Relier et utiliser l'intégration Lucca <> PayFit

Dernière mise à jour : mercredi 10 août 2022

1. Comment relier Lucca et PayFit ?

1️⃣ Intervention préalable de Lucca

Avant de pouvoir relier les solutions Lucca et PayFit, vous devez demander à Lucca d'établir un devis selon votre situation, afin de paramétrer votre compte Lucca et le rendre compatible avec le compte PayFit.

La connexion de nos deux plateformes demande une intervention payante de la part de Lucca. Veuillez contacter l'équipe support Lucca en cas de question à ce sujet.
Directement sur cette adresse "support@lucca.fr "ou bien via le bouton de support en bas à gauche de l'écran lorsque vous êtes connecté sur votre espace Lucca. 

2️⃣ Une fois l'intervention de Lucca effectuée, rendez-vous sur PayFit dans le menu "Intégrations".

Repérez l'intégration avec Lucca et cliquez sur "Activer".

3️⃣ Puis prenez connaissance des CGV et cliquez sur "Autoriser".

4️⃣ Sur le bouton "Actions" cliquez sur "Accéder".

5️⃣ Ensuite, cliquez sur le bouton "Renseigner les informations".

6️⃣ Suivez les étapes de la configuration et ajoutez notamment : 

  •  L’URL de votre compte Lucca. Elle correspond à l’adresse inscrite en haut de votre navigateur lorsque vous êtes connecté sur votre compte Lucca. Cela ressemble à "https://entreprise.ilucca.net/".

  • La clé API de Lucca. Pour trouver cette clé dans Lucca, rendez-vous  dans les paramètres, puis dans la section Authentification, SSO et API, et enfin Clé API.

7️⃣ Validez les informations.
Une première synchronisation des informations récupérées depuis votre compte Lucca va être lancée. Rendez-vous dans la section “2. La synchronisation des fiches salarié” de cet article pour savoir quelles informations sont transmises sur PayFit. Vous recevrez un email une fois cette synchronisation terminée.

2. La synchronisation des fiches salarié

1️⃣ Qu'est-ce que cela permet ?

La synchronisation des fiches salarié vous permet de gagner du temps lors de :

- la création d'un nouveau salarié ;

- la modification des informations personnelles d'un salarié.

2️⃣ Dans quel sens les informations sont-elles échangées ?

Lorsque vous ajouterez un nouveau salarié ou modifierez la fiche d'un salarié sur Lucca, cela sera automatiquement ajouté et mis à jour sur PayFit.

👉 Notez bien que l'échange d'informations ne se fait que dans un sens : de Lucca vers PayFit. L'inverse ne fonctionne pas.

3️⃣ Quelles informations sont transmises et quelles informations ne sont pas transmises ?

✅ Les informations transmises via la synchronisation : 

  • identifiant Lucca du salarié ;

  • titre civil ; 

  • prénom ;

  • nom ;

  • nom de naissance ;

  • date de naissance ;

  • ville de naissance ;

  • nationalité ;

  • matricule ; 

  • numéro de sécurité sociale ;

  • adresse ; 

  • complément d'adresse ; 

  • code postal ;

  • ville ;

  • code pays ;

  • pays de naissance ;

  • numéro de téléphone (professionnel) ; 

  • numéro de téléphone personnel ;

  • email personnel ; 

  • email professionnel ;

  • étudiant (est-ce que le salarié est étudiant ?) ; 

  • personne handicapée ; 

  • début de reconnaissance du statut BOETH dans l'entreprise ; 

  • enfants à charge ; 

  • enfants handicapés ; 

  • mode de paiement du salaire ; 

  • IBAN ; 

  • BIC ; 

  • date de début du contrat ; 

  • date de fin de contrat. 

❌ Les informations non transmises via la synchronisation : 

  • les informations ajoutées ou modifiées depuis PayFit ;

  • les salariés supprimés sur Lucca. Si un salarié quitte l'entreprise, vous devrez mettre fin à son contrat sur PayFit ; 

  • Le temps de travail et la rémunération. Vous devrez saisir ces informations  dans PayFit également.

4️⃣ Comment fonctionne la synchronisation ?

La synchronisation a lieu tous les jours aux alentours de 20h.

