¿Qué es y cómo afecta a las nóminas el IRPF?
El Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas es el impuesto que más impacto tiene sobre nuestras nóminas.
Es el tributo de carácter personal y directo que grava, según los principios de igualdad, generalidad y progresividad, la renta de las personas físicas de acuerdo con su naturaleza y circunstancias personales.
¿Cómo se calcula el tipo de IRPF a aplicar en una nómina?
El IRPF es un impuesto progresivo, va aumentando según crecen los ingresos. Se calcula según tres variables:
Los ingresos brutos del trabajador o sueldo bruto sujeto a tributación (se refleja en la declaración de la renta). Es la suma del dinero total ingresado en el año.
La situación personal y familiar de cada trabajador, que es informada anualmente a través del modelo 145 (o informada cada vez que se produce una modificación de la situación personal o familiar).
Los gastos deducibles (como las cuotas pagadas a la seguridad social).
💡 Ten en cuenta que, al tratarse de un impuesto progresivo, a mayores niveles de renta el porcentaje de IRPF aumenta hasta un máximo de un 47%. No hay un mínimo establecido.
Además, la situación familiar de cada empleado es muy importante a la hora de calcular el IRPF. Esto es, aunque las rentas brutas anuales sean iguales, los trabajadores con descendientes o asciendientes a cargo tienen un porcentaje de retención de IRPF inferior a los empleados solteros sin familiares a su cargo.
Para tener un cálculo exacto del tipo de IRPF (%) a aplicar en la nómina, es muy importante que anualmente los empleados actualicen su situación familiar mediante el formulario Modelo 145. Así mismo, resulta necesario que cuando se de un cambio en la situación personal (como el nacimiento de un hijo) se indique en dicho modelo y se actualice el coeficiente de retención aplicado.
¿Cómo se calcula la base imponible sobre la que aplica el IRPF?
La base imponible mensual sobre la que aplicaremos el porcentaje de IRPF en la nómina es la suma del total devengado por el trabajador en el mes concreto.
Es decir, es el resultado de sumar todos los rendimientos salariales (conceptos salariales de la nómina) excepto las cantidades exentas de IRPF como, por ejemplo, los tickets restaurante hasta el límite de 11 euros por día trabajado, dietas u otros planes de retribución flexible, planes de pensiones, etc.
Puedes comprobar el cálculo de la retención en la página web de la Agencia Tributaria, teniendo en cuenta que en ella el cálculo será anualizado y, por tanto, deberás indicar el total bruto anual de los rendimientos salariales, así como los gastos deducibles anuales (cotizaciones a la Seguridad Social del empleado) y la correcta situación personal del empleado.
¿Cómo puedo controlo el IRPF en PayFit?
PayFit calcula el IRPF de cada nómina utilizando los parámetros de la Agencia Tributaria, para que te olvides de hacer tú mismo los cálculos.
💡Debes tener en cuenta que PayFit no realiza el cálculo del IRPF de forma anualizada. Es decir, cuando das de alta al empleado en Plataforma, PayFit aplica el porcentaje de IRPF teniendo en cuenta el bruto anual que va a cobrar el trabajador en esta empresa en el año natural actual, no teniendo en cuenta el bruto anual fijado por contrato.
Si el trabajador percibe algún tipo de retribución variable o su retribución por contrato varía durante el año, con el cálculo del IRPF se ajustarán los tipos (%) aplicados en nómina.
🚀 Recomendamos realizar un cálculo del IRPF de forma mensual. En su defecto, deberá realizarse, al menos, un cálculo por trimestre.
Para saber más respecto el cálculo de la retención de IRPF en Plataforma visita el siguiente artículo.
¿Cómo puedo calcular el IRPF de los trabajadores mensualmente desde PayFit?
Desde Cierre de nóminas > IRPF podrás recalcular los cálculos de IRPF. Es muy importante que se lancen cálculos del IRPF antes del cierre de las nóminas, ya que el hecho de incluir retribuciones variables en estas supone aumentar el bruto anual y, por tanto, la base imponible de IRPF.
💡 Resulta necesario recordar que si contratas a un nuevo empleado una vez iniciado el año, puede ser que éste haya tenido otras rentas del trabajo durante ese año natural y necesite aplicar un % de IRPF voluntario que esté por encima del que haya calculado PayFit.
