📕 Le grand guide de la fin de contrat

Dernière mise à jour : lundi 19 septembre 2022

Vous devez mettre fin à un contrat pour la première fois ? Ce guide va vous expliquer toutes les étapes à suivre sur PayFit. 

👉 Notez bien

La fin de contrat ne peut être saisie dans PayFit que sur le mois de départ du salarié (ni avant, ni après).

La fin de contrat de votre salarié peut être effectuée à tout moment sur le mois de départ du salarié. 

Il n'est pas possible de mettre fin au contrat lorsque les bulletins de paie du mois concerné sont générés et que la paie est clôturée.

👉 Notez bien 

La génération des documents de fin de contrat peut prendre jusqu'à deux jours ouvrés. Prenez bien en compte ce délai pour organiser le départ de votre salarié.

⏯  Une version vidéo de ce guide sera disponible prochainement.

📕 Version écrite 

L'action de mettre fin à un contrat sur PayFit vous permet de générer les documents de fin de contrat : 

  • Certificat de travail ; 

  • Solde de Tout Compte (STC) ;

  • Attestation Employeur Re-matérialisée (AER).

La fin de contrat sur PayFit se découpe en 5 étapes : 

  • paramétrer la fin de contrat ;

  • valider les indemnités de fin de contrat ;

  • générer le Solde de Tout Compte et le Certificat de travail ;

  • déclarer la fin de contrat à Pôle Emploi ;

  • compléter l'AER. 

I. Paramétrer la fin de contrat

Pour mettre fin au contrat d’un salarié, il vous suffit de vous rendre sur l'onglet "Contrat" de son profil et de cliquer sur "Préparer la fin de contrat".

1️⃣ Motifs d'une fin de contrat

L’employeur peut mettre fin à un contrat pour plusieurs motifs :

  • Rupture conventionnelle

  • Licenciement (exemple : motif économique dans le cadre d’un contrat de sécurisation professionnelle CSP et autre motif économique) ; 

  • Démission du salarié ;

  • Départ à la retraite ; 

  • Autre type de rupture (exemple : transfert vers un autre établissement non présent sur PayFit, prise d'acte de la rupture du contrat, décès ou internement de l'employeur, décès du salarié, force majeure ou fait du prince, retrait d'enfant, résiliation judiciaire du contrat de travail).

Sélectionnez le motif qui correspond à votre situation. 

Et dans le cas d'un abandon de poste ? Sélectionnez "Licenciement" puis "Faute grave".

La faute du salarié est considérée comme une faute grave dès lors qu'elle rend impossible le maintien du salarié dans l'entreprise. Elle entraîne le départ immédiat du salarié. La faute grave peut être reconnue même si elle est commise pour la première fois.

En pratique, la faute grave est souvent admise dans les cas suivants :

  • absences injustifiées ou abandon de poste ;

  • indiscipline ou insubordination du salarié (refus d'effectuer une tâche de travail prévue dans le contrat) ;

  • harcèlement, violences ou injures envers l'employeur ou d'autres salariés ;

  • vols dans l'entreprise ;

  • état d'ivresse pendant les heures de travail. 

2️⃣ Procédures à respecter et date de fin de contrat

Dans le cadre de chaque rupture, l’employeur doit respecter des procédures légales, et souvent des préavis. Ces éléments sont précisés sur PayFit pour chaque situation.  

💡 Certaines absences prises durant la période de préavis (de licenciement, de démission ou de départ en retraite) peuvent entraîner sa suspension.

C’est le cas pour :

  • le congé de maternité / d’adoption ;

  • l’arrêt pour accident du travail et maladie professionnelle ; 

  • les congés payés (s’ils ont été acceptés avant la notification de rupture du contrat).

La période de préavis est alors repoussée pour une durée équivalente à celle de l’absence

A l’étape du préavis, si le salarié est concerné, PayFit vous indique les absences associées ainsi que les règles légales à ce sujet.

Sélectionnez ensuite une date de fin.

💡Si vous mettez fin à une période d'essai, en cliquant sur "Comprendre le délai de prévenance" à l'étape "Préavis", vous obtiendrez une explication détaillée du délai de prévenance qui est à respecter en fonction de la situation du salarié, la loi et de sa convention collective.

💡Une évolution de l'attestation Pôle Emploi prévoit que désormais, c'est la date de fin de contrat qui est prise en compte pour le calcul des droits au chômage et non plus le Dernier Jour Travaillé Payé (DJTP). Ce dernier ne figure plus sur l'Attestation Pôle Emploi.

3️⃣ Récapitulatif

A cette étape, vous pouvez modifier la date de fin de contrat si nécessaire. Puis il vous suffit de cliquer sur "Accéder aux indemnités".

Lorsque la date de fin de contrat du salarié est bien enregistrée sur PayFit, vous avez accès à un tableau récapitulatif. Il vous rappelle les différentes tâches à effectuer pour valider la fin de contrat et leur statut respectif.

