Dans le cas où vous avez plusieurs établissements (SIRET) sur PayFit, il existe deux types de facturation concernant le règlement de la base de votre abonnement.

1️⃣ L’établissement historique (le premier établissement ayant signé un contrat avec PayFit) de chaque société est facturé d’une base dite “évolutive”. Cette base est calculée selon le nombre de collaborateurs présents dans l’ensemble des établissements de la société au 10 du mois en cours. Elle peut donc évoluer chaque mois en fonction du nombre d’entrées et de sorties de collaborateurs.

2️⃣ Les établissements secondaires sont facturés d’une base “fixe” de 29€ par SIRET.

Vous pouvez être facturé de plusieurs mois sur la même facture si vous vous trouvez dans l’un de ces cas :

👉 La facturation du mois est alors reportée sur la facturation du mois suivant.

Les acomptes facturés chaque mois sont calculés en fonction du nombre de bulletins générés le mois précédent.

Pour le tout premier mois de facturation, il s’agit du nombre estimé de collaborateurs avec votre commercial et renseigné sur votre contrat PayFit.

Dans le cas où l’estimation ne reflète pas exactement la réalité (en raison des variations possibles des effectifs de votre société depuis la génération du contrat), ce montant sera automatiquement régularisé grâce au solde négatif du mois suivant, basé sur le nombre de collaborateurs du premier mois de paie sur PayFit.

Si votre paie du mois est générée après le 13 du mois suivant (par exemple : la paie du mois de janvier est clôturée le 14 février), seuls la base de février, l’acompte de février et le solde de janvier figureront sur la facture du 15 février.

L’abonnement au plan choisi (correspondant au nombre de collaborateurs pour le mois de janvier) sera réglé sur la facture suivante (le 15 mars).

Si par la suite, la paie du mois de février est générée avant le 13 mars, alors la facture du 15 mars contiendra la base de mars, l’acompte de mars et le solde de février, ainsi que deux lignes d’abonnement au plan (l’abonnement encore non facturé de janvier, ayant été reporté, ainsi que l’abonnement de février).

Lorsque vous n’utilisez plus votre compte (par exemple si votre établissement a fermé ou que vous souhaitez mettre fin à votre abonnement), nous vous invitons à contacter le Support PayFit. Nous pourrons ainsi procéder à la fermeture de votre compte.

Notez bien que si votre dernière clôture de paie date d’au moins 3 mois et qu’il vous reste des collaborateurs présents sur votre compte PayFit, vous serez facturé rétroactivement du nombre de collaborateurs à partir du 3ème mois.

Par exemple : vous arrêtez de clôturer votre paie avec PayFit à partir du mois de janvier mais vous oubliez de nous prévenir.

Vous êtes facturé chaque mois de la base de votre abonnement. A partir du mois de mars, vous serez également facturé du nombre de collaborateurs présents sur votre compte PayFit pour les mois de janvier à mars, puis jusqu’à ce qu’il n’y ait plus de collaborateur sur votre compte PayFit. L’abonnement de base continuera d’être facturé.

Certaines régularisations peuvent faire l’objet d’une facturation, selon leur nature. Si c’est le cas, un devis reprenant le type de régularisation et le montant vous sera envoyé par e-mail pour validation. Aucune régularisation ne sera effectuée sans votre accord.

La facturation intervient le mois où la correction est appliquée. Par exemple, si la régularisation apparaît sur les bulletins de mai, elle fera l'objet d'une facture complémentaire émise au cours du mois de mai.

Pour plus d’informations sur les régularisations effectuées par le Service client PayFit, nous vous conseillons de consulter cette fiche pratique :Valider une régularisation effectuée par le Service client PayFit via le module "Gérer les régularisations"

La facturation s'effectue en fonction du nombre de bulletins générés, si un collaborateur a plusieurs contrats sur un même mois, autant de bulletins seront générés et donc facturés.

Tous les collaborateurs, peu importe leur type de contrat, pour qui un bulletin de paie est généré, sont intégrés dans la facturation.

Si vous avez ajouté le profil d’un stagiaire sur PayFit, alors un bulletin de paie sera édité et vous serez facturé pour chaque émission de bulletin lié à ce collaborateur.

Vous embauchez un collaborateur pour une courte durée (extra, CDD d'usage, remplacement temporaire, fin de contrat anticipée) et vous vous demandez comment cela impacte votre facturation PayFit ?

Le principe est simple : chaque bulletin de paie généré est facturé, peu importe la date d'embauche du collaborateur et la durée du contrat.

Exemple concret :

En janvier, vous avez édité 15 bulletins, ce qui correspond à votre nombre habituel de collaborateurs :

Le 10 février (date à laquelle on comptabilise le nombre de contrats pour calculer la base de votre abonnement) : vous avez 15 contrats présents sur PayFit

Le 20 février : vous embauchez 2 collaborateurs qui restent 3 jours (du 20 au 22 février), vous créez donc 2 contrats supplémentaires.

⬇️ Sur votre facture du mois de février (éditée le 15 février) :

▶️ La ligne "Base d’abonnement" (du mois de février) indiquera : “1 base à (montant de votre abonnement)”

FACTURE DE FÉVRIER

▶️ La ligne “Modules en option”

👉 En février vous avez édité 17 bulletins, mais seulement 15 bulletins seront facturés sur la facture éditée en février. Et les 2 bulletins édités après le 10 février seront facturés sur la facture de mars.

Le mois suivant, en mars, vous ne réalisez pas de nouvelle embauche :

Le 10 mars (date à laquelle on comptabilise le nombre de contrats pour calculer la base de votre abonnement) : vous avez 15 contrats présents sur PayFit

Le 20 mars : vous comptabilisez 15 contrats présents sur PayFit, puisque vous n’avez pas réalisé d’embauche en mars.

⬇️ Sur votre facture du mois de mars (éditée le 15 mars) :

▶️ La ligne "Base d’abonnement (du mois de mars)" indiquera : “1 base à (montant de votre abonnement)”

FACTURE DE MARS

▶️ La ligne “Modules en option”

👉 En mars vous éditerez 15 bulletins mais vous serez facturé de 17 bulletins correspondant à la consommation réelle de février.