👉 Notez bien
Seules les informations depuis votre arrivée sont disponibles sur PayFit.
Pour les informations antérieures à cette date, il faudra vous rapprocher de votre précédent prestataire.
1. Les écritures comptables ou opérations diverses, qu'est-ce que c'est ?
La comptabilisation de la paie et des charges sociales est une obligation importante pour une entreprise.
L'export des opérations diverses reprend toutes les informations dont vous avez besoin pour tenir votre comptabilité.
2. Comment voir le détail de calcul des opérations diverses ?
Pour visualiser les opérations diverses de l’entreprise, rendez-vous dans le menu “Données et exports” > “Comptabilité”". Dans l’encart “Consulter”, repérez la ligne “Opérations diverses de paie” et cliquez sur le bouton “Consulter”.
Depuis la page qui s’ouvre, vous pouvez :
choisir le mois à afficher grâce au filtre en haut à droite ;
filtrer sur un ou plusieurs salariés ;
filtrer sur une catégorie : il s’agit des axes analytiques que vous avez paramétrés.
Cliquez sur les lignes en bleu pour avoir accès aux détails de calcul.
3. Comment exporter manuellement les écritures comptables depuis PayFit ?
1️⃣ Rendez-vous dans le menu "Données et exports">"Comptabilité". Dans l’encart “Exporter”, repérez la ligne “Opérations diverses de paie” et cliquez sur le bouton “Exporter”.
2️⃣ Renseignez ensuite :
le mois de début et le mois de fin ;
le type de tri à appliquer (par établissement, axe analytique ou salarié). Si vous choisissez un export par axe analytique, vous aurez également la possibilité de ne séparer dans l’export que les comptes des classes 6 et 7 par label ;
le nom à donner au fichier qui sera exporté ;
le format du fichier CSV (par défaut) ou Excel.
3️⃣ Cliquez sur "Exporter". Le fichier sera alors stocké dans la catégorie “Documents” > “Gestion des documents”, sous le type "Exports manuels".
4. Comment paramétrer les opérations diverses ?
Paramétrer les opérations diverses
Dans le menu "Données et exports" > "Comptabilité", cliquez sur le bouton"Modifier les paramètres de la comptabilité".
Dans l’onglet “Détails des écritures”, vous avez la possibilité d’affiner les opérations diverses qui seront générées.
Par exemple :
afficher une écriture comptable pour chacun des sous-comptes “Retenue sur salaire, Notes de frais remboursées et Acomptes versés” ;
inclure les indemnités pour congés payés dans le compte 6411000 - Salaires, appointements ;
détailler les primes et gratifications par sous-comptes ;
etc.
Personnaliser les numéros de compte
Dans le menu "Données et exports" > "Comptabilité", cliquez sur le bouton"Modifier les paramètres de la comptabilité".
Dans l’onglet “Plan comptable" vous pouvez personnaliser les numéros de comptes et libellés de chaque écriture comptable.
Axes analytiques
Dans le menu "Données et exports" > "Comptabilité", cliquez sur le bouton"Modifier les paramètres de la comptabilité".
Dans l’onglet “Analytique", vous pouvez ajouter jusqu’à 4 axes analytiques. Rendez-vous sur notre fiche pratique pour savoir comment configurer vos axes.
👉 Notez bien
Si vous choisissez un type d’export “par axes analytiques” et que vous cochez l’option “Ne séparer par label d'Axe Analytique que les comptes des classes 6 et 7”, vos numéros de comptes personnalisés ne seront pas pris en compte. L’export sera réalisé à partir des numéros de compte par défaut.
✅ Lorsque le paramétrage ainsi que la personnalisation et les axes analytiques sont configurés, cliquez sur "Sauvegarder les changements". Vous pouvez désormais exporter les opérations diverses comme décrit dans l'étape "3. Comment exporter les opérations diverses depuis PayFit ?" de cet article.
5. Comment paramétrer les exports comptables automatiques sur PayFit ?
Chaque mois, après votre clôture de paie, les opérations diverses seront automatiquement générées et stockées dans la catégorie “Documents” > “Gestion des documents”, sous le type “Exports automatiques”.
Vous pouvez paramétrez ces exports comptables depuis le menu “Données et exports” > "Comptabilité”en cliquant sur "Modifier les paramètres de la comptabilité".
Rendez-vous ensuite dans l'onglet "Préférences d'export".
Vous pourrez par exemple choisir ici de détailler certains comptes par salarié ou exporter vos exports au format excel.
Vous pouvez également choisir de configurer vos exports automatiques par axes analytiques.
Pour cela, cochez l’option “Recevoir les écritures mensuelles par axes analytiques”.
👉 Notez bien
Veillez à vous assurer que les axes analytiques sont bien configurés sur PayFit avant d’activer cette option dans les paramètres de vos exports.
Que faire si l’un des axes configuré pour l’export automatique par axe analytique est supprimé ?
➡️ Un autre axe est toujours paramétré dans l’export automatique
Vous avez supprimé un axe analytique (qui ressortait dans vos exports automatiques) mais il reste des axes analytiques paramétrés sur votre espace PayFit ?
Rendez-vous dans l’onglet “Préférences d’export” pour modifier les axes inclus dans vos exports.
➡️ Plus aucun axe n’est paramétré pour l’export automatique
Vous avez supprimé tous les axes analytiques inclus dans vos exports automatiques. Nous catégoriserons vos exports comptables par établissement en attendant que vous renseigniez de nouveaux axes analytiques ou que vous changiez vos préférences d’export.
💡 Bon à savoir
Dans ce cas, une tâche recommandée apparaîtra sur votre espace PayFit pour vous inviter à vérifier vos paramètres d’exports.
💡 Vous avez une question sur les rapports ?
Si vous contactez votre interlocuteur PayFit au sujet d'un export pour lequel vous avez besoin d'aide, pensez bien à indiquer :
les informations à exporter ;
les mois concernés ;
les salariés concernés.
Transmettez également le fichier Excel que vous avez téléchargé.
Cela nous permettra de vous apporter une réponse plus rapidement.
💡Vous pouvez également retrouver vos questions les plus courantes dans l’encart “Questions fréquentes”.