II. Valider les indemnités de fin de contrat

Pour valider les indemnités de fin de contrat, les variables de paie (absences, primes, avantages en nature, etc.) doivent toutes être saisies pour le salarié concerné. Ces données peuvent avoir un impact sur le calcul des indemnités.

💡 Si vous validez les indemnités de contrat, vous ne pourrez plus saisir de nouvelles variables. Il vous faudra annuler l’intégralité de la fin de contrat pour saisir des variables, puis recommencer toutes les étapes de la fin de contrat.

Lorsque toutes les variables du salarié ont bien été renseignées, cliquez sur le bouton “Indemnités”.

1️⃣ Vérification

Cette étape vous permet de vous assurer que vous avez bien renseigné tous les éléments de paie pour le dernier mois de paie du salarié.

Vous avez la possibilité d'ajouter des éléments manquants, si nécessaire.
Une fois la vérification effectuée, cocher la case "J'ai ajouté tous les éléments de paie" puis passez à l'étape suivante.

2️⃣ Indemnités

Selon le motif de la fin de contrat, des indemnités peuvent être à verser. Vous pouvez également ajouter une indemnité transactionnelle. 

👉 Dans le cas où le salarié a cumulé plusieurs contrats successifs sans interruption de contrat (par exemple, un CDI suivant immédiatement un CDD) et si la prime de précarité n'a pas été versée à la fin du CDD, alors la période en CDD doit être comprise dans la FCTU.

💡 Si vous souhaitez connaître le détail de calcul des indemnités, cliquez sur le bouton "Afficher le détail du calcul". Les éléments permettant de calculer l’indemnité (comme le salaire de référence utilisé et l’ancienneté du salarié) s'afficheront, ainsi que la méthode ayant permis de calculer le montant proposé par PayFit.

Nous vous recommandons de ne pas modifier l'indemnité minimale légale ou conventionnelle. Ces modifications ont un impact sur les cotisations sociales dues aux organismes publics. Si vous souhaitez tout de même les modifier cliquez sur "Modifier le calcul".

3️⃣ Congés payés, RTT et repos

Les jours de congés payés non soldés à la fin du contrat doivent être payés au salarié sous la forme d'une indemnité compensatrice de congés payés (ICCP). Si le nombre de jours obtenus après le décompte n'est pas un nombre entier (c'est-à-dire s'il s'agit d'un nombre avec une virgule), il devra être arrondi au nombre entier supérieur selon le Code du travail.

💡Par exemple : s'il reste au salarié 13,5 congés payés à solder, PayFit arrondira automatiquement à 14 jours de congés.

Vérifiez les informations et cliquez sur "Valider les indemnités". 

💡Une fois les indemnités validées, vous pouvez retrouver le détail de calcul des indemnités de congés payés et de RTT. Cliquez sur les montants en face des lignes "Indemnité compensatrice de CP" et "Indemnité compensatrice de RTT" (dans le cas où le salarié avait aussi des RTT).

III. Générer le Solde de Tout Compte et le Certificat de travail

Pour mettre fin au contrat, il est nécessaire de générer certains documents comme le Solde de Tout Compte et le Certificat de travail. Pour cela, cliquez sur le bouton "Documents".

💡 Le Solde de Tout Compte est un document destiné à faire un « inventaire » des montants versés au salarié au moment de la rupture de son contrat. Établi par l'employeur, il est remis au salarié contre reçu : c'est le reçu pour Solde de Tout Compte.

1️⃣ Indemnités

A cette étape, vous pouvez visualiser et modifier si nécessaire les indemnités précédemment saisies.

2️⃣ Signataire

Si vous le souhaitez, vous pouvez pré-remplir les informations du signataire du Solde de Tout Compte et du Certificat de travail directement sur PayFit ("Lieu de la signature", "Nom de l'employeur", "Fonction de l'employeur"). Pour cela, cliquez sur "Pré-remplir les informations".

3️⃣ Paiement

Il est possible de choisir le mode de paiement du Solde de Tout Compte (virement, espèces, chèque, paiement par un autre établissement).

Vous pouvez choisir de générer un fichier SEPA séparé pour le paiement du Solde de Tout Compte du salarié. Si vous activez cette option, le fichier sera disponible dans votre espace "Documents entreprise" > "Fichiers de virements SEPA" > "Fichiers de virement SEPA - Acomptes, Notes de frais, Soldes de tout compte".

💡 Pour en savoir, plus consultez cet article : Payer un solde de tout compte en cours de mois

Si vous n'avez pas choisi cette option, le Solde de Tout Compte du salarié sera payé en même temps que le reste des salaires, après la génération des bulletins. 

Lors de cette étape vous pouvez également décider de recevoir les documents de fin de contrat, par email et dans votre espace documents ou simplement dans l'espace documents.