Es por este motivo que desde PayFit, como administrador de la cuenta, puedes poner un nuevo tipo voluntario de IRPF en la nómina, siempre que sea superior al que la plataforma ha calculado siguiendo los parámetros establecidos por la AEAT.
Q&A Más relevantes
¿Todos los empleados están obligados a tener retención de IRPF? ¿Y si cobran el Salario Mínimo Interprofesional?
Sí, todos los empleados, con indiferencia del tipo de contrato que tengan, tendrán retención de IRPF en su nómina si sus rentas llegan al mínimo de rentas establecido.
En función de sus características personales (informadas anualmente en el Modelo 145), así como de su retribución bruta anual, el coeficiente de retención será mayor o menor (incluso 0 %).
En los contratos temporales de duración inferior al año, la retención mínima es del 2 %. Aunque el bruto anual sea inferior al mínimo para practicar retención, estos contratos siempre tienen un 2 % como mínimo de IRPF retenido en nómina.
¿Puedo establecer un porcentaje de IRPF fijo para mis trabajadores?
El porcentaje de retención de IRPF será el que calcule la Agencia Tributaria teniendo en cuenta el bruto anual del empleado, así como su situación personal y familiar (si está casado, con hijos a cargo, etc.).
Dicho porcentaje podrá variar en función del aumento o disminución del bruto anual del empleado mes a mes. Si añadimos comisiones, por ejemplo, el bruto anual aumentará y su porcentaje de IRPF también. Del mismo modo, si el empleado reduce su jornada y, en consecuencia, su salario, el % de IRPF disminuirá.
Se podrá modificar el porcentaje de retención de IRPF del trabajador siempre que se quiera establecer un tipo superior al calculado por la AEAT. Si un empleado solicita de forma expresa una retención fija (aplicada cada mes, durante todo el año) superior al cálculo que hace PayFit, no habrá problema en indicarlo y que se lleve a cabo dicha retención.
No se podrá fijar una retención de IRPF voluntaria inferior a lo establecido por la AEAT, que haya calculado PayFit, teniendo en cuenta la situación personal y bruto anual del trabajador.
¿Por qué dos empleados con el mismo sueldo bruto anual tienen retenciones de IRPF distintas?
Es posible que ocurra que dos empleados que llevan a cabo las mismas funciones y están encuadrados en la misma categoría profesional, con el mismo sueldo anual y tengan una base de IRPF mensual exacta, pero se les aplique un porcentaje de retención distinto. Esto puede ser debido a:
La situación personal y familiar de cada trabajador puede que sea distinta. Los empleados con hijos a cargo, por ejemplo, tienen deducciones en la retención de IRPF por cada hijo. De este modo, dos trabajadores que cobren exactamente igual y su base de IRPF sea idéntica, pero tengan situaciones personales declaradas en el Modelo 145 anual diferentes, pueden tener una retención de IRPF distinta.
Es probable que los empleados no hayan sido contratados el mismo mes. Por tanto, el bruto anual que van a cobrar durante el año natural no será el mismo ya que dependerá de los meses que cada uno esté en la empresa.
Si de los dos empleados con el mismo bruto mensual uno es alta en la empresa en enero, ese año natural cobrará el 100 % del bruto anual previsto. En cambio, si el otro empleado es alta en la empresa en septiembre, únicamente cobrará el bruto anual por cuatro meses (de septiembre a diciembre). Aunque tengan el mismo importe bruto mensual, la retribución total anual percibida es distinta y el porcentaje de retención, por tanto, también.
¿A qué se debe el aumento del coeficiente de retención de IRPF de mi empleado en su nómina este mes?
Si has detectado que el neto a ingresar en la nómina mensual es inferior a la de otros meses, probablemente sea debido a que las retenciones han aumentado. Si las retenciones aumentan, es importante que revises la base de retención, así como el coeficiente de IRPF que se aplica a la misma.
Si entre un mes y el siguiente el coeficiente de IRPF ha aumentado es debido a que la base imponible calculada es superior. Esto ocurre cada vez que se incluyen conceptos variables que tributan en las nóminas de los empleados (como los bonos, comisiones, pluses, etc.).
Es correcto que al introducir variables que aumentan el bruto mensual y, por tanto, el total de retribución bruta anual del empleado, el coeficiente de IRPF se actualice y sea superior.
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