Nous vous invitons à être vigilant quant aux informations renseignées lors de l'ajout du collaborateur :

Ces données sont inscrites dans vos DSN mensuelles et les organismes les récupèrent pour diverses opérations. Par exemple, France Travail (ex Pôle Emploi) récupère ces données pour générer l'AER (attestation employeur re-matérialisée). En cas d'erreur perçue trop tard, le processus de régularisation peut s'avérer long et complexe.

Si vous avez oublié d’ajouter un collaborateur avant de clôturer votre paie du mois dernier, consultez cette fiche pratique dédiée pour ajouter son profil. Si cet oubli remonte à plusieurs mois en arrière, cette fiche pratique est également conseillée.

Rendez-vous dans la catégorie "Mes collaborateurs" et cliquez sur le bouton bleu "Ajouter un collaborateur".

Vous avez trois possibilités pour renseigner les informations personnelles du collaborateur :

1. Renseignez vous-même les informations personnelles de votre nouveau collaborateur ;
2. Créez un nouveau collaborateur sur la base d'un profil existant ;

3. Gagnez du temps, votre collaborateur recevra un e-mail pour renseigner ses informations
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💡Nous vous recommandons d'utiliser la dernière option, qui vous fera gagner du temps, vous évitera de demander des informations manquantes à votre collaborateur et réduira les erreurs de saisie.

1. Renseigner vous-même les informations personnelles de votre collaborateur.

Vous allez renseigner les caractéristiques personnelles de votre collaborateur.

Identité : titre, prénom, nom, nom d'usage (facultatif), date, lieu, pays de naissance, nationalité et numéro de Sécurité Sociale (PayFit dispose d'un vérificateur de clé).

Si votre collaborateur est de nationalité non européenne, des informations supplémentaires sont demandées :

💡Si vous rencontrez un problème avec l'ajout du numéro de sécurité sociale, consultez ces fiches pratiques :
- Ajouter un salarié, alternant ou stagiaire qui est rattaché à la sécurité sociale d'un de ses parents
​- Le numéro de sécurité sociale (NIR, NIA, NTT ou numéro provisoire) de ce collaborateur est refusé sur PayFit

Contact : adresse postale, adresse e-mail et numéro de téléphone.

Informations spécifiques : situation personnelle, informations familiales et bancaires.

2. Créez un nouveau collaborateur avec les informations contractuelles d'un autre collaborateur

Cette option vous permet d'ajouter un collaborateur sur PayFit qui aurait un contrat similaire à un collaborateur existant. Vous devrez simplement éditer ses informations personnelles mais les informations contractuelles seront pré-remplies.

Consultez l'étape suivante de cet article pour découvrir comment faire.

3. Gagnez du temps, votre collaborateur recevra un e-mail pour renseigner ses informations

Il vous suffit, dans ce cas, de renseigner les nom, prénom et adresse e-mail du nouveau collaborateur.

Ce dernier recevra un e-mail qui le redirigera vers PayFit et lui permettra de saisir ses informations personnelles.

Voici les éléments qui lui seront demandés :

Selon votre paramétrage, il devra également indiquer :

💡Vous avez la possibilité de réaliser cette action pour plusieurs collaborateurs à la fois.

Vous recevrez un e-mail une fois que le collaborateur aura terminé de renseigner ses informations. Vous pourrez ensuite indiquer ses informations contractuelles (tant que le collaborateur n'aura pas ajouté la totalité de ses informations personnelles, vous ne pourrez pas passer à la partie contractuelle). Consultez l'étape suivante de cet article pour découvrir comment faire.

💡 Vous aurez la possibilité de relancer le collaborateur qui n'a pas encore rempli ses informations personnelles, en utilisant le bouton "Renvoyer l'invitation à X" à partir du profil incomplet du collaborateur.

Les relances pour un collaborateur doivent être espacées d'au moins 6 heures.

Cette étape permet de renseigner les caractéristiques du contrat de votre collaborateur.

Type de contrat : statut, nature du contrat, dispositif particulier.

Régime particulier du collaborateur : convention collective individuelle.

Poste : classification, poste, nom du poste, code PCS-ESE, salaire minimum.

