👉 Notez bien
Actuellement, il est possible d'ajouter dans PayFit les jours d'école pour les apprentis (les titulaires d’un contrat d'apprentissage).
👉 Pour le moment, vous ne pouvez pas saisir les jours d'école pour les contrats de professionnalisation.
Si vous souhaitez déduire les jours de non-présence dans l’entreprise du nombre total des titres-restaurant pour les contrats de professionnalisation, indiquez le nombre de titres-restaurant manuellement chaque mois. Consultez cette fiche pour en savoir plus :Tickets restaurants : comment les attribuer et les gérer dans PayFit.
💡Pour connaître la différence entre le contrat d'apprentissage et de professionnalisation, consultez cette fiche pratique.
1️⃣ Renseigner les jours d'école sur PayFit
Pour ajouter les jours de formation d'un apprenti, deux accès sont possibles :
depuis le menu "Absences et temps de travail" > "Congés et absences" ;
depuis la fiche de l'apprenti.
💡Nous vous recommandons de renseigner les jours d'école au mois le mois afin d'éviter des erreurs en cas de modification de planning.
➡️ Ajouter les jours d'école depuis le menu "Absences et temps de travail" > "Congés et absences"
Rendez-vous dans le menu "Absences et temps de travail" > "Congés et absences", puis cochez "Jours d'école".
Vous pouvez utiliser deux méthodes :
un import pour renseigner les jours d'école de plusieurs apprentis à la fois ;
renseigner les jours d'école apprenti par apprenti.
Si vous souhaitez réaliser un import, cliquez sur "Importer". Puis suivez les instructions.
💡Pour en savoir plus sur les imports, consultez cette fiche pratique.
💡 Bon à savoir
Si vous avez l’habitude d’utiliser des fichiers d’import, il est conseillé de télécharger un nouveau fichier pour chaque utilisation. Ré-utiliser le même fichier peut générer des erreurs et bloquer l’import. En effet, le fichier peut évoluer en fonction des mises à jour de PayFit, mais aussi en fonction de la situation de votre établissement (entrée / sortie de collaborateurs par exemple).
Astuce : en dupliquant la ligne du collaborateur il est possible d’ajouter plusieurs périodes d’école en un seul import.
Si vous souhaitez renseigner les jours d'école collaborateur par collaborateur, cliquez la flèche vers le bas au bout de la ligne de chaque collaborateur concerné.
➡️ Ajouter les jours d'école depuis la fiche du collaborateur
Rendez-vous sur la fiche du collaborateur dans l'onglet "Congés & Absences". Puis dans la partie "Ni un congé, ni un arrêt de travail", repérez l'encart "Jours d'école" et cliquez sur "Ajouter".
➡️ Ajouter les jours d'école depuis l’espace collaborateur
Les apprentis ont également la possibilité de poser leurs absences pour jours d’école depuis leur espace personnel PayFit.
💡Pour savoir comment faire, n’hésitez pas à leur transmettre cette fiche pratique.
2️⃣ Les principales conséquences de l'ajout des jours d'école sur PayFit
Ajouter les jours d'école des apprentis sur PayFit a trois principales conséquences :
la retenue automatique de titres-restaurant ou paniers-repas sur la période où l'apprenti est à l'école ;
la mention sur le calendrier du bulletin de paie de la période où l'apprenti est à l'école ;
le décalage de la période de probation des 45 premiers jours suivant la conclusion du contrat sur la période où l'apprenti est à l'école.
➡️ La retenue de titres-restaurant ou paniers-repas
Par défaut, PayFit décompte un titre-restaurant ou panier-repas par jour d'école.
Si vous souhaitez tout de même attribuer des titres-restaurant ou paniers-repas lorsque les apprentis sont en formation, rendez-vous le menu "Eléments de rémunération" > "Repas". Puis cliquez sur "Paramètres" et cochez "Ne pas déduire de titres-restaurant ou de paniers-repas lorsque les apprentis sont à l'école".
💡Ici vous pouvez également choisir de déduire ou non les demi-journées non travaillées dans le décompte des titres-restaurant.
➡️ L'ajout d'une mention sur le calendrier du bulletin de paie de la période où l'apprenti est à l'école
Une fois les jours d'école ajoutés sur PayFit, vous pourrez voir les jours où les apprentis sont en formation sur le calendrier présent sur le bulletin du collaborateur.
➡️ Le décalage de la période de probation
Renseigner les jours d'école de l'apprenti sur PayFit va décaler d'autant de jours sa période de probation si cette dernière a été indiquée dans le contrat.
La période de probation pour les contrats d'apprentissage est de 45 jours.
Seules les périodes de présence en entreprise font partie de ces 45 jours, contrairement aux journées d'école.