Si vous souhaitez que vos salariés puissent avoir accès à certains documents depuis leur espace collaborateur, il vous suffit d'activer cette option.
Vous pourrez partager avec vos salariés leurs documents personnels et professionnels (contrat, titre de séjour, permis de conduire etc.) ou bien des documents internes à l’entreprise qui concernent l'ensemble des salariés.
➡️ Pour activer cette option, rendez-vous dans la catégorie “Accès et notifications” > “Accès collaborateurs” et cochez l'option en haut "Donner à vos employés l'accès à leurs documents".
Lorsque vous cliquez pour autoriser l’accès, PayFit vous rappelle les documents qui seront désormais partagés aux salariés :
les documents entreprise ;
les documents collaborateurs.
👉 Notez bien
Il n’est pas possible de sélectionner les documents qui peuvent être partagés ou non. L'ensemble des documents listés seront partagés aux salariés sur leur espace collaborateur.
➡️ Les documents entreprise
Vos salariés pourront avoir accès aux “Documents internes”. Il s’agit des documents de votre choix.
Pour ajouter des documents internes, rendez-vous dans le menu “Documents” > “Documents entreprise” > “Documents internes”.
Cliquez sur le bouton “Ajouter un document” pour télécharger le document de votre choix.
Un message “Dossier partageable” vous informe que ces documents sont partageables aux salariés si vous leur donnez l'accès à ces documents depuis les paramètres.
Si vous avez déjà donné l’accès aux documents dans le menu “Accès et notifications” > “Accès collaborateurs”, un message “Dossier partagé” vous informe que les documents dans ce dossier sont bien partagés aux salariés depuis leur espace collaborateur.
➡️ Les documents collaborateurs
Il s’agit des documents personnels ou professionnels des salariés :
permis de conduire ;
justificatif de note de frais ;
titre de séjour ;
titre de transport ;
entretien annuel ;
contrat de travail ;
document de fin de stage ;
convention de stage ;
médecine du travail ;
promesse d'embauche ;
bulletin de paie ;
justificatif de maladie et certificat d'événement familial ;
bulletins de paie (avant PayFit) ;
bilan Social Individuel ;
autres documents ;
formation.
Pour ajouter des documents liés à un salarié, rendez-vous dans le menu “Documents” > “Documents collaborateurs”.
Les documents qui peuvent être partagés sont repérables grâce à l'icône encadrée ci-dessous.
Cliquez sur le document de votre choix, par exemple "Contrat de travail", puis sur le bouton “Ajouter un document” pour télécharger le document et l’attribuer au salarié concerné.
Un message “Dossier partageable” vous informe que ces documents sont partageables aux salariés uniquement concernés et si vous leur avez donné l'accès à leurs documents dans les paramètres.
Si vous avez déjà donné l’accès aux documents dans le menu “Accès et notifications” > “Accès collaborateurs”, un message “Dossier partagé” vous informe que les documents dans ce dossier sont bien uniquement partagés au salarié concerné sur son espace collaborateur.
👉 Notez bien
Il n'est pas possible d'ajouter de nouveaux dossiers à la liste des dossiers déjà présents sur PayFit, ni de les renommer. Vous pouvez utiliser le dossier "Autres documents" pour ajouter d'autres documents de votre choix.