Enfin, vous avez la possibilité de prévisualiser le Solde de Tout Compte et le Certificat de travail. 

✅ Une fois cette étape complétée, le Solde de Tout Compte et le Certificat de travail seront disponibles dans le menu "Documents" > "Documents employés".

💡 Pour obtenir un modèle de reçu de Solde de Tout Compte, rendez-vous ici.

IV. Déclarer la fin de contrat à Pôle Emploi 

Vous mettez fin au contrat de votre salarié et le logiciel n’évoque pas la FCTU ? Il vous demande de valider une AED ? 

En raison de contraintes techniques, PayFit conserve le système AED pour certains salariés. Une tolérance administrative existe jusqu'à la fin de l'année 2022 afin de faciliter la transition entre le nouveau système FCTU et l’ancien système d’AED.

Si votre salarié est concerné, procédez à la génération de l’AED comme demandé par PayFit. Contrôlez les informations renseignées dans les différents tableaux et validez l’opération. Des indications vous aideront étape par étape. L’AED sera disponible sous 48h dans le menu “Mes documents” > “Documents employés”. Contactez le support PayFit si vous avez besoin d’aide.

Afin d'envoyer la FCTU et de générer l'AER, cliquez sur "Déclaration à Pôle emploi".

Cette étape permet de déclarer la fin de contrat auprès de Pôle Emploi. Une fois validée, vous recevrez l’attestation à transmettre à votre salarié.

Complétez ensuite les coordonnées du “Contact Pôle Emploi au sein de l’entreprise”.

Il s’agit d’un représentant de l’entreprise auquel Pôle Emploi peut se référer en cas de besoin. 

Le contact ne nécessite aucune délégation : il peut être l’employeur, le responsable des Ressources Humaines, l’administrateur du compte PayFit, etc. 

Cochez l’option pour enregistrer les données du contact. Elles seront pré-complétées lors des futures fins de contrat et pourront être modifiées à tout moment à cette même étape.

Enfin, cliquez sur "Envoyer la déclaration à Pôle Emploi".

💡 Pour en savoir plus sur la déclaration de Fin de Contrat de Travail Unique (FCTU) et l’Attestation Employeur Re-matérialisée (AER), consultez cet article dédié.

V. Compléter l'AER

A partir de la réception du signalement FCTU, Pôle Emploi génère l'AER en 48h au plus tôt 7 jours avant la fin effective du contrat du salarié.

Par exemple : si vous préparez la fin de contrat d'un salarié sur PayFit le 1er du mois et que sa fin de contrat est prévue au 27, Pôle Emploi ne génèrera pas l'AER avant le 20 du mois.

Dans cette période des 7 jours avant la fin effective du contrat, Pôle Emploi génère ensuite l'attestation sous 48h. Vous êtes averti par email lorsque le document est disponible dans le menu "Documents" > "Documents employés".

Prenez en compte ce délai lorsque vous organisez le rendez-vous de remise des documents de fin de contrat de votre salarié sortant, afin d'avoir toutes les pièces à votre disposition. 

👉 Avant de remettre l’AER au salarié, vous devez compléter la section ”8. authentification par l’employeur” soit :

  • en complétant la partie à la main après avoir imprimé l’AER ;

  • en modifiant le document PDF directement sur votre ordinateur.

Pour modifier le document PDF, cliquez sur les trois points “...” et téléchargez l’AER. 

Descendez tout au bas de la page jusqu’à la section ”8. authentification par l’employeur”. Le motif de la rupture du contrat de travail est déjà renseigné.

Complétez et cochez les autres champs nécessaires. La signature et le cachet de l’entreprise pourront être ajoutés à la main. 

✅ Enregistrez et imprimez le document pour le remettre au salarié.

Annuler / modifier une fin de contrat

Si vous souhaitez annuler ou modifier une fin de contrat, consultez cet article dédié

Simuler une fin de contrat 

Si vous souhaitez faire une simulation de fin de contrat, consultez cet article dédié.

J'ai effectué une fin de contrat mais l’AER n'est toujours pas disponible dans mes documents. Pourquoi ?

👉 Il peut y avoir un délai de 48h (2 jours ouvrés), le temps que Pôle Emploi génère l'AER et la transmette à PayFit. Pour rappel, vous disposez légalement de 5 jours pour remettre l’AER à votre salarié, à partir de la date de validation de son STC.

Prenez en compte ce délai lorsque vous organisez le rendez-vous de remise du Solde de Tout Compte de votre salarié sortant afin d'avoir toutes les pièces à votre disposition. 

📌 Ce qu'il faut retenir

1. PayFit me guide dans les étapes à effectuer selon le motif de la rupture de contrat. 

2. Je peux faire une simulation de fin de contrat.

3. Je dois bien prendre en compte dans mon organisation le délai de la génération de l'AER. 

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