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Combo : comment transférer vos variables de paie et absences liées à vos plannings sur PayFit ?
Combo : comment transférer vos variables de paie et absences liées à vos plannings sur PayFit ?
Mis à jour il y a plus de 2 mois

Vous utilisez Combo comme solution de gestion de planning et de personnel ?

PayFit propose une intégration avec cette solution pour certaines conventions collectives.

En reliant votre compte PayFit et votre compte Combo, vous pouvez ainsi faire circuler l'information entre les deux plateformes.

1️⃣ Pour quelles conventions collectives cette intégration est-elle disponible ?

Grâce à cette intégration et à la mise en compatibilité de nos exports-imports, l'ensemble des variables de paie et d'absences liées à vos plannings dans Combo est désormais exportable directement vers PayFit.

Cette intégration est pour l’instant disponible pour les conventions collectives suivantes :

  • Hôtel-Café-Restaurant (1979)

  • Restauration Rapide (1501)

  • Commerce de détail et de gros à prédominance alimentaire (2216)

  • Commerce de détail des fruits et légumes, épicerie, produits laitiers (1505)

  • Commerces de détail non alimentaires (1517)

  • Commerce de détail de l'habillement et des articles textiles (1483)

  • Boulangerie-pâtisserie (0843)

  • Charcuterie de détail (0953)

2️⃣ Activation (pour la première fois)

1. Comment activer la mise en compatibilité des exports-imports avec votre solution de planning (PayFit vers Combo) ?

Au sein de la catégorie "Intégrations" vous avez la possibilité d'activer la mise en compatibilité des exports-imports avec votre logiciel de planning.

1️⃣ Repérez Combo et cliquez sur Activer.

2️⃣ Lisez les CGV et certifiez en avoir pris connaissance, puis cliquez sur Autoriser.

3️⃣ L'intégration est activée, assurez vous qu’elle le soit aussi sur Combo.

2. Comment activer l'intégration avec PayFit dans Combo ?

Dans Combo, rendez-vous sur cette page et cochez la solution PayFit pour activer l'intégration.

3️⃣ Configuration de l'intégration

Faire correspondre les profils des collaborateurs entre Combo et PayFit

Combo et PayFit étant deux solutions distinctes, nous avons besoin de nous assurer que les données que vous transférez d'une plateforme à une autre correspondent bien aux mêmes collaborateurs, en les identifiant de la même façon. C'est pour cette raison que nous vous demandons de suivre les étapes ci-dessous.

1️⃣ Pour commencer la configuration, sur PayFit cliquez sur "Configurer" puis sur "Configurer l’intégration".

2️⃣ Prenez connaissance de la première étape et passez à la suivante.

3️⃣ La liste des identifiants de vos collaborateurs apparaît.

Ce sont ces identifiants que vous allez pouvoir saisir dans Combo pour être certain que les deux applications communiquent correctement.

Ensuite deux méthodes s'offrent à vous.

➡️ Méthode 1

Copiez les identifiants de manière individuelle.

Pour cela, gardez ce menu PayFit ouvert puis rendez-vous sur Combo. Accédez à votre compte administrateur et collez les identifiants PayFit dans les informations personnelles du collaborateur dans le champ matricule présent ci-dessous :

💡 Répétez la manipulation à chaque fois qu'un nouveau collaborateur est ajouté sur PayFit !

➡️ Méthode 2

Téléchargez la liste des identifiants via le fichier CSV. Puis contactez votre interlocuteur Combo. Celui-ci pourra importer en une seule fois le fichier CSV contenant l'ensemble des identifiants PayFit. Cette manipulation n'est pas encore possible de façon autonome.

💡 Cette méthode pourra vous faire gagner du temps lors de la mise en compatibilité des deux solutions.

👉 Lorsqu'un nouveau collaborateur rejoint votre entreprise, n'oubliez pas de répéter la manœuvre en copiant le numéro d'identifiant de ce nouveau collaborateur (dans PayFit) et en le collant (dans Combo) puis en sauvegardant les changements. Vous serez averti sur la page Combo de votre compte PayFit.

4️⃣ Une fois que vous avez ajouté les identifiants PayFit de chacun de vos collaborateurs dans Combo, PayFit vous suggère plusieurs vérifications à effectuer en fonction de votre situation. Cliquez sur "Plus de détails" dans chacune des catégories pour découvrir les vérifications suggérées. Puis procédez aux modifications nécessaires et passez à l'étape suivante.

5️⃣ Enfin, paramétrez la manière dont vous souhaitez gérer les absences au sein de votre établissement et passez à la prochaine étape.

6️⃣ Prenez le temps de lire les dernières informations avant vos prochains imports et validez la configuration.

4️⃣ Utilisation (tous les mois)

Tous les mois en fin de période vous devez suivre ces 3 étapes :

  • Clôturez votre planning en fin de mois et téléchargez votre rapport de paie sur Combo ;

  • Importez votre rapport de paie sur PayFit via le bouton bleu "Importer mes données Combo" ;

  • Une fois l'import terminé, vous pouvez consulter vos bulletins mis à jour sur PayFit.

1. Comment exporter les variables de paie et absences depuis Combo ?

En fin de période et avant de clôturer votre paie, exportez vos rapports depuis Combo. Cet export comprend l'ensemble des absences (sauf activité partielle) et des éléments variables de paie (heures supplémentaires, heures complémentaires, repas, etc).

