Lorsque vous ajoutez un nouveau collaborateur sur PayFit, vous devez indiquer son numéro de Sécurité Sociale.

Dans certaines situations, il est possible que vos collaborateurs n’aient pas encore ce numéro. C’est le cas par exemple pour des salariés étrangers. Des numéros alternatifs permettent alors de les identifier.

Nous vous expliquons dans cet article les différents numéros liés à la Sécurité Sociale et la manière de les renseigner sur PayFit.

J’ai un message d’erreur en complétant le numéro de Sécurité Sociale (ou NIR : Numéro d’Inscription au Répertoire) sur PayFit

➡️ Le NIR figure sur la carte vitale du collaborateur. Il est composé de 13 caractères.

Par exemple : 2 94 03 75 120 005 22 (ceci est un numéro fictif du site service-public.fr)

2 = Sexe (2 pour une femme, 1 pour un homme)

94 = Année de naissance

75 = Département de naissance

120 = Code commune INSEE

005 = N° d’ordre d’enregistrement sur le registre d’état civil de la commune pour le mois de naissance

22 = Clé de sécurité

💡 Si votre collaborateur ne connaît pas son numéro de Sécurité Sociale, nous vous conseillons de lui transmettre cette page du site ameli.fr : Trouver votre numéro de Sécurité Sociale.

👉 Lors de la création du collaborateur et en fonction des informations que vous avez renseignées (sexe, année de naissance, etc.), PayFit repère automatiquement si le numéro de Sécurité Sociale est correct. Pour éviter toute erreur, un message jaune vous indique quel chiffre ou numéro pose problème.

Mon collaborateur a un NIA (Numéro d’Identification d’Attente) identique à un numéro de Sécurité Sociale

👉 Les collaborateurs qui n’ont pas encore de numéros de Sécurité Sociale mais qui exercent une première activité professionnelle en France ou qui y résident doivent être immatriculés. C’est souvent le cas pour les collaborateurs étrangers.

Un NIA leur est attribué par le RNCPS (Répertoire national commun de la protection sociale) en attendant la réception d’un numéro de Sécurité Sociale définitif. Il permet l’inscription sur le SNGI (Système National de g-Gestion des Identifiants) qui sert de référentiel d'identité pour tous les organismes de protection sociale.

➡️ Ce NIA est constitué comme le NIR, et se transforme en NIR lorsque l’on a vérifié qu’aucune autre combinaison identique n’existe déjà.

Comment renseigner le NIA ?

Sur PayFit, rendez-vous dans la catégorie "Mes collaborateurs", sélectionnez le collaborateur concerné et cliquez sur l'onglet "Contrat".

Dans l'encart "Informations personnelles", cliquez sur le bouton "Modifier".

Cochez simplement la case "Pas encore de numéro de Sécurité Sociale" et indiquez le NIA.

Mon collaborateur a un numéro de Sécurité Sociale temporaire ou provisoire qui débute par 7 ou 8

➡️ Le numéro de Sécurité Sociale temporaire est composé de 13 caractères.

Il commence par un 7 pour un homme et 8 pour une femme.

👉 L’administration doit contrôler la pièce d’état civil transmise par l’assuré avant l’obtention du NIR ou du NIA. En attendant la fin de cette démarche, un numéro de Sécurité Sociale temporaire est transmis.

👉 Notez bien

Le numéro de Sécurité Sociale temporaire n’est pas reconnu dans PayFit.

Si votre collaborateur est en attente de son NIR ou NIA, nous vous invitons à indiquer un NTT (numéro technique temporaire) comme indiqué dans la section ci-dessous.

👉 Attention, le numéro de Sécurité Sociale temporaire et le NTT sont deux numéros bien différents.

le numéro de Sécurité Sociale est transmis par l’administration en attendant la délivrance du numéro de Sécurité Sociale définitif, il n’est pas reconnu par PayFit ;
le NTT est un identifiant attribué par l’employeur pour reconnaître le salarié dans les DSN.

Le NTT (Numéro Technique Temporaire) pour les collaborateurs sans numéro de Sécurité Sociale ni NIA

👉 Le NTT est un identifiant unique permettant à l'employeur de déclarer, dans un temps limité, un individu dont le numéro de Sécurité Sociale ou le NIA sont encore inconnus. Vous devez également indiquer un NTT si votre salarié a un numéro de Sécurité Sociale provisoire débutant par un 7 ou un 8.

C’est une solution transitoire qui permet simplement de faire le lien entre les éléments fournis dans les DSN successives et un même collaborateur.

➡️ Le NTT doit comporter au moins 11 caractères répondant aux contraintes suivantes :

le premier caractère doit correspondre au code sexe du collaborateur : 1 (pour un homme) ou 2 (pour une femme) ;
suivi du SIREN de l'entreprise ;
suivi d'un identifiant unique de l'individu dans l'entreprise, comme le matricule du collaborateur ou sa date de naissance par exemple.

💡 Ce numéro provisoire ne permet pas d'être remboursé par la CPAM. Nous vous conseillons de consulter notre fiche pratique pour plus d’informations : Attestation de salaire pour un salarié sans numéro de Sécurité Sociale.

Comment renseigner le NTT ?

Sur PayFit, rendez-vous dans la catégorie "Mes collaborateurs", sélectionnez le collaborateur concerné et cliquez sur l'onglet "Contrat".

Dans l'encart "Informations personnelles", cliquez sur le bouton "Modifier".

Cochez la case "Pas encore de numéro de Sécurité Sociale" et puis “Pas de Numéro d'Identifiant d'Attente" (NIA). PayFit vous propose un numéro généré aléatoirement que vous pouvez utiliser.

👉 Notez bien

Pour obtenir un numéro de Sécurité Sociale, le collaborateur peut se rendre sur cette page du site ameli.fr : Obtenir un numéro de Sécurité Sociale

Lorsque votre collaborateur obtiendra un NIR ou un NIA reconnu par la Sécurité Sociale, n’oubliez pas de l’ajouter sur PayFit. Rendez-vous dans la catégorie "Mes collaborateurs", sélectionnez le collaborateur concerné, puis dans l'onglet "Contrat" repérez l'encart "Informations personnelles" et cliquez sur "Modifier".

Mon collaborateur est stagiaire / a moins de 16 ans / est rattaché à la Sécurité Sociale de ses parents

👉 Chaque personne née en France dispose automatiquement d'un numéro de Sécurité Sociale. Même si elle est mineure ou rattachée à la Sécurité Sociale d'un de ses parents.

✅ Pour trouver le numéro de Sécurité Sociale d'une personne qui a moins de 16 ans, il existe deux techniques.

Si la personne possède une carte vitale, le numéro de Sécurité Sociale y est indiqué.
Si la personne n’a pas de carte vitale, ses parents peuvent consulter le site Ameli. Voici la procédure que vous pouvez transmettre à votre salarié pour l’aider à retrouver son numéro : Comment trouver le numéro de Sécurité Sociale de son enfant ?

💡Pour en savoir plus, consultez cette fiche pratique.