1. Qu'est-ce qu'une indemnité journalière de prévoyance ?
Lorsque l’un de vos salariés est en arrêt, il perçoit des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS).
La prévoyance collective ou individuelle permet de compléter les prestations du régime obligatoire de Sécurité sociale et du régime complémentaire obligatoire, notamment via le versement d'indemnités journalières de prévoyance.
Ces indemnités journalières de prévoyance s’ajoutent aux IJSS et prolongent ou complètent le maintien de salaire du salarié.
Ainsi, en cas d'incapacité temporaire (maladie, accident, maternité, paternité, etc.), le salarié pourra maintenir son niveau de vie.
Une fois les démarches nécessaires effectuées auprès de votre organisme assureur, les indemnités journalières de prévoyance vous seront versées. Elles devront par la suite être reversées au salarié concerné et donc apparaître sur son bulletin de paie.
2. Quel est l'impact des indemnités journalières de prévoyance sur le bulletin de salaire ?
Il faut distinguer deux cas de figure.
L’adhésion au contrat de prévoyance est obligatoire.
L’adhésion au contrat de prévoyance est facultative.
1️⃣ Dans le cas où l’adhésion au contrat de prévoyance est obligatoire
👉 Impact sur le régime social
Les indemnités journalières complémentaires sont assujetties à cotisations et à CSG/CRDS au prorata de la participation patronale au financement du régime.
À l’inverse, la partie financée par le salarié est exonérée de cotisations et de CSG/CRDS.
💡 Exemple
Une entreprise dispose d'une répartition employeur / salarié à hauteur de 60% / 40%. Dans ce cas, les indemnités journalières de prévoyance versées doivent être intégrées à l’assiette des cotisations à hauteur de 60% dans le brut et 40% dans le net.
👉 Impact sur le régime fiscal
Les indemnités journalières complémentaires constituent un revenu imposable.
À l’inverse de ce qui est prévu pour l’assiette des cotisations, ces indemnités sont imposables en totalité, et non au seul prorata du financement « employeur ».
2️⃣ Dans le cas où l’adhésion au contrat de prévoyance est facultative
👉 Impact sur le régime social
Les indemnités journalières complémentaires sont assujetties à cotisations et à CSG-CRDS dès le premier euro.
Il n'existe pas de prorata à la seule part patronale comme pour le contrat à adhésion obligatoire.
👉 Impact sur le régime fiscal
Les indemnités journalières complémentaires ne sont pas imposables et ce, dans leur totalité.
3. Comment paramétrer ces indemnités dans PayFit ?
Voici les étapes que vous allez devoir réaliser.
La première fois
1️⃣ Modifier votre contrat de prévoyance sur PayFit.
Puis, pour chaque absence concernée
2️⃣ Poser l’absence et activer les indemnités pour celle-ci.
3️⃣ Faire les démarches auprès de votre organisme de prévoyance.
4️⃣ (Éventuellement) Verser une avance au salarié sur ses indemnités journalières de prévoyance.
5️⃣ Saisir les informations du bordereau dans PayFit.
6️⃣ Si une avance a été versée, choisir son mode de régularisation.
7️⃣ Retrouver le récapitulatif des informations saisies depuis les bordereaux.
1️⃣ Modifier votre contrat de prévoyance sur PayFit
Rendez-vous dans la catégorie "Organismes et déclarations" puis dans la sous-catégorie "Prévoyance".
Modifiez le contrat de prévoyance concerné par les indemnités journalières de prévoyance.
💡 Si votre organisme assureur est ALAN, veuillez cliquer sur le bouton "Paramètres".
Enfin, complétez les informations en vous référant à votre contrat de prévoyance, à votre convention collective et à vos accords d'entreprise (si vous en avez).
👉 Vous ne pourrez pas renseigner d'indemnités journalières de prévoyance sur les bulletins de vos salariés sans avoir effectué cette étape de paramétrage.
2️⃣ Poser l’absence et activer les indemnités pour celle-ci
Lorsque vous allez ajouter l’absence de type "Maladie / Accident " ou "Maternité / Paternité / Adoption" pour le collaborateur, vous devrez compléter la section “Garantie incapacité de travail.”
3️⃣ Faire les démarches auprès de votre organisme de prévoyance
Il faudra ensuite contacter votre organisme assureur et suivre les démarches propres à votre organisme afin de bénéficier des indemnités journalières de prévoyance.
