Une fois la paie du mois clôturée, vous avez plusieurs possibilités pour payer les salaires.
L'une d'elle est de générer via PayFit des fichiers de virement SEPA : chaque mois, après la clôture de la paie, vous recevrez automatiquement un fichier SEPA qu'il vous suffira de transmettre à votre banque (si elle accepte ce format). Vous pourrez ainsi réaliser en une seule fois tous les virements des salaires du mois.
👉 Notez bien
A partir du 27 décembre 2022 le versement du salaire doit obligatoirement être réalisé sur un compte bancaire dont le salarié est titulaire ou co-titulaire.
Selon l'article R.3246-1 du code du travail, en cas de non-respect de cette obligation, les entreprises encourent une amende prévue pour les contraventions de 3ème classe, pouvant aller jusqu’à 450€ par salarié concerné.
Quand le fichier SEPA est-il généré ? Et où le trouver ?
Le fichier sera disponible après la clôture (manuelle ou automatique) de la paie.
Vous pourrez le trouver au format XML dans la catégorie "Documents" > "Gestion des documents".
Notez que le fichier SEPA ne sera pas généré si aucun employé n'a choisi d'être payé par virement bancaire.
Générer les fichiers de virement SEPA en cours de mois
Il est possible d'éditer des fichiers SEPA sans attendre la clôture de la paie.
Par exemple, si vous avez besoin de gérer :
Un acompte ;
Une avance ;
Une note de frais ;
Un solde de tout compte.
Rendez-vous dans le menu "Modes de paiement" > "Générer des fichiers SEPA".
Vous pourrez prévisualiser les employés concernés par l'un des cas ci-dessus et générer le fichier de SEPA pour exécuter le virement.
💡 Vous pouvez également exclure certains de ces employés du SEPA que vous allez générer, pour ne réaliser qu'une partie des virements.
Que faire du fichier SEPA une fois qu'il est généré ?
Il vous suffit de transmettre le document à votre banque, en suivant les indications qu'elle vous communiquera pour gérer ce type de document.
💡 Vous pourrez trouver l’historique des fichiers de virement SEPA dans la catégorie "Documents" > "Gestion des documents".
Comment exclure certains salariés du fichier SEPA ?
💡 Si vous avez besoin d'exclure un ou plusieurs salarié(s) du fichier SEPA des nets à payer, vous pouvez mettre ce ou ces salariés en "paiement par chèque".
Comment modifier les coordonnées bancaires pour le paiement ?
Vous pouvez modifier votre RIB (l'IBAN et le BIC de votre entreprise) depuis le menu "Mon établissement" > "Profil de l'établissement" > onglet "Coordonnées bancaires".
Si vous le souhaitez, vous pouvez indiquer des coordonnées bancaires différentes selon les organismes destinataires des versements :
le paiement des salaires ;
les cotisations à l'Urssaf ;
les cotisations à votre organisme de mutuelle ;
les cotisations aux institutions de prévoyance et mutuelle ;
le prélèvement à la source (DGFIP) ;
le remboursement des indemnités journalières de la Sécurité Sociale).
Pour cela, cochez la case "Renseigner des coordonnées bancaires différentes selon les prélèvements à effectuer" et renseignez les coordonnées bancaires que vous souhaitez avant de cliquer sur "Enregistrer".
💡 Pour savoir que dit la loi sur le paiement des salaires, consultez cet article de notre blog.
Comment modifier ou re-générer un fichier SEPA déjà généré ?
Si la date limite d’envoi de votre DSN à l’URSSAF n’est pas encore dépassée, vous avez la possibilité d’annuler votre clôture de paie pour corriger une information et ainsi re-générer un nouveau SEPA.
Pour en savoir plus sur cette procédure, nous vous invitons à consulter notre fiche sur le sujet Comment annuler la clôture de paie pour corriger une information ?.
Après lecture de cette fiche pratique et si vous êtes dans l’une des situations qui ne vous permet pas de rouvrir votre paie, nous vous invitons à contacter les équipes Support PayFit pour modifier ou re-générer votre fichier SEPA.