Depuis le menu "Demandes à valider", les gestionnaires de PayFit peuvent valider différentes demandes de leurs collaborateurs.
1️⃣ Quelles sont les demandes qu'un collaborateur peut effectuer depuis son espace Collaborateur ? Comment les valider en tant que Gestionnaire ?
Les demandes effectuées par les employés peuvent être de trois types :
Demandes pour des absences (RTT, congés payés, événement familial, etc.) ;
Demandes de remboursements de notes de frais ;
Demandes d'acompte ;
Pour que vos collaborateurs puissent effectuer ces demandes, il faut avoir activé ces fonctionnalités sur les espaces de vos collaborateurs.
👉 Afin de valider ou refuser la demande, le gestionnaire (ou le manager) peut sélectionner une (ou plusieurs) demande(s) et cliquer sur “...” dans la colonne dénommée “Actions”, puis choisir “Accepter”, “Refuser” ou encore “Détails”.
💡 Astuce : si vous avez à la fois un rôle de Gestionnaire et de Manager (cf. Les différents rôles sur PayFit), vous pouvez filtrer la vue des demandes pour afficher uniquement les demandes des personnes que vous managez.
2️⃣ Les demandes d'absence
Avant de valider chaque demande, le Gestionnaire ou le Manager du collaborateur demandeur peut cliquer sur "Détails".
Vous pourrez ainsi vérifier :
Le type d'absence ;
La période d'absence demandée ;
La durée de l'absence ;
Le solde de congés restants de l'employé ;
La justification de l'absence si nécessaire ;
Le calendrier de l'équipe pour vérifier les autres congés et absences des équipes pendant cette période ;
Le commentaire si l'employé en a ajouté un lors de sa demande.
➡️ Affichage du statut de validation
Toutes les demandes sont regroupées par statut de validation (dans les onglets correspondants : “En attente”, “En attente d'annulation”, “Validé”, “Refusé” ou “Annulé”) pour les retrouver facilement. Vous pourrez visualiser :
Le nom de l'employé demandeur ;
Le type d'absence ;
La période d'absence demandée ;
La durée de l'absence.
3️⃣ Les demandes de remboursement de note de frais
Avant de valider chaque demande, le Gestionnaire ou le Manager du collaborateur demandeur peut cliquer sur "Détails" et vérifier :
Le nom de la dépense ;
Le type de dépense ;
La date de la dépense ;
Le montant de la dépense ;
La demande de remboursement de frais ;
Le commentaire (le cas échéant).
➡️ Affichage du statut de validation
Toutes les demandes sont regroupées par statut de validation pour que vous puissiez les examiner facilement :
Le nom de l'employé demandeur ;
Le type de dépense ;
Le nom de la dépense ;
La date de soumission de la dépense ;
Le montant de la dépense.
4️⃣ Les demandes d'acompte
Avant de valider chaque demande, le Gestionnaire peut cliquer sur "Détails" et vérifier :
La date de soumission de la demande ;
Le montant demandé.
👉 Les managers n'ont pas accès à cette fonctionnalité.
💡 Pour en savoir plus sur les demandes d'acompte, consultez cet article dédié.
➡️ Affichage du statut de validation
Toutes les demandes sont regroupées par statut de validation pour que vous puissiez les examiner facilement :
Le nom de l'employé demandeur ;
La date de soumission de la demande ;
Le montant demandé.
5️⃣ Comment savoir qui a validé la demande d’absence d’un collaborateur ?
Plusieurs personnes peuvent valider les demandes d’un même collaborateur :
les gestionnaires qui ont accès par défaut à toutes les demandes de l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise ;
le manager de l’équipe via l’organigramme ;
les éventuels détenteurs de workflows.
👉 Pour savoir qui a validé une absence, rendez-vous dans le menu “Demandes à valider” > “Absence” puis cliquez sur l’onglet “Validé”.
Vous accédez alors à l’ensemble des absences qui sont validées et vous pourrez consulter le détail pour chacune d’entre elles en cliquant sur la ligne correspondante.
Vous pourrez notamment visualiser le solde actualisé du demandeur.
Si c'est un manager qui a validé la demande, vous pourrez voir son nom, ainsi que la date et l’heure de validation.
En cas d'absence créée par un gestionnaire...
Si l’absence du collaborateur a été créée par un gestionnaire, alors celle-ci est automatiquement validée.
Dans ce cas, elle apparaîtra également dans l’onglet “Validé” mais il n'y aura pas de détail sur la personne à l’origine de l'ajout, ni sur la date et l’heure de validation.
6️⃣ Comment paramétrer les demandes d’absence ?
👉 Les règles de validation vous permettent de définir des droits de validation et de visualisation personnalisés, en plus de ceux définis par défaut lors de l'assignation du manager sur la fiche du collaborateur.
Enfin, vous pouvez paramétrer les e-mails de notification pour choisir quels gestionnaires reçoivent les demandes.
Si vous ne renseignez pas de destinataire pour un type d'e-mails, ceux-ci seront envoyés par défaut à l’adresse email du gestionnaire qui les recevait jusqu’à présent.
➡️ Ces réglages s'effectuent depuis la catégorie "Paramètres personnels" en bas à gauche de votre écran, dans l'onglet "Notifications".
Par ailleurs, les règles de validation permettent de définir des droits de validation et de visualisation personnalisés, en plus de ceux définis par défaut lors de l'assignation du manager sur la fiche du collaborateur.