Ajouter une absence
1️⃣ Depuis le profil du collaborateur, rendez-vous dans l'onglet "Congés & Absences".
2️⃣ Choisissez ensuite l'espace qui correspond au type d'absence que vous souhaitez ajouter :
Congés : pour les congés, RTT et repos ;
Arrêts de travail : pour les arrêts maladie, les accidents du travail ou de trajet, l ;
Ni un congé, ni un arrêt de travail : pour tous les autres types d'absence comme les événements exceptionnels, les congés sans solde, l'activité partielle, le télétravail, les astreintes …
Arrivée d'un enfant : pour les congés maternité et paternité ou second parent et les absences liées à l'arrivée d'un enfant (congé de naissance, congé d'adoption, congé pathologique)
3️⃣ Saisissez ensuite les détails de l'absence, en cliquant sur le bouton "Ajouter" dans l'encart correspondant.
💡 Pour les absences qui ne sont ni des congés, ni des arrêts de travail, si vous ne trouvez pas le type d'absence que vous recherchez dans cette liste, cliquez simplement sur "Autre" : vous aurez accès à d'autres propositions dans le champ suivant.
👉 Notez bien
Il n'est pas possible de superposer des absences différentes sur la même période.
💡 L'indemnisation de la sécurité sociale est automatiquement calculée. En fonction de votre convention collective et de la durée de l'absence, le maintien de salaire réalisé par l'employeur sera aussi automatiquement calculé, tout comme les indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS).
💡 Si l'absence a eu lieu pendant une période d'essai, vous pouvez décider de décaler ou non la date de fin de période d'essai selon le type d'absence.
Permettre aux collaborateurs de demander des absences depuis leur espace
Le paramétrage des types d'absences dépend du type d'absences à poser.
➡️ Pour les congés payés et les RTT
Rendez-vous dans le menu "Paramètres de paie" > "Absence et temps de travail". Repérez l'encart "Congés payés & RTT". Cliquez sur l'onglet "Autorisations & affichage" et choisissez quels types d'absences les salariés peuvent demander depuis leur espace employé.
➡️ Pour les absences sans solde, maladies et événements familiaux
Rendez-vous dans le menu "Paramètres de paie" > "Absence et temps de travail". Repérez l'encart "Absences". Cliquez sur l'onglet "Autorisations & affichage" puis sur l'encart "Espace employé : Demandes d'absences". Choisissez quels types d'absences les salariés peuvent demander depuis leur espace employé.
➡️ Pour les demandes de télétravail
Rendez-vous dans le menu "Paramètres de paie" > "Absence et temps de travail". Repérez l'encart "Temps de travail". Cliquez sur l'onglet "Autres fonctionnalités" puis sur l'encart "Télétravail". Vous pouvez autoriser ou non les salariés à demander des périodes de télétravail depuis leur espace employé.
Comment ajouter un arrêt de travail ou une absence liée à l'arrivée d'un enfant?
💡Retrouvez la démarche complète dans cette fiche pratique : Gérer les arrêts de travail dans PayFit
Comment ajouter une absence sur un mois précédent ?
Ajoutez une absence en indiquant les dates exactes (y compris celles du mois précédent). PayFit vous proposera une option pour indiquer que l'absence affecte la paie d'un mois déjà écoulé.
💡Retrouvez la démarche complète dans cette fiche pratique Ajouter un congé / absence / arrêt de travail après la clôture de paie.
Comment ajouter une absence injustifiée ?
1️⃣ Dans l'onglet "Congés & Absences", cliquez sur "Voir ou poser un autre type d'absence".
2️⃣ Dans l'encart "Autres absences", cliquez sur le bouton "Ajouter".
3️⃣ Choisissez le type d'absence "Congé sans solde". Puis activez l'option "Absence injustifiée".
Une ligne absence injustifiée apparaît sur le bulletin du salarié.
👉 Notez bien
Il ne faut pas confondre le congé sans solde et l'absence injustifiée.
Un congé sans solde est une absence prévue d'un commun accord entre le salarié et son employeur. Cette absence est non rémunérée. Le salarié peut en faire la demande depuis PayFit.
Une absence injustifiée est une absence qui n'a pas été négociée entre le salarié et son employeur : le salarié s'absente de son poste de travail et n'apporte pas de justificatif dans les délais. L'employeur peut donc sanctionner le salarié en saisissant une absence injustifiée pour régulariser son absence.
💡 L'utilisation de congés sans solde a un impact sur le nombre de congés payés acquis (et sur l'ancienneté). En effet, l'acquisition de congés payés s'effectue en fonction du temps de travail effectif. Si des congés sans solde sont posés sur un mois, il y a donc moins de jours effectivement travaillés (et donc moins de jours de congés payés acquis).