🚀 Para poder realizar correctamente la migración de tus empleados a PayFit y garantizar un cálculo correcto de sus próximas nóminas, es importante que recopiles la siguiente información de tu gestoría anterior.
A continuación, te detallamos los documentos necesarios y su finalidad. También incluimos una plantilla de correo que puedes copiar y enviar directamente a tu antigua gestoría para solicitarlos.
¿Qué documentación debo pedir a mi anterior gestoría?
Informe de Trabajadores en Alta
Es un documento emitido por la Seguridad Social que incluye los datos básicos de los empleados que están dados de alta actualmente en la empresa.
📌 Para qué sirve: Nos ayuda a contrastar la situación laboral y los datos de afiliación de cada persona
Resúmenes de nóminas
Pide un desglose mensual del año en curso —desde enero hasta el mes anterior a la entrada en PayFit— en formato PDF o Excel, con el detalle por empleado: salario base, complementos, bases de cotización, retenciones, etc.
📌 Para qué sirve: Permite verificar el histórico salarial y comprobar que los datos utilizados en PayFit coinciden con los importes reales. Es clave para calcular correctamente el IRPF acumulado y contrastar los modelos fiscales ya presentados (111 y 190).
📷 Ejemplo de resumen:
Modelos 111 / 216 presentados
Estos modelos reflejan las retenciones e ingresos a cuenta realizados por la empresa (111) o por trabajadores no residentes (216).
📌 Para qué sirve: Necesitamos estos documentos para asegurar que las retenciones aplicadas han sido correctas y están declaradas.
Puedes solicitarlos a tu antigua gestoría o descargarlos directamente desde la web de la Agencia Tributaria.
Borrador del modelo 190 / 296
Es un archivo en formato .txt que recoge la información detallada por empleado para la declaración anual.
📌 Para qué sirve: Nos permite mantener la trazabilidad entre la parte del año gestionada por tu antigua gestoría y la que gestionaremos en PayFit. Debe contener los datos desde enero hasta el mes anterior a gestionar las nóminas en PayFit.
ℹ️ También te pediremos estos documentos, que probablemente ya tengas disponibles en tu sistema:
Certificado de deuda: acredita si existen deudas con Hacienda o la Seguridad Social relacionadas con la nómina.
Últimas 12 nóminas de los empleados: los PDF de cada nómina. Puedes adjuntarlos por trabajador o por mes, como te resulte más cómodo.
Plantilla para solicitar esta información
Puedes copiar y pegar el siguiente texto para pedir los documentos directamente a tu antigua gestoría:
Hola,
Estamos actualizando la documentación de nuestra empresa y necesitamos vuestra ayuda para recopilar cierta información.
¿Podríais facilitarnos, por favor, los siguientes documentos?
Informe de Trabajadores en Alta (última versión actualizada)
Resúmenes de nóminas (en PDF o Excel)
Modelos 111 o 216 presentados este año
Borrador del modelo 190 o 296 en formato .txt, con los datos de enero hasta el mes anterior a gestionar las nóminas en PayFit
¡Gracias de antemano por vuestra colaboración!
Un saludo,
[Tu nombre]
¿Y si mi empresa es de nueva creación?
Si tu empresa es de reciente creación y aún no dispone de un Código de Cuenta de Cotización (CCC), no será necesario que nos envíes los documentos mencionados anteriormente. En su lugar, te pediremos lo siguiente:
Modelo 036: la declaración censal de alta, baja o modificación para empresarios o profesionales que inician una o varias actividades económicas en España.
Escrituras de constitución de la sociedad: las últimas escrituras actualizadas de constitución, necesarias para tramitar la creación del CCC.
Certificado digital de la empresa: permitirá autorizar a PayFit ante la Seguridad Social para presentar declaraciones en tu nombre.
Con estos documentos, el equipo de onboarding podrá gestionar la creación del CCC a nombre de tu empresa.
¿Tienes alguna duda al respecto? Pregunta a Copilot
y, si necesitas más ayuda, contacta con nosotros directamente desde ahí.