➡️ Rendez-vous dans votre espace administrateur Combo pour télécharger votre rapport de paie et absences.

2. Comment importer ces éléments dans PayFit ?

En fin de période et avant de clôturer votre paie, importez dans PayFit votre rapport exporté depuis Combo. Ce fichier est compatible entre les deux solutions et vous permet de limiter considérablement les retraitements.

➡️ Depuis votre espace PayFit au sein de la catégorie "Intégrations" repérez la partie dédiée à Combo et cliquez sur le bouton bleu "Importer les données Combo" dans la partie "Importer les données depuis Combo".

💡 Si vous ne souhaitez pas importer la totalité des absences de l’import Combo, supprimez d’abord l’absence concernée dans le fichier. Sauvegardez le fichier puis importez-le sur PayFit.

Vous pouvez également cliquer sur “Ignorer l’employé” pendant la phase de vérification de l’import. Notez bien que la totalité des absences du collaborateur concerné seront alors supprimées.

➡️ Vérification des données à importer

Avant de valider votre import, PayFit procède à une vérification des données à importer. Selon la cohérence de ces données vous pourrez visualiser différents statuts :

  • Pas de données : vous n'avez pas importé de donnée de ce type ;

  • Vérification OK : les données importées semblent cohérentes ;

  • A vérifier : des incohérences ont été détectées, nous vous invitons à contrôler ce point.

➡️ Visualisation des données après l'import

Une fois votre rapport importé dans PayFit, vous pouvez retrouver un récapitulatif de toutes les données importées via Combo en bas de la page.

Si vous constatez des erreurs sur vos variables de paie, il vous suffit de refaire l’import avec les éléments corrigés.

💡 Si vous avez des questions liées à l’import, consultez la page d’informations présente directement sur l’application. Cliquez sur le bouton en haut à droite de l’écran "Informations sur l’import".

3. Visualisation des données et des bulletins de paie

Vous voici maintenant prêt à générer votre paie !

Les dernières étapes restent les mêmes que celles dont vous avez l'habitude. Les variables importées (absences, congés, heures supplémentaires, etc) ayant un impact en temps réel sur les bulletins de paie, vous pouvez les visualiser avant la génération de la paie et vérifier l'évolution de vos charges et coûts associés.

👉 Notez bien

Certaines variables ne sont pas exportables depuis Combo (cf. 5️⃣ Quelles sont les données qui ne peuvent pas être exportées depuis le rapport de paie et absences de Combo ?). Il faut donc vous en occuper avant de clôturer la paie du mois en cours.

💡 Astuce

Sur PayFit, grâce à l'outil "Vérification des bulletins" dans la catégortie “Vérifier et clôturer votre paie” > “Vérifier les bulletins”, vous pouvez vérifier une dernière fois l'intégralité de vos bulletins de paie avant de les valider (uniquement pour effectuer une relecture, mais pas la validation ni la clôture de paie).

Une fois la vérification effectuée, vous pouvez clôturer votre paie !

5️⃣ Quelles sont les données qui ne peuvent pas être exportées depuis le rapport de paie et absences de Combo ?

Vous pouvez récupérer un grand nombre d’éléments depuis Combo :

  • Absences maintenues : ce sont les absences qui donnent lieu à un maintien de salaire de la part de l'employeur et qui nécessitent l'envoi d'une attestation de salaire :

  • Maladie ;

  • Maternité / Paternité / Adoption ;

  • Accident du travail ;

  • Maladie professionnelle.

  • Absences non maintenues : absences qui ne nécessitent pas l'envoi d'une attestation de salaire :

  • Absences justifiées ;

  • Absences injustifiées ;

  • Congés sans solde ;

  • Congé parental ;

  • Congé exceptionnel ;

  • Mise à pied conservatoire et disciplinaire.

  • Congés payés ;

  • RTT ;

  • Repos ;

  • Travail des jours fériés (hors 1er mai) ;

  • Indemnités repas ;

  • Avantage en nature nourriture ;

  • Titres restaurant ;

  • Heures de nuit et du dimanche ;

  • Heures supplémentaires et complémentaires compensées financièrement ;

  • Heures supplémentaires et complémentaires compensées par du repos.

Néanmoins, certaines données ne pourront être exportées et resteront à importer par vos soins. Il faudra donc saisir de façon classique dans PayFit ce type de variables :

  • Temps partiel thérapeutique ;

  • Activité partielle (pour importer de l'activité partielle en masse, veuillez suivre les indications de cet article dédié) ;

  • Accident de trajet ;

  • Travail le 1er mai ;

  • Primes ;

  • Frais de transport ;

  • Avantages en nature (autre que nourriture) ;

  • Frais professionnel ;

  • Notes de frais ;

  • Acompte et avance.

👉 Notez bien

Sur PayFit, il n’est pas possible de saisir deux types d’absences différents pour une même période.
Si vous devez effectuer plusieurs imports d’absences (par exemple un import d’absences et de congés Combo et un import PayFit dédié à l’activité partielle), commencez par importer le rapport Combo. Lorsque vous importerez le fichier d’activité partielle de PayFit, un message d’erreur vous indiquera que le collaborateur est déjà en congés sur ces dates s’il s’agit des mêmes périodes. Mettez à jour le fichier d’activité partielle et importez-le à nouveau.

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