💡 La signature électronique est disponible sur PayFit uniquement si vous avez opté pour l'un des plans suivants :

Si vous souhaitez changer de plan, n'hésitez pas à contacter le support ou à faire une demande de démonstration directement sur PayFit.

La signature électronique (ou e-signature) est un procédé technique et juridique qui permet à des individus d’apporter un consentement et une approbation à des documents numériques.

C’est le règlement européen eIDAS (Electronic IDentification And Trust Services), applicable dans toute l’Union Européenne depuis 2016, qui définit les règles d’usage de la signature électronique et les conditions nécessaires à sa reconnaissance légale.

PayFit s'est associé à YouSign, un logiciel de signature électronique, qui bénéficie des certifications nécessaires pour fournir des signatures électroniques.
Le niveau de signature électronique choisi pour cette fonctionnalité est le niveau simple. Il s'agit du niveau suffisant pour les documents liés aux ressources humaines. Vous devez toutefois vérifier que celui-ci est compatible avec votre politique interne.
Pour en savoir plus sur les niveaux de signature proposés par YouSign, consultez cette page.

Cette fonctionnalité vous permet de faire signer de manière électronique des documents numériques comme des contrats de travail, des avenants ou des documents de fin de contrat.
Vous pouvez depuis PayFit partager un document à faire signer en désignant un ou plusieurs signataires (collaborateur, CEO, RH).
Une fois le document signé, vous pouvez le télécharger, mais aussi le mettre à disposition du collaborateur concerné sur son espace personnel PayFit.

💡Seuls les documents au format PDF en lien avec la paie et les ressources humaines peuvent être signés de manière électronique via l’application.

0️⃣ Si le document que vous souhaitez faire signer n'a pas été ajouté sur PayFit, suivez les instructions de cette fiche pratique.
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1️⃣ Rendez-vous sur la fiche du collaborateur, dans l'onglet "Documents". Repérez le dossier, puis le document à faire signer et cliquez sur "..." puis choisissez l'option "Envoyer pour signer".

2️⃣ Définissez les personnes qui devront signer ce document.

➡️ S’il s’agit d’une personne disposant d'un compte collaborateur sur PayFit, cliquez sur le champ en blanc pour accéder à la liste déroulante.

➡️ S’il s’agit d’une personne ne disposant pas d'un accès PayFit (comme un dirigeant, par exemple), cliquez d’abord sur “@ Ecrire une adresse électronique” puis indiquez simplement son adresse e-mail, ainsi que son prénom et son nom.

💡Si vous le souhaitez, vous pouvez demander à ce que les signataires signent le document les uns après les autres.
Pour cela, cochez l'option "Je souhaite que les signataires signent l'un après l'autre, dans l'ordre".
Dans ce cas, c'est l'ordre dans lequel vous avez ajouté les signataires qui sera appliqué. Tant que le premier signataire n'aura pas signé le document, le second ne pourra pas procéder à la signature.

💡Vous pouvez également choisir d'ajouter des variables de signature sur le document (mention, date et signature) et de définir vous-même l'endroit où elles seront placées. Ce sera au signataire que vous aurez désigné de les compléter. Pour cela, cochez l'option "Je souhaite ajouter des variables de signature (mention, date, signature) et le placer sur le document".

Vous pouvez ajouter jusqu'à 8 signataires pour un même document.

3️⃣ Puis cliquez sur "Envoyer pour signer".
💡 La première fois que vous utiliserez cette fonctionnalité, vous devrez également consulter et accepter les conditions générales de vente et d'utilisation, pour pouvoir valider l'envoi du document.

4️⃣ Le document est alors généré. Une nouvelle page est insérée à la fin, pour permettre d'ajouter les signatures.
Un e-mail est envoyé aux signataires de la part de PayFit avec un lien leur permettant de signer le document.
💡 L'accès au document pour les signataires est très simple et aucun compte n'est à créer.
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Un récapitulatif vous permet de suivre l'avancement de la signature. Cliquez sur la croix en haut à droite pour en sortir.
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💡 Pour connaître la procédure de signature électronique des signataires, consultez cet article dédié.

💡 Vous avez la possibilité d'annuler la demande de signature en cliquant sur "Supprimer la demande de signature".

Vous pouvez également relancer les personnes devant signer en cliquant sur "Relancer". S’il y a un ordre de signature en place, seule la personne qui doit signer en premier sera relancée.
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5️⃣ Un crayon orange apparaît à côté du document pour signifier que celui-ci est en cours de signature. Le crayon deviendra vert lorsque le document aura été signé par tous les signataires.

1️⃣ Rendez-vous dans la catégorie "Documents" > "Signature".

Deux onglets apparaissent :

2️⃣ Dans l'onglet "en cours", repérez le document concerné. Puis cliquez sur "..." et sur "Étapes de la signature".
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3️⃣ Le statut des différentes étapes apparaît. Vous pouvez rafraîchir cette page si besoin et relancer les signataires en attente en cliquant sur "Relancer". S’il y a un ordre de signature en place, seule la personne qui doit signer en premier sera relancée.

💡Vous avez la possibilité d'annuler la demande de signature en cliquant sur "Supprimer la demande de signature".

Pour quitter cette page cliquez simplement sur la croix en haut à droite.

💡Sachez que vous pouvez également suivre la signature d'un document depuis l'onglet "Documents" de la fiche du collaborateur concerné.

4️⃣ Une fois que le document aura été signé par toutes les personnes, vous recevrez un e-mail de la part de PayFit vous indiquant que le document est disponible.
Il sera déplacé dans l'onglet "Terminées". Vous pourrez alors le télécharger en cliquant sur "...", puis "Télécharger".

Les signataires recevront un message leur indiquant que la procédure de signature est terminée. Ils pourront, grâce à cet e-mail, récupérer le document.

Le document sera aussi disponible dans l'espace document du collaborateur, si vous avez opté pour l'option de partage de documents avec les collaborateurs.
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✅ L'ancienne version (sans la signature) qui était placée dans la catégorie "Documents" > "Gestion des documents" sera remplacée par la nouvelle (avec l’ensemble des signatures). Vous pouvez également télécharger le document une fois signé.