Toutes les modifications effectuées sur Lucca seront automatiquement répercutées sur PayFit, sans action de votre part.

👉 Si vous ajoutez un nouveau salarié sur Lucca, sa fiche sera automatiquement créée sur PayFit. Vous devrez cependant vous rendre sur sa fiche salarié sur PayFit pour compléter les informations liées à son contrat de travail. Vous pouvez suivre les étapes de cette fiche pratique.


👉 Si vous créez un profil sur Lucca mais que certaines informations personnelles ne sont pas renseignées, le profil sera tout de même ajouté sur PayFit automatiquement. 

Vous pourrez alors remplir les informations de son contrat de travail et compléter ultérieurement les informations personnelles manquantes.
Un message sur PayFit vous avertira et vous invitera à ajouter les informations manquantes sur Lucca. Elles seront ensuite ajoutées sur PayFit automatiquement lors de la prochaine synchronisation. 

💡 Sachez que vous pouvez demander à votre salarié de remplir ses informations personnelles directement depuis Lucca.

5️⃣ Visualiser le récapitulatif des informations synchronisées

Vous avez la possibilité de retrouver le récapitulatif des informations qui ont été modifiées sur PayFit ou via l’intégration des informations transmises par Lucca sur le mois en cours.

Pour cela, rendez-vous dans la catégorie "Intégrations". Dans la partie Lucca, sur le bouton "Actions" cliquez sur "Configurer".

Vous pourrez choisir de consulter soit les informations personnelles modifiées ("Données modifiées par rapport au mois passé") soit les derniers salariés ajoutés ("Employés créés depuis Lucca").

👉 Notez bien 

- Si une même information a été modifiée plusieurs fois, seule la dernière synchronisation sera affichée dans le récapitulatif.

- Seuls les salariés arrivant sur le mois en cours seront affichés dans le récapitulatif.

💡 Vous pouvez également télécharger ce récapitulatif en format PDF, Excel ou CSV.

3. La synchronisation des éléments variables de paie (congés et absences)

👉 Cette option de synchronisation n'est possible que si vous bénéficiez du module Timmi Absences de Lucca.

1️⃣ Qu'est-ce que cela permet ?

Cette synchronisation vous permet de gagner du temps en évitant de saisir à nouveau sur PayFit les congés et absences ajoutés sur Lucca.

2️⃣ Quelles informations sont transmises et quelles informations ne sont pas transmises ?

✅ Les informations transmises via la synchronisation : 

  • congés payés ; 

  • RTT ; 

  • repos ; 

  • absence rémunérée ;

  • congé sans solde ;

  • télétravail ;

  • enfant Malade ;

  • activité Partielle ;

  • congé Parental ;

  • déménagement ;

  • décès ;

  • mariage / PACS ;

  • naissance / Adoption ;

  • le temps partiel thérapeutique. 

❌ Les informations non transmises via la synchronisation : 

  • les arrêts de travail ; 

  • les congés et absences des mois futurs (Par exemple : Le 14/09, un salarié pose un congé pour le 13/10. Si la synchronisation est lancée le 28/09 pour la paie de septembre, ce congé du 13/10 ne sera pas importé. Le congé du 13/10 sera importé lors de la synchronisation réalisée en octobre.).

3️⃣ Dans quel sens les informations sont-elles échangées ?

👉 Notez bien que l'échange d'informations ne se fait que dans un sens : de Lucca vers PayFit. L'inverse ne fonctionne pas.

4️⃣ Comment synchroniser les informations ?

Vous pouvez à tout moment synchroniser les absences et congés de vos salariés entre Lucca et PayFit. Il est cependant recommandé d'effectuer cette synchronisation une seule fois par mois avant la clôture de la paie pour limiter la régularisation en cas de changement (par exemple : un congé annulé).

1. Rendez-vous dans le menu "Intégrations". Dans l'encart Lucca, cliquez sur "Configurer" puis cliquez sur "Synchroniser".

2. Lancez la synchronisation 

Une fois la synchronisation terminée, vous recevrez un email de confirmation. Il faut attendre que la synchronisation en cours soit terminée avant d'en lancer une nouvelle. Si vous n'avez pas reçu d'email après 24h, veuillez contacter l'équipe support PayFit.

