Vous venez de prendre en main PayFit ? Vous vous apprêtez à réaliser votre toute première paie ?
Cette checklist va vous donner une vue d'ensemble des différentes étapes que vous allez réaliser ensuite.
Nous vous recommandons de parcourir cet article une première fois, puis de programmer dans votre agenda les différentes étapes que vous aurez à réaliser (en fonction de la date à laquelle vous souhaitez clôturer votre paie).
💡 Chaque élément de la checklist contient un lien vers des ressources pour vous aider à réaliser la tâche ou la vérification correspondante.
💡 Un doute ? Une hésitation ?
N’hésitez pas à vous rendre sur la PayFit Academy
Consultez les articles du Centre d’aide (toutes les questions les plus fréquentes de nos clients y ont leur réponse)
Et si vous ne trouvez pas votre réponse, nos équipes sont là pour vous guider (comment nous contacter).
👉 Soyez vigilant
Pour le bon déroulement de votre première paie, il est vital que les informations qui nous ont été transmises pendant votre migration vers PayFit soient exactes.
Si nécessaire, prenez le temps de revérifier les principales informations avec lesquelles vous allez démarrer votre compte PayFit : “Reprise d'historique : l'importance de bien importer les congés et salaires des employés”.
1️⃣ Préparer votre compte
🔲 J’ai regardé la formation disponible dans la PayFit Academy.
🔲 J’ai créé un accès “administrateur” à PayFit pour les personnes qui en requièrent un : votre gestionnaire de paie, votre responsable RH, votre expert-comptable, etc. (En savoir plus sur les différents "rôles" ou types d'accès à PayFit.)
🔲 (Si mon entreprise a souscrit aux modules), j’ai activé et paramétré les modules “Notes de frais”, “Absences” et “Suivi du temps de travail”.
🔲 J’ai vérifié et ajusté si besoin les paramètres liés à la paie de l'entreprise dans le menu “Paramètres de paie” : méthode de décompte des congés, rythmes de travail particuliers, etc.
🔲 J’ai assigné les managers aux salariés et j'ai éventuellement créé des “Workflows” afin que d'autres personnes que les managers soient notifiés des demandes d’absences, de notes de frais, etc.
🔲 (Facultatif) Afin de gérer plus facilement le versement des salaires, je sais utiliser le fichier de virements SEPA ou j’ai connecté PayFit et notre banque (si cette dernière fait partie des banques partenaires).
2️⃣ Préparer la paie
J’ai ajouté dans PayFit, pour le mois en cours…
🔲...les heures supplémentaires et temps de travail (travail nuit, dimanche, modulation…) ;
🔲 ...les primes, les acomptes et les avances ou encore les saisies sur salaire ;
🔲 ...les repas (tickets restaurants, paniers repas, avantages en nature, etc.) ;
🔲 ...les frais de transport en commun ou personnels ;
🔲 ...les fins de contrats ;
🔲 ...les absences (arrêts, congés, CP, RTT, etc.).
Vous devez saisir dans PayFit un arrêt de travail "en cours" (= la personne était en arrêt, et l’arrêt continue ou est prolongé lors de votre premier mois de paie sur PayFit) ?
Dans ce cas, soyez vigilant :
assurez-vous que les informations (date initiale de l'arrêt, prolongations, etc.) sont bien saisies ;
vérifiez que vous avez enregistré dans PayFit les arrêts maladie des 12 derniers mois (cette information est nécessaire pour calculer correctement le maintien employeur).
🔲 (Si nécessaire) J’ai traité les “Tâches requises” dans PayFit qui bloquent la paie.
3️⃣ Clôturer et générer la paie
4️⃣ Gérer l’après paie
🔲 Je me suis familiarisé avec le fonctionnement de la “Déclaration Sociale Nominative” (= un ensemble de déclarations importantes que PayFit va réaliser pour nous). En savoir plus sur le Centre d’Aide ou sur la PayFit Academy.
🔲 J’ai repéré dans PayFit où consulter et télécharger le détail de nos cotisations sociales et fiscales.
🔲 Je sais répondre aux questions les plus fréquentes que nos salariés peuvent avoir sur leur bulletin de paie, notamment la différence entre le net à payer avant prélèvement, le net imposable et le net payé.