La modulation du temps de travail permet d’adapter le rythme de travail des collaborateurs en fonction de l’activité.
Elle permet ainsi d'éviter les heures supplémentaires pour les collaborateurs à temps plein et les heures complémentaires pour les salariés à temps partiel en période de haute activité, les licenciements ou l’activité partielle en période de basse activité.
Ainsi, l’entreprise peut répartir la durée du travail de ses collaborateurs à temps plein ou à temps partiel sur une période supérieure à une semaine, et pour une durée maximale d'un an.
Ce dispositif entraîne un lissage des rémunérations, ce qui signifie que la rémunération mensuelle des collaborateurs est fixe et ne varie pas, peu importe les variations d'activité.

Mettre en place la modulation du temps de travail dans l'entreprise

La modulation du temps de travail pour les collaborateurs à temps plein et à temps partiel peut être appliquée à condition qu’elle soit autorisée par une convention ou un accord collectif d’entreprise / d’établissement / de branche. En l'absence d'accord, l'employeur peut toutefois aménager le temps de travail, sous les conditions énoncées ci-dessous.

💡Avant 2008, on parlait de temps partiel modulé. Depuis la loi du 20 août 2008, les accords collectifs de branche font désormais référence au temps partiel aménagé.
Les règles issues des accords conclus avant 2008 sont toujours valables et coexistent avec les règles présentes aujourd’hui dans le Code du travail sur le temps partiel aménagé.

Par un accord collectif d'entreprise

L’accord de modulation doit être soumis aux délégués syndicaux ou aux membres du CSE. Il doit énoncer les modalités d’aménagement du temps de travail tout en respectant les durées maximales légales.
Il détermine l’amplitude des horaires de travail avec une limite haute et une limite basse entre lesquelles les horaires de travail pourront varier.

L’accord doit également préciser :

la période de référence ;
les conditions de prise en compte des absences des collaborateurs et des arrivées / départs en cours de période ;
les délais de prévenance des changements d’horaires ou de durées.

Par l’employeur

En l’absence d’accord, l’employeur peut aménager le temps de travail à condition que la durée de travail soit organisée sous forme de périodes de 9 ou 4 semaines.

Les conditions suivantes doivent alors être respectées :

Aménagement de la durée du travail sur 9 semaines pour les entreprises de moins de 50 salariés (4 semaines pour les entreprises de 50 salariés et plus).
L’employeur établit le programme indicatif de la variation de la durée du travail. Ce dernier doit être soumis pour avis au CSE, s’il existe, ainsi que toute modification postérieure.
L’employeur communique au moins une fois par an au CSE, un bilan de la mise en œuvre du programme indicatif de la variation de la durée du travail.
Les collaborateurs sont prévenus des changements de leurs horaires de travail dans un délai de 7 jours ouvrés au moins avant la date à laquelle ce changement intervient.

Gérer la modulation du temps de travail sur PayFit

PayFit vous guide dans l'activation et le paramétrage de la modulation, selon les étapes suivantes :

1️⃣ Activer la modulation (vous pouvez passer cette étape si vous avez déjà activé la modulation) ;
2️⃣ Paramétrer votre politique de modulation ;
3️⃣ Activer les collaborateurs concernés ;
4️⃣ Choisir le mode de saisie mensuelle ;
5️⃣ Renseigner les données de modulation chaque mois ;

6️⃣ Retrouver les données de la modulation des mois précédents.

1️⃣ Activer la modulation

Rendez-vous dans la catégorie "Paramètres de paie" > "Absences et temps de travail".

Cliquez sur "Accéder aux paramètres" dans l'encart "Temps de travail". Puis repérez l'onglet "Autres fonctionnalités". Enfin dans l'encart "Modulation du temps de travail" cliquez sur "Modifier" pour activer la modulation.

2️⃣ Paramétrer votre politique de modulation

Vous pouvez paramétrer votre politique de modulation qui s'appliquera par défaut à tous les collaborateurs bénéficiant de la modulation.
Pour cela, rendez-vous dans la catégorie "Absences et Temps de travail" > "Modulation du temps de travail".

👉 Notez bien

Cet onglet n'apparaîtra qu'une fois la modulation activée depuis les paramètres avancés (voir 1️⃣ Activer la modulation).

💡 Munissez-vous de votre accord de modulation (si vous en avez un) afin de renseigner les informations demandées.

Selon si vous venez d'activer la modulation ou si vous souhaitez simplement modifier votre politique, l'accès au paramétrage est différent.

➡️ Si vous venez d'activer la modulation pour la première fois, cliquez sur "Accéder aux paramètres".

➡️ Si vous avez déjà activé la modulation une première fois et que vous souhaitez modifier vos paramètres, rendez-vous dans l'onglet "Paramètres" et cliquez sur sur "Modifier les paramètres".

