Que permet l'intégration ?
Cette intégration permet de synchroniser automatiquement les écritures comptables générées par PayFit aux écritures comptables de Pennylane.
Vous gagnez en temps de traitement et sécurisez le transfert de vos données entre les deux logiciels grâce à cette intégration.
Qui peut bénéficier de l'intégration ?
Tous les clients PayFit utilisant Pennylane peuvent bénéficier de cette intégration gratuite.
Comment activer l'intégration ?
👉 Notez bien
Pour activer l'intégration, vous devez disposer d'un accès administrateur sur PayFit.
L'accès comptable ne permet pas d'activer l'intégration entre les deux logiciels.
Si votre comptable souhaite activer cette fonctionnalité, vous devez en tant qu'administrateur effectuer les actions ci-dessous.
💡Pour en savoir plus sur les différents accès PayFit, consultez cette fiche pratique.
1️⃣ Rendez-vous dans le menu "Intégrations" sur PayFit, puis repérez l'encart Pennylane et cliquez sur "Activer".
2️⃣ Vous serez alors redirigé vers la page d'authentification de Pennylane.
Renseignez vos identifiants pour vous connecter puis rendez-vous dans Paramètres > Connectivité > Intégrations. Cliquez ensuite sur le bouton "Activer".
3️⃣ Indiquez ensuite la date à laquelle aura lieu la synchronisation des écritures comptables chaque mois entre les deux logiciels.
💡Choisissez une date ultérieure à la date de clôture de votre paie sur PayFit pour que la synchronisation récupère l'export lié au mois qui vient d'être clôturé.
En effet, chaque mois après la clôture de paie, les écritures comptables sont générées automatiquement sur PayFit.
Vous pouvez modifier cette date à tout moment depuis Pennylane.
Le changement sera pris en compte :
sur le mois en cours, si vous effectuez la modification avant l'ancienne date choisie ;
sur le mois suivant, si vous si vous effectuez la modification le jour même ou ultérieurement à l'ancienne date choisie.
💡N'hésitez pas à consulter la fiche d'aide de Pennylane pour en savoir plus.
Comment paramétrer les exports par axes analytique sur PayFit ?
Vous pouvez personnaliser vos exports comptables PayFit par axe analytique pour qu’ils soient transmis à Pennylane.
Pour cela, rendez-vous dans le menu “Données et exports” > "Comptabilité” puis cliquez sur "Modifier les paramètres de la comptabilité". Rendez-vous ensuite dans l'onglet "Préférences d'export" et cochez l’option “Recevoir les écritures mensuelles par axes analytiques”. Ainsi, vos écritures comptables automatiques (générées à la clôture de paie) seront bien exportées par axe analytique.
👉 Notez bien
N’oubliez pas de configurer, depuis votre compte Pennylane, les “catégories” qui doivent correspondre avec les axes analytiques PayFit. Ainsi, les axes analytiques renseignés dans PayFit seront bien transmis avec la bonne écriture comptable à Pennylane.
💡 Bon à savoir
Vous pouvez personnaliser vos exports comptables PayFit (numéros et libellés de comptes, niveaux de détails et de séparation des différents comptes comptables...) en suivant cette fiche pratique.
Toutes ces modifications seront intégrées au fichier synchronisé avec Pennylane.
Comment utiliser l'intégration ?
1️⃣ Une fois que vous avez clôturé votre paie sur PayFit, les écritures comptables sont générées de manière automatique et disponible sur PayFit.
2️⃣ A la date choisie lors de l'activation, Pennylane récupère ce fichier et l'intègre directement au journal de paie Pennylane, sans action de votre part.
💡Vous pouvez retrouver ce fichier dans le menu "Documents” > “Documents entreprise”, puis dans les “Exports comptables” > “Exports automatiques” sur PayFit.
👉 Notez bien
Seuls les exports automatiques sont récupérés par l'intégration.
Les exports manuels ne peuvent pas être synchronisés via l'intégration.
Quelles informations sont synchronisées ?
Les 5 champs suivants sont synchronisés grâce à l'intégration :
la date de l'écriture comptable ;
le numéro du compte ;
le libellé du compte ;
le montant du débit ;
le montant du crédit.
💡Si vous souhaitez ajouter des champs supplémentaires sur certains comptes comptables, grâce au paramétrage de l’affichage du "détail par salarié", sachez qu'ils ne seront pas importés automatiquement.
Vous devrez les ajouter manuellement sur Pennylane (Journal de Paie > Importer > Importer depuis PayFit).
💡Pour en savoir plus sur les exports comptables, consultez cette fiche pratique.
Que se passe t'il si je n'ai pas clôturé ma paie à la date choisie pour la synchronisation ?
Si à la date choisie pour la synchronisation, vous n'avez pas encore clôturé votre paie sur PayFit, les écritures comptables ne seront pas générées et Pennylane ne pourra pas récupérer le fichier à intégrer.
Un message d'erreur vous préviendra.
1️⃣ Dans ce cas, clôturez votre paie sur PayFit. Les écritures comptables seront automatiquement générées.
2️⃣ Téléchargez les écritures comptables disponibles dans le menu "Documents” > “Documents entreprise”, puis dans les “Exports comptables” > “Exports automatiques”.
3️⃣ Ajoutez-les sur Pennylane dans le Journal de Paie en cliquant sur "Importer" puis "Importer depuis PayFit".
Que se passe-t-il si j'ai clôturé ma paie mais que je n'arrive pas à synchroniser les écritures comptables avec Pennylane ?
1️⃣ Vérifiez que la paie a en effet bien été clôturée.
2️⃣ Vérifiez dans le menu "Documents” > “Documents entreprise”, puis dans les “Exports comptables” > “Exports automatiques” que l'écriture comptable du mois en question existe bien, et qu'elle est équilibrée (somme des débits égale à la somme des crédits).
3️⃣ En fonction du cas dans lequel vous vous trouvez, utilisez la solution proposée.
➡️ L'écriture du mois en question n'est pas présente dans le dossier alors que la paie de ce mois a bien été clôturée : contactez le support PayFit.
➡️ L'écriture du mois en question est présente mais déséquilibrée : re-générer-la manuellement dans le menu "Données et exports" > "Comptabilité" et importez-la manuellement dans Pennylane.
➡️ L'écriture exportée manuellement est toujours déséquilibrée ou présente des erreurs : contactez le support PayFit.