💡La liste des niveaux / coefficients proposés est automatiquement générée en fonction de votre convention collective. Le salaire minimum de la convention est lui aussi calculé automatiquement.

Pour en savoir plus sur la classification des emplois, consultez cette fiche d'aide.

💡Le code PCS-ESE correspond à l'emploi occupé par votre collaborateur. Il est déclaré en DSN. Pour en savoir plus, consultez notre fiche d'aide dédiée. La liste complète de tous les codes peut être consultée sur le site insee.fr.

Lieu du poste : lieu de travail, clause de mobilité, travail à l'étranger.

Durée du contrat : date de début et de fin de contrat, Déclaration Préalable A l'Embauche (DPAE), période d'essai, clause de non concurrence.

👉 N'oubliez pas de remplir la DPAE.

Si vous le souhaitez, PayFit peut s'en charger pour vous : il suffit d'indiquer "Oui" à la question "Voulez-vous que PayFit remplisse la DPAE pour vous ?". Il vous faudra dans ce cas également indiquer le Service de Santé au Travail.

Cotisations et affiliations : dispositif d'exonération, retraite complémentaire, prévoyance, mutuelle, taux de prélèvement à la source.

Intégration : indiquez ici si le collaborateur doit être relié ou exclu de certaines de vos intégrations.

Récapitulatif : enfin retrouvez un récapitulatif des informations renseignées.

Temps de travail : si le temps de travail dépasse la durée légale ou conventionnelle, vous pouvez alors ajouter des jours de repos (RTT) ou des heures supplémentaires, qui feront partie du contrat.

Rendez-vous dans la catégorie "Paramètres de paie" > "Absence et temps de travail" puis cliquez sur l'encart "Congés payés & RTT". Dans l'onglet "RTT", repérez l'encart "Acquisition des RTT" et cliquez sur "Modifier". Choisissez l'acquisition "Annuelle" ainsi que le mois d'acquisition de l'ensemble des RTT.

Ce paramétrage sera valable pour l'ensemble des collaborateurs. Il n'est pas possible de l'appliquer individuellement.

Rythme de travail : vous pouvez définir un rythme de travail particulier pour le collaborateur.

Salaire de base : il peut être fixé selon un forfait ou un taux horaire. Dans les deux cas, il doit respecter les minimums légaux et conventionnels.

La reprise d'historique ne vous sera demandée que si vous transférez un collaborateur vers un autre établissement.

👉 Cette étape est particulièrement importante. De nombreux calculs dans PayFit vont dépendre des informations que vous allez saisir ici. En cas de doute, consultez la fiche détaillée consacrée à cette étape : "Reprise d'historique".

Reprise de congés payés : si le collaborateur a déjà posé des jours de congés payés, indiquez-le ici pour que les compteurs de congés payés soient corrects sur le bulletin de salaire.

Reprise des rémunérations des mois précédents : vous pouvez saisir les salaires des mois précédents s'ils ont changé d'un mois à l'autre.

Si vous le souhaitez, vous pouvez générer le contrat de travail de votre collaborateur via PayFit. Pour en savoir plus, consultez cette fiche pratique.
Cette étape n'est pas obligatoire.

Cette dernière étape va vous permettre de sélectionner les modules SIRH (si vous y avez souscrit) disponibles depuis l'espace personnel de votre collaborateur.

Absence : Le module Absence est sélectionné par défaut. Il permet à votre collaborateur de consulter son solde de congés et de poser des demandes d'absences.

💡Si vous ne souhaitez pas activer le module "Absences" pour votre collaborateur, alors vous pouvez décocher la case.

Notes de frais : votre collaborateur pourra ajouter ses notes de frais.

Suivi du temps de travail : votre collaborateur pourra renseigner son temps de travail.

Après l'ajout du nouveau collaborateur, vous pourrez gérer l'activation du module "Absences" directement depuis la catégorie "Absences et temps de Travail"> "Calendrier" puis cliquez sur "Gérer l'activation".

Rendez-vous sur notre article Activer l'Espace collaborateur pour plus d'informations sur la création des espaces collaborateurs.