👉 Notez bien
Seules les informations depuis votre arrivée sont disponibles sur PayFit.
Pour les informations antérieures à cette date, il faudra vous rapprocher de votre précédent prestataire.
1. Qu'est-ce que l’effectif moyen ?
Au préalable, l’effectif moyen ne doit pas être confondu avec le nombre total de vos salariés présents à une période donnée.
En effet, l’effectif moyen correspond au décompte de vos salariés en application de règles spécifiques de calcul énoncées dans cet encadré, notamment :
Tous les salariés ayant un contrat de travail (CDI & CDD) entrent dans le calcul des effectifs et ce, même en cas d’absence momentanée (maternité, maladie, congés payés, formation).
Toutefois, certaines catégories de salariés sont exclues du calcul des effectifs. Pour en savoir plus, consultez cette page du site de l'URSSAF.
La période de référence de ce calcul correspond à la moyenne des effectifs des mois de l’année civile précédente (N-1).
L'effectif moyen annuel se calcule au niveau de l'entreprise, c'est-à-dire sur l'ensemble des établissements situés sur le territoire français.
💡 Comment calcule-t-on l’effectif moyen dans PayFit ?
Le calcul de l’effectif moyen va se réaliser en nombre d’équivalent temps plein dit “ETP”. Cette modalité de calcul se définit comme une unité de mesure calculée au prorata d’un nombre d'heures travaillées par un salarié sur l’année.
Voici quelques exemples sur ces règles de décompte en ETP :
les salariés à temps plein et présents toute l’année compte pour 1 ETP ;
les salariés à temps partiel sont pris en compte en divisant leurs horaires de travail inscrits dans leur contrat de travail, par la durée légale ou conventionnelle du travail : Un salarié effectuant 65 heures mensuelles = 65 heures / 151,67 heures (la durée mensuelle légale de travail) = 0,43 ETP.
En cas d’embauche ou de départ d’un salarié, une proratisation sera effectuée en fonction de la durée de présence au cours de l’année.
👉 Notez bien : pour un salarié à temps partiel dans cette situation, une double proratisation sera appliquée.
Effectif moyen annuel = la moyenne des effectifs mensuels au 31 décembre d’une année N-1, en additionnant le nombre moyen de salariés présents chaque mois et diviser par 12 mois.
Deux particularités importantes à retenir :
1/ Les mois au cours desquels aucun salarié n'est employé ne sont pas pris en compte pour établir cette moyenne.
Par exemple, si aucun salarié n'est embauché en juin et juillet, il faudra diviser la somme des effectifs mensuels par 10 (et non par 12 mois).
2/ Si votre entreprise a été créée en cours d'année, il faut réaliser la somme des effectifs mensuels depuis la création jusqu'au 31 décembre et diviser par le nombre réel de mois d’embauche.
Ce calcul peut être généralement réalisé sur deux types de période :
mensuelle : correspondant ainsi à l’effectif moyen mensuel dit “EMM”
annuelle : représentant l’effectif moyen annuel dit “EMA”
💡Bon à savoir
Il existe une autre modalité de décompte des effectifs : l’effectif global. Pour en savoir plus, consultez cette fiche pratique Le calcul de l'effectif global.
Liens officiels utiles :
2. A quoi sert l’effectif moyen ?
Le calcul de l’effectif moyen est une étape cruciale chaque fin d’année pour toutes les entreprises quel que soit leur secteur d’activité, et ce pour deux principales raisons :
Il est considéré comme un indicateur RH et une donnée nécessaire à la bonne gestion économique d’une entreprise ;
Il permet également de connaître vos obligations légales telles que le paiement de taxes ou contributions, ces dernières variant en fonction de votre effectif.
Lorsque vous dépassez certains seuils d'effectifs (11, 20, 50 et 250 salariés), vous êtes en effet soumis à des taxes et contributions.
Toutefois, vous pouvez être temporairement exonéré de certaines obligations selon des règles légales spécifiques.
💡Pour en savoir plus, consultez cette fiche pratique : Comprendre le nouveau et les anciens dispositifs de lissage des effectifs.
💡Bon à savoir
Désormais, l’Urssaf calcule l’effectif moyen annuel en fonction des données déclarées en DSN et adresse ce calcul aux employeurs.
Vous pouvez ainsi retrouver ces informations directement sur votre compte Urssaf en ligne.
3. Comment l'exporter dans PayFit ?
Depuis le module “Chiffres clés”
Si vous souhaitez connaître l'effectif moyen, sachez que vous pouvez le consulter très rapidement en vous rendant dans la catégorie "Données et exports" > "Chiffres clés".
L'onglet "Effectif et turnover" vous présente l'effectif moyen de votre établissement sur les deux derniers mois et le mois en cours. Les données du mois en cours sont prévisionnelles tant que la paie du mois n'a pas été clôturée.
Vous pouvez également créer des rapports personnalisés en choisissant la période (mois / année), le type de données (établissement ou salarié) ainsi que le contenu du rapport. Pour cela cliquer sur "Personnaliser le rapport" dans l'encart juste en dessous.
Depuis le module "Rapports"
1️⃣ Rendez-vous dans la catégorie "Données et exports" > "Rapports".
2️⃣ Cliquez sur "Ajouter un rapport".
3️⃣ Donnez un titre à ce rapport, puis dans le champ "Type de donnée" choisissez "Mon entreprise". Enfin ajoutez la donnée "Effectif - Equivalent Temps Plein (ETP - base 35h)" dans le contenu du rapport et définissez la période à observer (janvier à décembre de l'année passée).
4️⃣ Enregistrez le rapport et téléchargez-le en cliquant sur "...", puis sur "Export CSV" ou "Export XLSX".
5️⃣ Sur le fichier exporté, réalisez ensuite la moyenne des ETP sur les 12 mois de l’année, en excluant les mois où aucun salarié n’est employé.
💡 Vous avez une question sur les rapports ?
Si vous contactez votre interlocuteur PayFit au sujet d'un export pour lequel vous avez besoin d'aide, pensez bien à indiquer :
les informations à exporter ;
les mois concernés ;
les collaborateurs concernés.
Transmettez également le fichier Excel que vous avez téléchargé.
Cela nous permettra de vous apporter une réponse plus rapidement.