3. La synchronisation est terminée

Dans ce cas 4 options sont possibles :

- Option 1 : Aucune donnée n'a été ajoutée sur Lucca depuis la dernière synchronisation avec PayFit. Dans ce cas, vous n'avez rien à faire.

- Option 2 : Des absences ou congés ont été ajoutés sur Lucca depuis la dernière synchronisation avec PayFit. Dans ce cas, vous devez récupérer ces données, cliquez simplement sur "Importer".

💡Si vous le souhaitez, vous pouvez vérifier l'import qui va être effectué en téléchargeant le fichier depuis votre espace document (Documents > Documents Entreprise > Intégrations), ou directement depuis l'e-mail que vous avez reçu.

- Option 3 : Des absences ou congés ont été supprimés sur Lucca depuis la dernière synchronisation avec PayFit. Dans ce cas, vous devez supprimer ces absences sur PayFit.

Pour retrouver la liste des absences à supprimer, rendez-vous dans votre espace document sur PayFit (Documents > Documents Entreprise > Intégrations). 

Prenez connaissance des absences à régulariser puis supprimez-les.

💡Pour savoir comment régulariser une absence, consultez cette fiche pratique : Comment modifier (ou annuler) une absence ou un congé déjà posé ?

Pour les arrêts maladie, congés maternité ou paternité, à modifier ou supprimer sur un mois passé

Merci de bien vouloir contacter les équipes Support PayFit pour qu’elles procèdent à certaines régularisations (SMIC Fillon, Plafond Mensuel de la Sécurité Sociale, etc.).

Veuillez indiquer dans votre message les informations listées dans cette fiche pratique.

- Option 4 : Des absences ou congés ont été ajoutés et d'autres ont été supprimés sur Lucca depuis la dernière synchronisation avec PayFit. Dans ce cas, vous devrez dans un premier temps, appliquer les régularisations en suivant les étapes de l'option 3, puis dans un second temps, importer les nouvelles absences en suivant les étapes de l'option 2.

💡Pour savoir comment régulariser une absence, consultez cette fiche pratique : Comment modifier (ou annuler) une absence ou un congé déjà posé ?

Pour les arrêts maladie, congés maternité ou paternité, à modifier ou supprimer sur un mois passé

Merci de bien vouloir contacter les équipes Support PayFit pour qu’elles procèdent à certaines régularisations (SMIC Fillon, Plafond Mensuel de la Sécurité Sociale, etc.).

Veuillez indiquer dans votre message les informations listées dans cette fiche pratique.

4. Questions fréquentes

1️⃣ Est-ce que les informations liées aux titres de transport peuvent être synchronisées ?

Non, les données des titres de transport ne peuvent pas être synchronisées.

2️⃣ Est-ce que les données liées au temps de travail et à la rémunération peuvent être synchronisés ?

Non, les données liées au temps de travail et à la rémunération ne peuvent pas être synchronisées.
C'est à l'employeur de les saisir sur PayFit.

3️⃣ Est-ce que les fins de contrat sont gérées par l'intégration ?

Il n'y a pas de synchronisation des sorties de salariés depuis Lucca vers PayFit.
En tant qu'employeur, vous devez mettre une date de fin de contrat au salarié sur Lucca et procéder à une fin de contrat dans PayFit.

4️⃣ Quels éléments sont utilisés pour faire correspondre les profils des salariés entre Lucca et PayFit ?

Plusieurs informations sont utilisées comme : le numéro de Sécurité Sociale, l'adresse email (professionnelle et personnelle), le numéro de téléphone (professionnel et personnel) et le matricule.

5️⃣ Est-ce que la réduction JEI d'un salarié peut être ajoutée via la synchronisation ?

Non, c'est à l'employeur de renseigner cette information lors de la finalisation de la création de la fiche salarié. Pour en savoir plus, consultez cette fiche pratique.

6️⃣ Est-ce que la synchronisation déclenche automatiquement la DPAE ?

Non, c'est à l'employeur de cocher cette option lors de la finalisation de la création de la fiche salarié sur PayFit. Pour en savoir plus, consultez cette fiche pratique.

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