🚀 ¿Tus empleados suelen tener gastos de empresa que deban rendir a lo largo del mes? ¡La nueva funcionalidad de PayFit te va a encantar!
¿Qué es el módulo de gastos de PayFit?
🚀 Con PayFit, es el propio empleado, quién con una simple foto, te envía la solicitud de aprobación de los gastos.
Sin embargo, si no quieres que sea el empleado quien informe los gastos a través de su espacio empleado, el administrador también tendrá la posibilidad de subir los gastos que los empleados le remitan a través de cualquier otra vía.
Además, podrás definir quien aprueba esos gastos (si el administrador o mánagers de equipo) y establecer políticas de límite que tiene tu empresa a la hora de tramitar gastos profesionales.
Por lo tanto, ¡olvídate de miles de facturas y tickets y tenlos todos registrados en PayFit!
¿Cómo introducir los gastos con PayFit?
Será el empleado quien introduzca los gastos
Para saber cómo introducir gastos profesionales como empleado, échale un vistazo a este artículo.
Será el administrador quien introduzca los gastos
Para introducir gastos profesionales desde el perfil de administrador, tendremos que situarnos en el menú de la izquierda en "Empleados" y seleccionar al empleado en cuestión. Una vez dentro haremos click en "Otras retribuciones".
Después, tendremos que bajar hasta hacer click en "Añadir un ticket o una factura":
Deberá rellenar la información solicitada y subir el documento acreditativo del gasto. Para finalizar el proceso, haremos clic en "Validar" y se podrá ver el gasto añadido en el perfil del empleado.
¿Cómo creo una política de gastos como administrador de PayFit?
En primer lugar, habrá que, desde el perfil de administrador, acceder a Retribuciones > Gastos de empresa > Configurar gastos
Crear una política general
Los ajustes de política general será aplicada por defecto a todas las solicitudes que realicen tus empleados:
Empieza por establecer la cantidad límite que tus empleados pueden gastar como gastos de empresa.
Escoge si quieres que aparezca un aviso (únicamente se avisa al empleado de que él o ella está excediendo la cantidad estipulada, pero podrá rendir el gasto de todas formas) o bien que aparezca una alerta de bloqueo (y no se permitirá rendir el gasto que excede de lo estipulado).
Escoge los campos obligatorios que el empleado deberá de adjuntar o rellenar a la hora de introducir un gasto. Por defecto, la casilla de "factura obligatoria" está activada, pero puedes desactivarla si así lo deseas.
Crear una política personalizada
También puedes establecer reglas diferentes según el tipo de gasto en cuestión creando una política personalizada por categoría desde el mismo apartado, haciendo click en "Crear nueva política de uso personalizada":
Debes seguir los siguientes pasos:
Selecciona la categoría de gasto que quieres asociar a esta política personalizada.
Define el límite máximo que puede gastarse en esa categoría.
Elige si deseas que el empleado vea una alerta o bien que se bloquee la opción de rendir el gasto.
Añade, si lo deseas, un mensaje de alerta personalizado para este tipo de categoría.
Puedes crear tantas políticas individuales como categorías de gasto existen. Si no has creado una política personalizada para una determinada categoría (por ejemplo, Transporte), se aplicará la política general de gasto. De esta forma, cuando el empleado está creando el gasto en PayFit, puede ver rápidamente la cantidad máxima que puede rendir para cada categoría de gasto.
Exprime el módulo utilizando la funcionalidad de reporting
Podrás acceder al reporting de los gastos desde el mismo módulo de Retribuciones > Gastos de empresa. Desde aquí podremos:
1. Visualizar todos los gastos aceptados, divididos por tipos de gasto e incluyendo un gráfico visual de gastos y una vista detallada de los mismos.
💡 Ten en cuenta que podrás visualizar los gastos de los distintos meses eligiendo el mes en cuestión a través del desplegable con el nombre del mes que aparece en la parte superior derecha de la pantalla.
2. Desde la vista detallada, podrás filtrar por categoría del gasto o por empleado en cuestión, tal y como te mostramos abajo. Este filtro afectará a la vista detallada de los gastos y te permitirá enfocarte en la categoría que más te interese.
3. Podrás exportar:
Todas las facturas. Podrás hacerlo con el botón "Facturas".
Una tabla resumen de todas las facturas en formato Excel. Podrás hacerlo con el botón "Exportar".
Una factura en cuestión. En la columna "Acciones" aparecen 3 puntos (...). Haz clic sobre los puntos y haz clic sobre "Descargar".
Cómo pagar a tus empleados los gastos de empresa
Para pagar los gastos de empresa de tus empleados, dispones de dos opciones:
Introducir los gastos directamente en nómina
Si quieres que los gastos de tus empleados se paguen directamente en sus nóminas, solo necesitas configurarlo a través del módulo de Configuración. Haz click sobre "Configuración avanzada" y después en "Nómina".
Busca y habilita la opción "Incluir los gastos de empresa en la nómina", tal y como te mostramos a continuación:
Pagar los gastos a través de un SEPA complementario
Si prefieres pagar los gastos a través de un SEPA complementario, tú mismo podrás generar el fichero en el momento en que así lo decidas.
Para ello accede al módulo de Cierre de nóminas > Otros pagos:
Además, tú mismo puedes incluir a aquellos empleados a los que quieras pagar a través del fichero SEPA haciendo clic en el botón "Importar", tal y como te mostramos a continuación:
Por último, haz click en el botón "Generar fichero SEPA de gastos de empresa" que aparece al final de esta página.
A partir de este momento, ya puedes acceder al módulo de Documentos y nóminas y entrar en la carpeta "Ficheros de transferencia SEPA - Otros" y encontrarás el fichero listo para ser subido al banco.
💡 Es muy importante que tengas en cuenta que el SEPA complementario de gastos solo podrá ser generado una vez al mes. Si, tras la generación del SEPA de gastos, validas otros gastos adicionales, con el cierre de nóminas se generará un SEPA adicional con los nuevos importes para que no te dejes ningún gasto sin pagar.
¿Qué es la conversión de divisa modificable?
Los gastos se pueden registrar en cualquier tipo de moneda, por lo que no estás obligado a informarlos en Euros. Podrás activar la opción de "Importe de conversión de divisa modificable" y así los empleados podrán añadir el gasto en la moneda deseada y se realizará una conversión automática de divisa.
¿Podré tirar los tickets o facturas de compra?
En PayFit con el módulo de gastos, podrás tener acceso a un resumen de todos los gastos profesionales de tu empresa, mes a mes y categorizados en función del tipo de gasto.
Asimismo podrás visualizar en cualquier momento los justificantes y descargar el detalle de gastos en formato Excel.
Por lo tanto, ¡puedes tirar los tickets o facturas una vez introducidos en PayFit sin problema!
¿Tienes alguna duda al respecto? Recuerda que puedes enviarnos un mensaje haciendo click en este icono 