PayFit vous propose plusieurs outils de graphiques et rapports afin d'analyser les données clés liées à votre paie.
Cet outil va vous expliquer comment utiliser les axes analytiques : une option puissante qui vous permet de regrouper les salariés en différents groupes dans vos écritures comptables.
Les axes peuvent être créés en fonction...
des équipes auxquelles appartiennent les salariés (Achat, Vente, etc.) ;
des intitulés de poste des salariés (Chef de projet, Responsable, etc. ) ;
des adresses des lieux de travail (Paris, Lyon, Londres, etc.).
Vous pouvez ainsi facilement faire un export pour connaître toutes les charges de votre bureau de Lyon.
Paramétrer les axes analytiques
Rendez-vous dans la catégorie "Données et exports" > "Comptabilité", puis cliquez sur le bouton "Modifier les paramètres de la comptabilité".
Ensuite, rendez-vous dans l'onglet "Analytique".
Pour ajouter un axe ou le modifier, cliquez sur "Ajouter un axe" ou "Ajouter un premier axe analytique" selon votre cas.
Vous pouvez ajouter jusqu’à 4 axes analytiques, tous modifiables.
Par exemple, vous pouvez ajouter les axes suivants :
ÉQUIPES (ex : Commercial, Produit, Support... ) ;
POSTES (ex : Chef de projet, Développeur ... ) ;
BUREAUX (ex : Paris, Lyon, Londres... ).
Chaque axe analytique peut ensuite être décliné en "Sections" qui représentent les différentes valeurs possibles pour cet axe. Pour ajouter une section, cliquez simplement sur “Ajouter une section” au-dessous de chacun des axes préalablement créés.
Par exemple, pour l'axe analytique "BUREAUX", vous pouvez créer les labels "PARIS", "BORDEAUX", "LYON", "LILLE", etc.
👉 Notez bien
Vous devez créer les deux premiers axes analytiques ainsi que leurs labels respectifs pour pouvoir débloquer la création d’un 3ème axe analytique. Ajoutez ensuite les labels du 3ème analytique si vous souhaitez créer un 4ème axe.
👉 Notez bien
Si vous effectuez un export de données pour une période antérieure à la date de création d'un axe analytique, l'axe analytique ne sera pas présent dans l'export.
Répartir les salariés selon les axes analytiques et leurs sections
Une fois les sections créées, il ne vous reste plus qu'à attribuer la bonne section à chaque salarié et ce, dans chaque axe.
PayFit vous aide en vous indiquant dans chaque axe la liste des salariés qui n'ont pas encore de section.
👉 Notez bien
Si certains collaborateurs n'ont pas de section, ils ne sont pas pris en compte et n'apparaissent pas dans l’export des écritures comptables. Les totaux de vos exports pourraient alors être erronés car l’ensemble des collaborateurs n’y seraient pas inclus.
💡 Lorsque vous ajoutez un nouvel collaborateur dans PayFit, vous pouvez également décider à quelle section vous souhaitez le rattacher.
Les codes de section
Lorsque vous créez une section, vous devez choisir une "Référence analytique", c'est-à-dire une série de caractères qui permettra d'identifier cette section dans vos exports.
Par exemple, pour un axe "PAYS", vous pourriez choisir les codes suivantes :
France = FR
Allemagne = DE
Angleterre = UK
Etc.
Ou, pour un axe "EQUIPE" :
Ventes = VEN
Achats = ACH
Ressources Humaines = RH
Etc.
Cela va vous permettre de générer pour chaque salarié un code composé automatiquement de toutes les sections qui le concernent.
Exemples :
Un salarié travaillant dans l'équipe Ressources Humaines en France = FRRH (FR + RH)
Un salarié travaillant dans l'équipe Achats en Allemagne = DEACH (DE + AC)
Un salarié travaillant dans l'équipe Ventes en Angleterre = UKVEN (UK + VE)
Ces codes de section vous aideront à rendre les exports plus simples à exploiter et à filtrer.
Si vous souhaitez par exemple connaître les charges de l'équipe Vente à Madrid, il vous suffira de filtrer votre fichier Excel en utilisant les codes de section correspondants "ESVEN".
Vous pouvez retrouver la liste des codes de section par salarié juste en-dessous des axes analytiques dans le tableau “Code des axes analytiques” .
👉 Notez bien
Il n'est pas possible de pondérer la présence (et l'activité) d'un salarié dans plusieurs équipes (et donc dans plusieurs codes section).
Par exemple, si un salarié est rattaché à deux sections (s’il travaille à 50% de son temps dans une équipe et à 50% dans une autre), il sera compté à 100% dans chacun des exports et vous devrez calculer une proratisation de votre côté. Les totaux des exports pourraient également être erronés car le salarié serait compté deux fois.
Les matricules
Dans la catégorie "Données et exports" > "Comptabilité", cliquez sur le bouton "Modifier les paramètres de la comptabilité" puis rendez-vous dans l'onglet "Préférences d'export".
Vous pouvez retrouver au bas de la page une section dédiée aux matricules. Elle vous permet d’ajouter une colonne matricule dans vos exports par salariés. Si vous souhaitez renseigner les matricules des salariés, vous pouvez cliquer sur le lien bleu qui vous emmènera vers une page sur laquelle apparaîtront sur les différentes synthèses, à côté du prénom et du nom.
Pour en savoir plus sur les matricules, consultez cet article de notre centre d'aide.