¿Qué son las acciones requeridas?
Tal y como su nombre indica, las acciones requeridas son algunas acciones que el administrador de la cuenta de PayFit debe realizar antes de la generación del fichero SEPA.
Estas acciones son requerimientos que bloquearán el cierre automático del mes, y por las cuales no se generará el SEPA de ingreso, si no han sido revisadas y solucionadas antes de la fecha de cierre.
💡 Encontrarás estas notificaciones en la campana que acompaña el logo de PayFit. Cuando dicho elemento tenga asociada alguna acción a revisar aparecerá una bola roja al lado.
Para consultar de qué notificaciones se trata y poder resolverlas, únicamente deberás hacer clic en el símbolo de campana y, una vez se desplieguen todas las acciones por atender, haz clic en cada una de ellas.
¿Qué acciones requeridas existen y cómo resolverlas?
1. Extinguir o prorrogar un contrato
Si en el mes en curso el contrato de alguno de tus empleados finaliza, PayFit te solicitará que lo extingas o bien que lo prorrogues (siempre que la legislación permita dicha opción).
Ten en cuenta que esta decisión tendrá un gran impacto en la nómina de ese empleado.
2. Confirmar incapacidades temporales
Si durante el mes en curso algún empleado ha estado de baja médica y la fecha estimada del alta debía producirse en el mismo mes, PayFit te solicitará que confirmes si el empleado continúa de baja o bien si ya se ha reincorporado a su puesto de trabajo.
Además, ten en cuenta que un trabajador que se encuentre de baja médica un mes completo no podrá percibir conceptos variables en su nómina.
3. Realizar el cálculo de IRPF para nuevos empleados
Cada vez que des de alta a un nuevo empleado en la plataforma, es necesario que hagas un re-cálculo del IRPF durante el primer mes de contrato de dicho empleado.
4. Revisar si hay salarios negativos
Antes de generar el SEPA es importante que ninguna de las nóminas que vamos a pagar en el mes quede con un importe en negativo.
Es posible que se produzca esta situación si se ha realizado una actualización de salarios en el mes en curso que rebaje la mejora voluntaria a un valor negativo.
También puede darse en meses en los que el bruto del empleado es de 0 euros (por estar todo el mes disfrutando del permiso de nacimiento y cuidado del menor) pero tiene deducciones aplicadas en la nómina.
5. Corrección del DNI de un empleado
Si los datos identificativos del empleado son erróneos, PayFit detectará la incidencia y te avisará para que puedas solucionarlo.
6. Corrección de errores referentes a la situación familiar de un empleado
Que la situación familiar de un empleado sea la correcta es crucial para poder hacer un cálculo acertado del IPRF. Por ello, cuando Hacienda detecte alguna discrepancia en la situación familiar indicada, te avisaremos mediante una acción requerida para que puedas solucionarlo.
Se pueden dar dos situaciones dependiendo de tu situación familiar:
Si se indica una situación 1 (Familias monoparentales con hijos menores de edad o mayores de 18 años con discapacidad sujetos a patria potestad) pero no se introduce el número de hijos, te notificaremos mediante acción requerida.
Si indica la situación 2 (Contribuyente casado y no separado legalmente cuyo cónyuge no obtiene rentas anuales superiores a 1.500 € anuales, excluidas las exentas), es necesario introducir el DNI o NIF del cónyuge. Si éste no es correcto, te notificaremos mediante acción requerida.
7. Salario en especie superior al 30% del salario bruto anual
Puesto que no se ajusta a la legalidad que el salario en especie supere el 30% del salario bruto anual, si PayFit calcula que los límites se han traspasado te avisará para que corrijas la nómina antes del cierre.
8. Actualización o validación de los días festivos personalizados del centro de trabajo
Esta acción requerida únicamente te aparecerá a inicios de año y siempre que tengas días festivos personalizados configurados de otros años. Para poder resolver la acción requerida, tendrás que eliminar o modificar el año de los días festivos ya configurados.
Si necesitas más información sobre cómo configurar los días festivos personalizados, haz clic aquí.
9. Confirmación de un cambio contractual
Cuando realices un cambio de contrato para alguno de tus empleados con fecha futura, recibirás una notificación cercana a la fecha de cambio. Será necesaria tu confirmación unos días antes de que entre en vigor el cambio.
¿Qué pasa si tengo acciones requeridas el día en el que se debería generar mi fichero SEPA?
Sencillamente, el fichero SEPA no se generará. Ten en cuenta que las acciones requeridas son notificaciones que tienen un impacto directo sobre la nómina de tus empleados, por lo que necesitamos que indiques qué hacer con ellas antes de generar el fichero SEPA.
💡 Lo óptimo es que te asegures de no tener acciones requeridas el día antes al que tengas programado el cierre automático del mes. Pero no te preocupes, si tienes acciones requeridas PayFit te enviará un email dos días antes de la generación del fichero para avisarte.
Si el día de generación del SEPA tenía acciones requeridas, ¿qué puedo hacer?
Asegúrate de resolver las acciones requeridas pendientes y vuelve a establecer el día de cierre del mes y la generación del fichero SEPA.
💡 Solicita que el fichero SEPA se genere de nuevo desde Configuración > Cierre de nóminas, indicando el día que necesitas que se cierre el mes. Recuerda que el SEPA estará disponible la mañana siguiente en la carpeta de documentos.
¿Tienes alguna duda al respecto? Recuerda que puedes enviarnos un mensaje haciendo click en este icono 