Vous utilisez Swile (ex Lunchr) pour gérer vos titres restaurant ? PayFit et Swile combinent leurs expertises pour vous permettre de mieux les gérer et de faciliter le transfert des données entre nos deux services.

Grâce à cette intégration, vous allez pouvoir recharger ou commander des cartes tous les mois. Suivez le guide !

Rendez-vous dans la catégorie "Mon établissement" > "Intégrations" puis repérez Swile et cliquez sur " Activer".

Puis prenez connaissance des CGV, cochez "Je certifie avoir pris connaissance des CGV et être dûment habilité(e) pour engager mon entreprise" et cliquez sur "Autoriser".

Rendez-vous dans la catégorie "Mon établissement" > "Intégrations", puis dans l'onglet "intégrations activées". Dans l'encart réservé à l'intégration Swile cliquez sur la flèche, puis cliquez sur "Actions" > "Configurer".

Pour permettre à PayFit et Swile de communiquer, vous devez choisir un mode d'identification : c'est-à-dire un moyen pour les deux services de reconnaître un même collaborateur.

Deux modes d'identification entre Swile et PayFit sont possibles :

➡️ Une fois que vous avez choisi le mode d’identification, vous disposez de deux méthodes pour compléter les informations.

Avec cette méthode , vous allez associer vos collaborateurs déclarés entre Swile et PayFit, directement dans le tableau “Paramétrages collaborateurs - Compatibilité Swile”.

1️⃣ Vérifiez pour chacun des collaborateurs que l'adresse email ou le matricule renseigné sur PayFit soit bien identique à ce qui est indiqué sur Swile.

Cliquez sur la flèche en bout de ligne pour modifier l'information si besoin ou pour indiquer l'adresse email renseignée sur Swile si elle est différente.

2️⃣ Vous avez la possibilité d'exclure des collaborateurs de l’intégration, dans ce cas leurs informations ne seront pas exportées vers Swile chaque mois.

💡 Vous pourrez toujours les inclure à nouveau quand vous le souhaiterez.

Avec cette méthode, vous allez importer plusieurs adresses email ou matricules à la fois, en utilisant un fichier d'import Excel (conseillé pour les entreprises comportant de nombreux collaborateurs).

💡 Cela nécessite donc de pouvoir modifier un fichier de ce type avec un logiciel compatible.

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1️⃣ Cliquez sur "Importer les adresses email" ou sur “Importer les matricules” au dessus du tableau.

2️⃣ Cliquez ensuite sur "Télécharger un modèle" ;

2️⃣ Dans la colonne “Voulez-vous exclure le salarié de l’intégration ?”, indiquez si vous voulez exclure le collaborateur sélectionné (s’il est exclu, ses informations ne seront pas exportées vers Swile chaque mois).

💡 Vous pourrez toujours l'inclure à nouveau quand vous le souhaiterez.

3️⃣ Indiquez dans la colonne “Utiliser le mail de PayFit” si vos collaborateurs sont enregistrés avec la même adresse email sur Swile et sur PayFit.

4️⃣ Si jamais vous avez indiqué “Non” car les adresses email sont différentes entre les deux services, indiquez l’adresse email qui est utilisée sur Swile dans la dernière colonne.

4️⃣ Enregistrez puis chargez le fichier dans PayFit en cliquant sur "Ajouter un fichier".

5️⃣ Vérifiez que les données importées sont correctes.

💡Si le fichier comporte des erreurs, sur la gauche, vous pouvez voir les fiches des collaborateurs contenant les informations à corriger (elles sont signalées par un ⚠️).

6️⃣ Cliquez sur "Finaliser l'import".

Chaque mois, vous allez pouvoir exporter les informations de PayFit vers Swile, ce qui vous permettra de recharger vos titres restaurants ou de commander de nouvelles cartes.

1️⃣ Format des exports mensuels

Définissez si vous souhaitez réaliser :

2️⃣ Paramétrage pour les commandes de cartes

Choisissez ici si vous souhaitez :

💡Concernant l'envoi de la carte Swile au collaborateur vous pouvez choisir entre l'adresse renseignée sur PayFit et elle renseignée sur Swile.

L'option choisie déterminera par défaut l'adresse postale d’envoi, mais vous pourrez toujours la modifier si vous le souhaitez (lors de la commande de nouvelles cartes).

3️⃣ Terminez la configuration de l’intégration en cliquant sur "Sauvegarder les changements".

1️⃣ Rendez-vous dans la catégorie "Éléments de rémunération" > "Repas" puis dans l'encart "Titres-restaurant" repérez "Intégration Swile" et cliquez sur "Accéder".

👉 Le tableau intitulé "Export Swile (chargement des titres)" affiche les montants mensuels à charger sur les cartes Swile pour chaque collaborateur.

2️⃣ Dans l'encart "Recharger vos cartes Swile" repérez le tableau "Export Swile complet" ou "Export Swile (chargement des titres)" et cliquez sur "Télécharger CSV".

3️⃣ Quittez PayFit et rendez-vous sur le site de Swile, dans votre compte Administrateur.

Sélectionnez "Nouvelle commande" > "Créditer les comptes de vos bénéficiaires" > "Importer via un fichier" ;

4️⃣ Cliquez sur "Importer via fichier", puis téléchargez l'export de vos collaborateurs (le CSV que vous avez téléchargé sur PayFit juste avant) ;

5️⃣ Toujours sur votre compte Swile, cliquez sur "Continuer" ;

6️⃣ Pour finir, choisissez le jour où vous souhaitez créditer vos cartes et le mode de paiement.

👉 Le tableau intitulé "Export Swile (commande de carte)" affiche les collaborateurs pour qui de nouvelles cartes sont commandées (les derniers arrivés).

Si vous n'avez pas choisi de générer d'export pour la recharge des cartes (deux exports distincts dont un pour les recharges de cartes ou un export complet) à l'étape 2 : Configurer vos exports ce tableau n'apparaîtra pas.

2️⃣ Dans l'encart "Recharger vos cartes Swile" repérez le tableau "Export Swile complet" ou "Export Swile (commande de cartes)" et cliquez sur "Télécharger CSV".

2️⃣ Quittez PayFit et rendez-vous sur le site de Swile, dans votre compte Administrateur. Sélectionnez "Nouvelle commande".

3️⃣ Cliquez sur “Commander des cartes” > “Import via un fichier” > “Importer via un fichier existant”, puis téléchargez l'export de vos collaborateurs (le CSV que vous avez téléchargé sur PayFit juste avant).

4️⃣ Votre commande de cartes Swile s'affiche.

💡 Dès l'ajout d'un nouveau collaborateur au sein de votre établissement, vous pourrez commander ici des cartes via un export sur PayFit puis import sur Swile.