Le télétravail implique d’utiliser certaines ressources ou matériels qui seraient moins sollicités en temps « normal » : internet, électricité, téléphone, fournitures, ordinateur personnel…
1. Qu'est-ce qu'un frais de télétravail ?
Le frais de télétravail est avant tout un frais professionnel.
Il n'existe pas de liste légale exhaustive des frais de télétravail.
Un frais professionnel de télétravail peut être :
un frais lié au domicile ;
un frais de mobilier ;
un frais de matériel informatique ;
un frais de fournitures diverses.
2. En tant qu'employeur, suis-je tenu de prendre en charge les frais de télétravail ?
Non, sauf si un accord collectif de votre Convention Collective Nationale ou un accord d'entreprise le prévoit.
3. Les différents modes de remboursement de frais
La prise en charge par l'employeur des frais professionnels est facultative. L'employeur peut soit :
rembourser les frais du collaborateur au réel ;
rembourser les frais sous forme d'allocation forfaitaire.
4. Ajouter un frais professionnel de télétravail sur la fiche d'un collaborateur sur PayFit
a. Rembourser les frais du collaborateur au réel
➡️ Le remboursement au réel consiste à rembourser les frais du collaborateur intégralement.
Pour cela, le collaborateur doit obligatoirement fournir un justificatif.
Le montant du remboursement est exonéré fiscalement et socialement dans son intégralité.
1️⃣ Rendez-vous dans la catégorie "Mes collaborateurs", cliquez sur la fiche du collaborateur concerné, puis sur l'onglet "Eléments de rémunération".
2️⃣ Dans l'encart "Frais professionnels", cliquez sur le bouton "Ajouter."
3️⃣ Choisissez le type "Frais de télétravail" et cochez l'option "rembourser un frais réel".
4️⃣ Renseignez ensuite le montant à rembourser, la périodicité de remboursement, ainsi que la date du remboursement.
5️⃣ Enfin, enregistrez les informations.
b. Rembourser les frais du collaborateur sous forme d'allocation forfaitaire
➡️ Le remboursement forfaitaire consiste à verser une allocation sous forme de forfait à son collaborateur. Dans ce cas, aucun justificatif n'est nécessaire.
L'exonération du remboursement peut se calculer selon deux méthodes dont le choix est laissé à l'employeur.
1. Sur une base hebdomadaire : le montant du remboursement est exonéré dans la limite de 10.70€ par jour hebdomadaire de télétravail.
💡 Exemple : 4 jours de télétravail par semaine = 42,80€ par mois exonérés
2. Sur une base journalière : le montant du remboursement est exonéré dans la limite de 2.70€ par jour de télétravail. Cette base est plafonnée à 59,40€ par mois.
💡 Exemple : 10 jours de télétravail par mois = 27€ par mois exonérés
👉 Notez bien
Si vous souhaitez verser une indemnité supérieure à ces plafonds, l’excédant doit être réintégré dans le salaire brut. De plus, l’excédant ne peut pas être exonéré. Si vous souhaitez que l’indemnité soit exonérée en totalité, vous devez pouvoir justifier de la totalité de l’indemnité versée, c’est-à-dire de chaque euro indemnisé
(cf. a. Rembourser les frais du collaborateur au réel).
Pour connaître les montants de l’année en cours, consultez cette page du site de l'URSSAF.
1️⃣ Rendez-vous dans la catégorie "Mes collaborateurs", cliquez sur la fiche du collaborateur concerné, puis sur l'onglet "Eléments de rémunération".
2️⃣ Dans l'encart "Frais professionnels", cliquez sur le bouton "Ajouter."
3️⃣ Choisissez le type "Frais de télétravail" et cochez l'option "verser une allocation forfaitaire".
4️⃣ Optez pour la base hebdomadaire ou journalière. Puis renseignez le montant à rembourser, la périodicité de remboursement, ainsi que la date du remboursement.
5️⃣ Enfin, enregistrez les informations.
5. Ajouter un frais forfaitaire automatiquement pour les collaborateurs en télétravail sur PayFit
➡️ Sur PayFit, il est également possible d'activer le versement de frais de télétravail de manière automatique.
Dans ce cas, les frais sont calculés en fonction du nombre de jours de télétravail de vos collaborateurs renseignés sur le mois courant.
💡 Pour savoir comment ajouter une journée de télétravail sur PayFit, consultez cet article.
Vous pouvez activer cette option pour des collaborateurs de manière individuelle catégorie "Mes collaborateurs") ou bien l'activer pour l'ensemble de vos collaborateurs (dans la catégorie : "Paramètres de paie" > "Absences et temps de travail" puis dans l'encart "Temps de travail" cliquez sur "Accéder aux paramètres". Sélectionnez ensuite l'onglet "Autres fonctionnalités" pour accéder à l'encart "Télétravail".
a. Ajouter un remboursement forfaitaire automatique pour quelques collaborateurs
1️⃣ Pour activer cette option, rendez-vous dans la catégorie "Mes collaborateurs", cliquez sur la fiche du collaborateur concerné, puis sur l'onglet "Eléments de rémunération".
2️⃣ Dans l'encart "Frais professionnels", cliquez sur le bouton "Frais forfaitaires".
3️⃣ Cliquez ensuite sur le bouton "Activer pour (collaborateur)".
4️⃣ Indiquez ensuite le montant à rembourser par jour de télétravail.
5️⃣ Enfin cliquez sur "Sauvegarder les changements".
b. Ajouter un remboursement forfaitaire automatique pour tous les collaborateurs
1️⃣ Pour activer cette option, rendez-vous dans la catégorie "Éléments de rémunération" > "Avantages et frais".
2️⃣ Cliquez sur le bouton "Frais professionnels forfaitaires".
3️⃣ Activez l'option.
4️⃣ Indiquez ensuite le montant à rembourser par jour de télétravail.
5️⃣ Enfin cliquez sur "Sauvegarder les changements".