Sur PayFit il est possible de créer des rappels pour des dates importantes liées à votre paie, mais aussi de créer des rappels personnalisés.
Pour vous rappeler les dates importantes, vous serez averti par e-mail. Concernant les rappels personnalisés, vous serez alerté directement sur l'application via une tâche requise.
Paramétrer des rappels par e-mail pour les dates importantes
Si vous le souhaitez, vous pouvez paramétrer des rappels par e-mail pour certaines échéances importantes de vos collaborateurs, notamment :
Fin de titre de séjour ;
Fin de contrat ;
Fin prévisionnelle de contrat ;
Fin de période d'essai ;
Visite médicale ;
Date anniversaire du contrat ;
Date d'anniversaire du collaborateur.
C'est à vous de paramétrer les envois de ces e-mails sur PayFit depuis la catégorie "Gestion de l'équipe" > "Dates importantes", puis cliquez sur "Alertes Mails".
👉 Cet e-mail sera envoyé quotidiennement à l'adresse e-mail (ou aux adresses e-mails) renseignée(s) dans le champ "Email de l'employeur" dès lors qu'au moins une échéance est à signaler.
👉 Vous avez également la possibilité de renseigner plusieurs adresses e-mails auxquelles seront envoyées ces alertes.
Attention toutefois, car cette fonctionnalité ne peut pas être configurée de manière individuelle.
ℹ️ Cela signifie qu'un manager ne peut pas recevoir les échéances uniquement pour son équipe.
Vous pouvez donc renseigner plusieurs adresses, mais tous les inscrits recevront les échéances pour l'ensemble des collaborateurs.
👉 Ce paramétrage n'est pas disponible depuis la vue "Holding" sur PayFit.
Pour chaque évènement, c'est à vous de décider :
si vous souhaitez être informé par e-mail de la date d'échéance en cochant la case "Activé" ;
de combien de temps en avance vous souhaitez être notifié pour cet évènement : le jour même, 1 semaine en avance, 2 semaines en avance, etc.
💡Sachez que vous pouvez directement renseigner les dates importantes dans la catégorie ("Données et exports" > "Dates importantes") en cliquant sur la flèche correspondante pour chaque type d'échéance (sauf pour la période d'essai qui est à modifier depuis le contrat du collaborateur) et pour chaque collaborateur.
Paramétrer des rappels personnalisés via une tâche requise
Les rappels personnalisés permettent de paramétrer une tâche requise à effectuer dans le futur par l'Administrateur. Les tâches requises bloquent la paie tant que la tâche demandée n'est pas réalisée.
Cette tâche est liée aux collaborateurs de manière individuelle. Vous pouvez par exemple choisir d'être alerté pour ne pas manquer l'augmentation d'un collaborateur, ou le versement d'une prime. C'est à vous de définir l'alerte en fonction de vos besoins.
1️⃣ Dans la catégorie "Mes collaborateurs", rendez-vous sur le profil du collaborateur pour lequel vous souhaitez ajouter un rappel, puis sur l'onglet "Rappels" et cliquez sur "Ajouter un rappel".
2️⃣ Renseignez dans le champ "Message" l'objet du rappel, et la date à laquelle vous souhaitez être notifié, puis sauvegardez.
3️⃣ Une tâche requise apparaîtra dès le passage de l'application sur le mois concerné. Le rappel sera aussi visible dans les onglets Rappels et Synthèse du mois du profil du collaborateur.
4️⃣ Effectuez la tâche que vous avez définie.
5️⃣ Une fois la tâche réalisée, rendez-vous dans l'onglet Rappels, cliquez sur "..." , puis sur le bouton Modifier. Vous pourrez alors cocher la case "Vous avez effectué la tâche" et "Valider la tâche". La tâche requise sera alors validée et le rappel apparaîtra comme "réalisé" dans l'historique des rappels".