Ce dernier vous enverra un (ou plusieurs) bordereau(x) pour une même absence.
Vous devrez renseigner les informations de ces bordereaux dans PayFit afin que votre salarié soit indemnisé.
💡 Notez bien que le versement des indemnités journalières de prévoyance peut prendre plusieurs semaines.
Que sont les bordereaux d’indemnités journalières de prévoyance ?
Un bordereau d'indemnités journalières de prévoyance est un récapitulatif des versements d'indemnités qui sont effectués par votre organisme assureur.
Un bordereau d'indemnités journalières de prévoyance est similaire à un bordereau d'IJSS sauf qu'il vous est transmis par votre organisme assureur et non par la Sécurité Sociale.
Ce bordereau peut être constitué de plusieurs lignes. Chaque ligne comprend les informations suivantes :
salarié concerné ;
arrêt concerné ;
période indemnisée ;
montant d'une indemnité journalière ;
montant total versé pour la période indemnisée.
Plusieurs lignes peuvent correspondre à un même salarié et à un même arrêt.
Pour chaque période indemnisée, vous aurez besoin de renseigner dans PayFit :
la date de début et la date de fin de cette période ;
le montant total versé pour cette période.
4️⃣ (Éventuellement) Verser une avance au salarié sur ses indemnités journalières de prévoyance
Pour pallier l'attente de la réception des indemnités vous pouvez verser à votre salarié une avance sur ces indemnités.
Cette avance sera régularisée en totalité une fois que vous aurez renseigné tous les bordereaux de prévoyance relatifs à cette absence.
Pour vous aider à estimer le montant de l’avance, PayFit vous propose (si au moins un bordereau d'indemnités journalières de prévoyance a déjà été renseigné dans PayFit par le passé) une estimation pour le montant de l'avance.
👉 Toutefois, nous vous recommandons de contacter votre organisme assureur afin d'estimer le montant de l'indemnité et donc de l'avance.
5️⃣ Saisir les informations du bordereau dans PayFit
Rendez-vous sur le profil du collaborateur dans l'onglet "Congés & Absences". Cliquez sur "Accéder à l'espace Arrêts de travail". Dans l'encart "Bordereaux d'indemnités journalières de prévoyance", cliquez sur "Ajouter".
Munissez-vous de votre bordereau d'indemnités journalières de prévoyance et complétez les informations pour une période indemnisée.
Le taux patronal renseigné correspond à celui configuré lors de l'ajout de votre contrat de prévoyance. Dans le cas où les indemnités journalières vous sont versées par un autre organisme assureur (ancien contrat), vous devez modifier manuellement ce taux.
Il ne vous reste plus qu'à répéter cette opération pour chaque ligne du bordereau.
💡 Astuce
Vous pouvez également ajouter un unique bordereau faisant la somme de toutes les lignes. Par exemple, au lieu d’ajouter un bordereau allant du 3 mai au 14 mai et un bordereau allant du 15 mai au 21 mai, vous pouvez ajouter un unique bordereau allant du 3 mai au 21 mai.
6️⃣ Si une avance a été versée, choisir son mode de régularisation
Si vous avez effectué une avance, elle pourra être régularisée soit en totalité soit au prorata lors de l'ajout du bordereau d'indemnité complémentaire prévoyance.
👉 La régularisation au prorata engendrera une régularisation du montant de l'avance en fonction du nombre de jours maintenus par le bordereau.
💡 Exemple
Une avance de 2 000€ a été faite pour une période de 20 jours.
Un premier bordereau d'absence est reçu, concernant 10 jours d'indemnités journalières, avec un montant de 800€.
Le montant de l'avance pour 10 jours correspondait à 1 000€, alors que le montant du bordereau était de 800€.
La régularisation au prorata sera de - 200€.
👉 La régularisation totale de l'avance se fera lorsque tous les bordereaux de l’absence auront été reçus et renseignés dans PayFit.
7️⃣ Retrouver le récapitulatif des informations saisies depuis les bordereaux
Pour suivre les indemnités versées au salarié pour chaque arrêt, veuillez cliquer sur le bouton “Suivi des versements” dans l'encart “Bordereaux d'indemnités journalières de prévoyance”.
