👉 Notez bien
Le registre du personnel sur votre compte PayFit ne contient que les collaborateurs de votre entreprise ayant eu au moins une bulletin de paie éditée avec PayFit.
Si des collaborateurs ont quitté votre entreprise à une date antérieure à votre premier mois de paie sur le logiciel, vous devez conserver votre ancien registre unique du personnel datant d’avant votre passage à PayFit.
1. Qu'est-ce que le registre unique du personnel ?
Le registre unique du personnel est un document obligatoire établi par l’employeur d’une entreprise, quelle que soit sa taille. Il doit pouvoir être présenté en cas de contrôle de l’inspection du travail.
Il permet de garantir la transparence de l’ensemble des emplois de l’entreprise. Et ce dès la première embauche.
Ce registre doit comporter des mentions obligatoires relatives à l’identification des collaborateurs, à leur date d’embauche et de départ ainsi qu’au type de contrat de travail.
🗓 Les mentions y figurant doivent être conservées durant 5 années après chaque départ de collaborateur.
👉 Si votre entreprise comporte plusieurs établissements, chacun des établissements doit disposer de son propre registre.
Aucune forme particulière n’est imposée pour la tenue du registre, il peut être papier ou numérique.
2. Les stagiaires sans gratification doivent-ils y figurer ?
L’ensemble des stagiaires doivent être inscrits dans le registre unique du personnel de l’entreprise. Pour les stagiaires sans gratification, vous n’avez pas à les ajouter sur PayFit. Puisqu’ils n’apparaîtront pas sur le registre du personnel de PayFit, nous vous invitons à les inscrire dans un autre registre (en dehors du logiciel).
3. Comment l'exporter depuis PayFit ?
Le registre unique du personnel est disponible sur la catégorie "Données et exports" > "Registre unique du personnel" de votre compte PayFit.
Il retrace tous les contrats de travail enregistrés sur PayFit depuis votre arrivée.
Vous pouvez télécharger le tableau au format Excel en cliquant sur le bouton en bas à droite du tableau.
Les informations que vous pouvez cocher (et ainsi ajouter au tableau) sont les suivantes :
nom et prénom du collaborateur ;
nationalité ;
date de naissance ;
sexe ;
nom du poste ;
classification ;
date d'entrée ;
date de sortie prévisionnelle ;
date de sortie effective ;
transfert dans un autre établissement ;
date d'autorisation d'embauche ;
date d'autorisation de licenciement ;
type de contrat ;
temps de travail ;
contrat particulier ;
numéro de Sécurité Sociale ;
adresse ;
numéro de téléphone ;
ancienneté ;
tuteur du stage ;
clause de non-concurrences ;
télétravail permanent.
💡 Pour plus d'informations sur le registre unique du personnel, rendez-vous sur cet article de notre blog.
💡 Vous avez une question sur les rapports ?
Si vous contactez votre interlocuteur PayFit au sujet d'un export pour lequel vous avez besoin d'aide, pensez bien à indiquer :
les informations à exporter ;
les mois concernés ;
les collaborateurs concernés.
Transmettez également le fichier Excel que vous avez téléchargé.
Cela nous permettra de vous apporter une réponse plus rapidement.