Étape 1 : Paramètres généraux

Date de début et fin de période de modulation : il s'agit de la période sur laquelle la durée du travail sera répartie.
Plafond hebdomadaire d'heures supplémentaires : les heures effectuées au-delà de ce plafond hebdomadaire par les collaborateurs à temps plein constitueront des heures supplémentaires à rémunérer dans le mois courant (conformément au Code du Travail).

💡 Les heures supplémentaires effectuées au-delà du plafond hebdomadaire doivent être indemnisées (contrepartie financière et/ou repos compensateur).
Les heures réalisées entre le temps de travail contractuel et le plafond hebdomadaire d'heures supplémentaires alimentent le compteur de modulation.

Par exemple :

un collaborateur a un temps de travail contractuel hebdomadaire de 35h (collaborateur à temps plein)
le plafond hebdomadaire d'heures supplémentaires est de 48h (plafond prévu légalement)
ce collaborateur a finalement travaillé 50h sur la semaine

👉 2h (= 50h - 48h) supplémentaires seront compensées (contrepartie financière et/ou repos compensateur) sur le mois courant.

👉 13h (= 48h - 35h) alimenteront le compteur de modulation.

Contingent d'heures supplémentaires sur la période de référence : les heures supplémentaires effectuées au-delà du contingent par les collaborateurs à temps plein ouvriront droit à une contrepartie en repos obligatoire et devront être compensées en cours de période.

💡 Lorsque les heures supplémentaires effectuées dépassent le contingent, alors la moitié de ces heures doivent être compensées en repos, en plus de la compensation légale ou conventionnelle applicable aux heures supplémentaires.

Le contingent annuel d'heures supplémentaires en l'absence d'accord de branche ou d'entreprise est de 130 heures par collaborateur et par an.

Par exemple :

un collaborateur à temps plein a déjà eu 120 heures supplémentaires compensées depuis le début de la période de modulation
le contingent d’heures supplémentaires est de 130 heures
le collaborateur a 16 heures supplémentaires ce mois-ci (16h qui dépassent le plafond hebdomadaire d’heures supplémentaires)
L'effectif de l'entreprise est de 15 collaborateurs

👉 6h (= 120h + 16h - 130h) ouvriront droit à une contrepartie obligatoire en repos de 3h (= 6h / 50%). L’heure supplémentaire entraîne 50% de repos dans ce cas, puisque l’entreprise a un effectif inférieur à 20 collaborateurs.

👉 La compensation légale ou conventionnelle devra être appliquée ces 6 mêmes heures.

👉 Au total, 16h seront compensées (contrepartie financière et/ou repos compensateur) sur le mois courant.

Temps partiel modulé : Veuillez activer cette option si vous avez des collaborateurs à temps partiel concernés par la modulation .

Étape 2 : Compensation des heures supplémentaires

💡 Cette étape concerne les collaborateurs à temps plein.

Heures supplémentaires compensées en fin de période : les heures supplémentaires compensées en fin de période correspondent aux heures qui dépassent le temps de travail contractuel et qui n'ont pas été compensées en cours de période (c'est le cas si le solde en fin de période est positif ).
Par défaut, les taux et plafonds conventionnels s'appliquent (s'ils existent), les taux et plafonds légaux le cas échéant.
Heures supplémentaires compensées en cours de période : les heures supplémentaires compensées en cours de période sont les heures qui dépassent le plafond hebdomadaire et/ou le contingent défini dans l'étape précédente.
Vous allez pouvoir définir les modalités de compensation qui s'appliquent à ces heures, notamment les taux de majoration et le nombre maximal d'heures associés à chacun de ces plafonds.
Par défaut, les taux et plafonds seront les mêmes que pour les heures en fin de période. Mais vous pouvez les différencier si besoin.

Étape 3 : Compensation des heures complémentaires

👉 Notez bien

Cette étape concerne les collaborateurs à temps partiel et apparaît uniquement si l’option des temps partiel modulé a été cochée dans l’étape 1.

Les heures complémentaires compensées en fin de période correspondent aux heures qui dépassent le temps de travail contractuel (c'est le cas si le solde en fin de période est positif). Les heures complémentaires sont forcément payées (elles ne peuvent pas être compensées par du repos) en fin de période.

Par défaut, les taux et plafonds légaux s’appliquent :

10% dans la limite du 10ème des heures prévues au contrat
25% entre le 10ème et le 1/3 des heures prévues au contrat

3️⃣ Activer les collaborateurs concernés

A cette étape vous allez pouvoir définir les collaborateurs concernés par la modulation du temps de travail. La modulation pourra être activée ou désactivée selon les collaborateurs.

👉 Si vous activez le module de modulation sur votre établissement pour la première fois, la modulation sera "désactivée" pour tous les collaborateurs, par défaut.

