Non, car l’équivalent du contrat de travail pour un stagiaire est la convention de stage, signée par l'entreprise, l'établissement et l'étudiant-stagiaire. Elle définit les conditions du stage : durée, lieu, rémunération, couverture sociale du stagiaire, etc.

👉 Le stagiaire demeure sous le contrôle de son établissement scolaire, mais il est soumis aux règles en vigueur dans l’entreprise. Il doit, comme les salariés, se conformer au règlement interne : horaire de la pause déjeuner, heure d’arrivée, utilisation du matériel, etc.

Cette convention de stage servira de référence en cas de litige entre vous, le stagiaire et l’établissement.

Concernant la paie, les stagiaires font l'objet de dispositions particulières puisque vous devez leur verser une gratification mensuelle liée à un taux horaire et au nombre d’heures de présence effective du stagiaire.

👉 Cette gratification peut être totalement exonérée de cotisations si elle ne dépasse pas un certain montant. Le stagiaire n'étant pas considéré comme un salarié, il ne s'agit ni d'un salaire, ni d'une rémunération, ni d'une indemnité.

La gratification est obligatoire lorsque la présence du stagiaire est supérieure à 2 mois, soit l'équivalent de 44 jours (sur la base de 7 heures par jour), au cours de l'année d'enseignement (scolaire ou universitaire) et quel que soit le niveau d'études.

👉 Dans le cas où le stagiaire est présent moins de 44 jours, la gratification reste facultative pour l'employeur et ce n'est pas nécessaire de l'intégrer dans PayFit ; sauf s'il a droit à des avantages tels que les tickets restaurant ou le remboursement de ses frais de transport par exemple.

💡 A retenir pour le calcul de la présence :

Le taux horaire de la gratification doit obligatoirement figurer dans la convention de stage.

Pendant un congé de grossesse, de paternité ou d'adoption, ou autres autorisations d'absence, prévus à la convention, la gratification des jours d'absence n'est pas obligatoire, car celle-ci est calculée sur le nombre d'heures de présence effective du stagiaire. Mais elle reste possible et ne remet pas en cause l'obligation de gratification des jours de présence.

Selon la règle, une gratification est obligatoire pour chaque stage d’une durée supérieure à deux mois consécutifs ou non au cours d’une même année scolaire ou universitaire.

Le montant de la gratification est fixé par convention de branche ou accord professionnel étendu. A défaut de disposition conventionnelle, elle correspond à 15% du plafond horaire de la Sécurité Sociale.

Dans le cas où vous avez l’obligation de verser une gratification, elle doit être versée mensuellement et non à la fin de la période de stage. Le montant de la gratification doit être inscrit dans la convention de stage.

Concernant le versement de la gratification, deux options sont possibles :

1️⃣ La gratification est fixée en fonction des heures réellement effectuées chaque mois par le stagiaire.

2️⃣ La gratification est fixée en fonction d'un forfait.

Bon à savoir : le montant de la gratification peut varier d’un mois sur l’autre. Pour en savoir plus, cliquez ici.

N’hésitez pas à consulter cet exemple très clair sur le site de l’Urssaf.

👉 Dans les deux cas, le paramétrage s'effectue dans la section Temps de travail et rémunération du profil du stagiaire (ou lors de la création de son profil).

💡 Vous pouvez également utiliser cet outil de calcul pour la gratification de votre stagiaire. Il vous permettra de calculer :

💡 Vous vous posez la question "Faut-il délivrer un bulletin de paie au stagiaire ?" ? Rendez-vous sur cet article de notre blog.

La gratification de stage est facultative pour les stages inférieurs à deux mois.

Si votre stagiaire se trouve dans cette situation, vous n’avez donc pas à l’ajouter sur PayFit.

💡 Par exemple : une entreprise de 60 salariés ne peut accueillir plus de 9 stagiaires en même temps (60 x 15% = 9).

👉 Les périodes obligatoires de formation en milieu professionnel s'adressent en particulier aux étudiants en Certificat d'Aptitude Professionnelle (CAP), en baccalauréats professionnels, ou en Brevets de Technicien Supérieur (BTS).

Pour tout savoir sur les congés du stagiaire, consultez cette fiche pratique.

Votre stagiaire bénéficie au minimum de la gratification légale (obligatoire à partir de deux mois de stage dans l’entreprise) et il est arrêté pour maladie ?

Vous devez saisir son absence sur PayFit comme pour tout autre collaborateur.

Il pourra percevoir le remboursement de ses frais de santé et les indemnités journalières de la Sécurité Sociale (en fonction de la gratification habituellement perçue lorsqu’il n’est pas absent).

Pour en savoir plus, consultez cette page du site ameli.fr.

👉 En revanche, il n’existe pas d’obligation légale concernant le maintien de la gratification pendant l’arrêt maladie (c’est-à-dire le complément de salaire en plus des IJSS). Cela relève de la décision ou de la pratique de l’employeur. Si un stagiaire avec gratification est malade, les IJSS constitueront son unique revenu si l’employeur décide de ne pas appliquer de maintien.

1️⃣ Rendez-vous dans la catégorie "Mes collaborateurs" et cliquez sur "Ajouter un collaborateur".

💡Retrouvez la procédure complète dans cette fiche pratique.

2️⃣ Renseignez ses informations personnelles (identité, adresse, numéro de Sécurité Sociale...).

3️⃣ Lors de l'étape Nouveau Contrat, sélectionnez le statut "Stagiaire".

Indiquez le code PCS-ESE.

💡 En cas de doute, nous vous invitons à consulter notre fiche pratique.

Puis indiquez alors les dates de début et de fin de stage (la durée maximale est de 6 mois).

Vous pouvez aussi lui attribuer un matricule et le rattacher à des sections, mais pas la peine de renseigner mutuelle et prévoyance : les stagiaires n’ont le droit ni à la prévoyance ni à la mutuelle de l’entreprise.

4️⃣ Puis, renseignez le temps de travail hebdomadaire du stagiaire (généralement 35 heures).

Vous avez la possibilité de “bloquer” la rémunération du stagiaire si vous cochez la case "Renseigner le nombre d'heures du mois", afin qu'il reçoive la même gratification tous les mois.

Définissez ensuite le taux horaire de la gratification.

La gratification de votre stagiaire va varier en fonction des heures réellement effectuées.

💡Si vous le souhaitez, vous pouvez calculer le taux horaire à partir d'une gratification forfaitaire en cliquant sur le bouton "Calculer le taux horaire correspondant au forfait" en bleu.

Suivez les autres étapes et consultez cette fiche pratique si besoin.