1️. Qu'est-ce que la prime de vacances ?
La prime de vacances est une prime conventionnelle de la convention collective Syntec. Vous êtes obligé de la verser aux salariés éligibles.
💡Bon à savoir
La prime de vacances est également prévue par les conventions collectives suivantes :
0637 Commerce de la récupération
1672 Sociétés d'assurances
Elle peut aussi être prévue au sein d’un contrat de travail, d’accord collectif ou par l’usage.
👉 Rapportez-vous aux dispositions prévues dans les textes pour connaître les méthodes de calcul applicables, la fréquence de versement et les salariés éligibles.
2️. Qui est éligible ?
Vous devez verser la prime de vacances à tous les salariés présents dans l'entreprise durant le mois du versement. Aucune ancienneté minimale n'est requise pour recevoir la prime.
Exceptions
Les collaborateurs suivants ne reçoivent pas la prime de vacances :
les mandataires sociaux sans contrat de travail
les stagiaires
les personnes quittant l'entreprise avant le mois de versement (sauf accord ou usage contraire dans l'entreprise)
Salariés entrés en cours d’année
Le montant de la prime de vacances est adapté aux indemnités de congés payés (ICP) versées sur la période de référence N-1, pendant laquelle le salarié était présent.
Salariés en fin de contrat
Vous devez verser la prime de vacances aux salariés qui sont en fin de contrat sur le mois de versement de la prime de vacances.
Exemple : Vous versez la prime le 27 juin N et la période de référence au sein de votre entreprise s’étend du 1er juin N-1 au 31 mai N : un salarié quittant l'entreprise le 1er juin N doit recevoir la prime. Un salarié entrant le 1er février N doit recevoir la prime.
3️. Comment PayFit calcule le montant de la prime ?
La prime de vacances est calculée sur la base des indemnités de congés payés (ICP) versées aux salariés pendant la période de référence N-1 en fonction de leur présence sur la période.
PayFit applique le calcul suivant :
Montant de la prime de vacances = 10% du montant total de l'ICP acquise par le salarié durant la période de référence N-1.
💡 Précisions
👉 Période de référence N-1 : il s'agit de la période de référence de l’acquisition des congés payés de l’année N-1
👉 Montant total de l'ICP : Cela correspond à 1 % de la rémunération brute perçue par le salarié au cours de la période de référence N-1 (que l'on appelle aussi "base brute").
Vous pouvez trouver ce montant en créant un rapport dans la catégorie “Données et exports” > “Rapports”. Pour cela, sélectionnez la dimension "Congés payés - N-1 - Rémunération brute pour calcul de congés payés cumulés" associée à la période de référence de votre entreprise.
💡Pour en savoir plus, consultez la fiche d'aide Comment est rémunéré le salarié pendant ses congés payés ? du Centre d’aide.
4️. Quels autres méthodes de calcul existent ?
Il existe 2 autres méthodes de calcul de la prime de vacances, prévues par l'Avis 1 - Avis d’interprétation du 19 mars 1990 (Relatif à l’article 31 de la convention collective SYNTEC) :
Répartition égalitaire : Montant de la prime = montant total des indemnités de congés payés (ICP) acquis par l’ensemble des salariés pendant la période de référence N-1 / nombre de salariés.
Répartition au prorata des salaires avec majoration possible pour enfant à charge : La majoration appliquée par enfant à charge peut être fixée unilatéralement par l’employeur ou par accord d’entreprise.
👉 Si vous préférez utiliser une de ces méthodes, ajoutez de manière autonome la prime de vacances à vos salariés éligibles.
5️. Je verse déjà d'autres primes, peuvent-elles remplacer la prime de vacances ?
Si vous versez déjà des primes ou des gratifications, vous n’êtes pas obligé de verser en plus la prime de vacances, à certaines conditions :
Montant : elles doivent être au moins égales au montant minimal prévu conventionnellement pour le calcul de cette prime
Date de versement : au moins une partie de ces primes doit être versée entre le 1er mai et le 31 octobre
👉 Notez bien
Même si elles répondent aux conditions, ces primes ne peuvent jamais remplacer la prime de vacances :
la prime de 13e mois (prévue contractuellement ou non)
l'indemnité de précarité des enquêteurs vacataires
les titres-restaurant distribués chaque jour pendant 12 mois
les primes exceptionnelles versées en janvier, avril et décembre et donc en dehors de la période du 1 mai au 31 octobre
les rémunérations variables, primes d’objectifs et commissions qui dépendent d’un mode de calcul préalablement et objectivement défini
les primes versées dans le cadre de la rémunération fixe forfaitaire garantie annuellement
6️. Comment verser la prime de vacances sur PayFit ?
Trois méthodes sont possibles pour verser la prime sur PayFit.
1️⃣ Activer le versement automatique
Pour faciliter la gestion de votre paie, PayFit vous propose d'activer le versement automatique de la prime de vacances pour vos salariés éligibles.
PayFit calcule automatiquement le montant de la prime de vacances avec la méthode des 10% du montant total des indemnités de congés payés (ICP) acquise par le salarié durant la période de référence N-1 et la verse chaque année à vos salariés éligibles, sur le mois de versement que vous avez choisi.
Pour activer le versement automatique, rendez-vous dans la catégorie “Éléments de rémunération” > “Primes”. Puis dans l'encart “Prime de vacances conventionnelle” cliquez sur "Accéder"..
Cochez l'option "Activer la prime de vacances pour vos salariés éligibles", puis indiquez le mois de versement.
Si vous aviez déjà renseigné une prime de vacances, vous pouvez choisir l'option "Ignorer les primes de vacances ajoutées de manière individuelle ou par import en cas de versement automatique". Dans ce cas, PayFit ne tiendra pas compte de la prime individuelle, et seule la prime automatique sera versée.
💡Le versement automatique peut aussi être configuré depuis la catégorie “Paramètres de paie” > “Éléments de rémunération”. Dans l'onglet “Primes” repérez l'encart “Prime de vacances conventionnelle” et activez le versement automatique.
2️⃣ Ajouter les primes grâce à un import en masse
Vous pouvez également importer des primes de vacances en masse à vos salariés éligibles depuis la catégorie “Éléments de rémunération” > “Primes” en cliquant sur le bouton "Importer".
3️⃣ Ajouter les primes de manière individuelle
Enfin, il est possible d’ajouter une prime de vacances de manière individuelle depuis le profil du collaborateur. Pour cela, rendez-vous dans l'onglet "Eléments de rémunération" repérez l'encart "Primes" et cliquez sur "Ajouter".
Nous vous conseillons de ne pas opter pour cette solution afin d'éviter tout risque d'oubli dans le versement de la prime de vacances à l'un de vos salariés.
💡Pour en savoir plus, consultez cette fiche d'aide : Gérer les primes sur PayFit