La politique de modulation que vous avez paramétrée dans les paramètres généraux sera appliquée à tous les collaborateurs activés. Toutefois, vous pouvez paramétrer une politique spécifique par collaborateur, si besoin.

👉 Si le module de modulation était déjà activé sur votre établissement, les collaborateurs concernés seront bien identifiés et auront la modulation "activée". Cependant, la politique qui avait été paramétrée auparavant au niveau de chaque collaborateur sera identifiée comme politique "spécifique". En effet, le paramétrage ne pouvait être effectué que de manière individuelle. Suivez les prochaines étapes pour modifier ces paramètres.

Pour définir quels sont les collaborateurs concernés (modulation activée ou désactivée) et la politique appliquée (politique des paramètres généraux ou politique spécifique), vous pouvez utiliser un import ou gérer ces options de manière individuelle.

➡️ Via un import

Pour activer la modulation des collaborateurs concernés :

1. Rendez-vous dans la catégorie "Absences et Temps de travail" > "Modulation du temps de travail".
2. Cliquez sur l'onglet "Paramètres", puis sur "Importer" pour télécharger le fichier Excel.
3. Complétez-le et importez-le dans PayFit.

💡 Bon à savoir
Si vous avez l’habitude d’utiliser des fichiers d’import, il est conseillé de télécharger un nouveau fichier pour chaque utilisation. Ré-utiliser le même fichier peut générer des erreurs et bloquer l’import. En effet, le fichier peut évoluer en fonction des mises à jour de PayFit, mais aussi en fonction de la situation de votre établissement (entrée / sortie de collaborateurs par exemple).

➡️ De manière individuelle

Il est également possible de paramétrer la modulation collaborateur par collaborateur.

1️. Dans la catégorie "Mes collaborateurs", rendez-vous sur le profil du collaborateur, dans l'onglet "Synthèse du mois".

2️. Cliquez sur le bouton "Activer la modulation".

3️. Vous pourrez ensuite définir la politique à appliquer.

4️⃣ Choisir le mode de saisie mensuelle

Chaque mois, vous devrez renseigner les données de modulation du mois de vos collaborateurs.

Plusieurs modes de saisie sont possibles :

Heures travaillées : nombre d'heures réellement travaillées dans le mois.
💡 Les congés et absences, ainsi que les jours fériés chômés sont à exclure.
Ecart : nombre d'heures d'écart entre les heures théoriquement travaillées et les heures réellement travaillées.
Solde : solde au dernier jour du mois courant.

Les heures travaillées et l'écart du mois peuvent se renseigner pour l'ensemble du mois, ou semaine par semaine. Cela peut-être utile si vous souhaitez que PayFit détecte automatiquement le nombre d'heures supplémentaires de vos collaborateurs à compenser sur le mois courant, ou simplement si vous souhaitez avoir un suivi détaillé de la modulation.

Pour modifier le mode de saisie, rendez-vous dans la catégorie "Absences et Temps de travail" >"Modulation". Dans l'onglet "Paramètres" cliquez sur "Modifier mon mode de saisie".

5️⃣ Renseigner les données de modulation chaque mois

Plusieurs options s'offrent à vous, soit utiliser un import soit renseigner les données de modulation du mois de manière individuelle.

➡️ Via un import

1. Rendez-vous dans la catégorie "Absences et Temps de travail" > "Modulation du temps de travail".
2️. Dans l'onglet "Synthèse du mois" , cliquez sur "Importer" pour télécharger le fichier Excel.
3️. Complétez-le et importez-le dans PayFit.

➡️ De manière individuelle

1. Dans la catégorie "Mes collaborateurs", rendez-vous sur le profil du collaborateur, dans l'onglet "Synthèse du mois".
2️. Cliquez ensuite sur le bouton "Heures travaillées du mois", ou "Écart du mois" ou "Solde du mois" selon ce que vous avez paramétré et renseignez les informations correspondantes.

6️⃣ Retrouver les données de la modulation des mois précédents

➡️ Vous pouvez retrouver l'historique de la modulation du temps de travail sur la fiche du collaborateur.

Dans la catégorie "Mes collaborateurs", rendez-vous dans l'onglet "Synthèse du mois". Puis dans la partie "Modulation du temps de travail" cliquez sur "Historique".

➡️ Vous pouvez également exporter ces données depuis la catégorie "Données et exports” > “Rapports".

Cliquez sur le bouton "Ajouter un rapport".

Donnez un nom à ce rapport, puis dans le champ "Type de donnée" choisissez "Mes collaborateurs".

Enfin ajoutez le contenu du rapport de votre choix et définissez la période à observer.

💡 Astuce

Commencez à saisir le terme “modulation” dans la barre “Contenu du rapport” pour filtrer les données proposées.