La prise en charge des frais de transport en commun entre le domicile et le lieu de travail
Les salariés du secteur privé qui prennent les transports publics pour se rendre sur leur lieu de travail bénéficient obligatoirement du remboursement partiel de ces frais lorsqu'il y a utilisation d'une carte abonnement (Pass Navigo, carte Imagin'R, etc.)
Tous les salariés sont concernés, y compris les salariés à temps partiel.
Salariés à temps partiel
La prise en charge des frais de transport en commun des salariés à temps partiel dépend de leur temps de travail.
mi-temps ou plus : remboursement aux mêmes conditions que pour les salariés à temps complet.
temps partiel inférieur à un mi-temps : prise en charge au prorata du nombre d’heures travaillées par rapport à un mi-temps.
Transports concernés
Les transports concernés sont les transports publics :
métro ;
bus ;
tramway ;
train ;
services publics de location de vélos.
La prise en charge doit couvrir l’intégralité du trajet entre la résidence habituelle et le lieu de travail effectué en transports collectifs (même si plusieurs abonnements sont nécessaires à la réalisation de ce trajet : train + bus par exemple).
Titres de transport concernés
Seuls les abonnements sont pris en charge, qu'ils soient :
annuels (Pass Navigo annuel, Carte Imagin'R) ;
mensuels (Pass Navigo mois) ;
hebdomadaires (Pass Navigo semaine)
👉 Notez bien
L'URSSAF prévoit que "Seules les cartes d’abonnement sont prises en charge par l’employeur, qu’elles soient annuelles, mensuelles ou hebdomadaires. Les titres de transport achetés à l’unité ne sont pas remboursables."
Consultez cette page du site urssaf.fr pour en savoir plus.
Base de remboursement
La prise en charge s'effectue à hauteur de 50% du titre de transport sur la base :
d'un tarif de 2e classe,
et du trajet le plus court.
Le remboursement s'opère obligatoirement mensuellement (y compris pour les abonnements annuels) :
au plus tard à la fin du mois suivant celui de sa validation (hors abonnement annuel),
sur justificatif du salarié (remise ou présentation du titre de transport).
Dans tous les cas, les délais de remboursement ne doivent pas excéder 1 mois.
Exonérations sociales et fiscales
La prise en charge patronale est exonérée de charges sociales, dans la limite des frais réellement engagés (vous pouvez donc aller au-delà de l’obligation de prise en charge).
👉 La participation au-delà de l'obligation légale est soumise à l’impôt sur le revenu (Prélèvement A la Source).
👉 Notez bien
Pour les années 2022, 2023 et 2024 le dispositif d'exonération sociale et fiscale est applicable jusqu'à 75 % de la valeur du titre de transport.
Ce qui signifie que les exonérations s'appliqueront sur :
la part obligatoire (remboursement obligatoire de 50% du titre de transport par l'employeur) ;
et jusqu'à 25 % supplémentaires si l'employeur souhaite prendre en charge le remboursement au-delà de la part obligatoire.
Au total la prise en charge peut être exonérée d'impôt sur le revenu et de cotisations, jusqu'à 75 % de la valeur du titre de transport.
👉 Attention la part obligatoire employeur reste de 50%.
💡 Il est possible de bénéficier d'une exonération à 100% sur les frais réellement engagés. Dans ce cas, l’employeur doit justifier, pour les salariés qui travaillent dans une autre région que celle où ils résident, que l’éloignement de leur résidence à leur lieu de travail ne provient pas de convenance personnelle mais de contraintes liées à l’emploi ou à la famille.
Comment ajouter des frais de transport en commun sur PayFit ?
Pour plusieurs collaborateurs à la fois
➡️ Rendez-vous dans la catégorie "Eléments de rémunération" > "Transport", si vous n'avez encore jamais ajouté de frais de transport (en commun ou personnel) et cliquez sur "Ajouter un frais de transport".
Choisissez l'option d'import ou bien de renseigner les frais des collaborateurs via la liste.
👉 Notez bien
Si des frais avaient déjà été ajoutés précédemment, l’utilisation d’un import en masse ne les effacera pas. Les éléments renseignés dans l’import s’ajouteront à ceux déjà existants. Si vous souhaitez utiliser l’import en masse pour mettre à jour les frais de transport, veuillez d’abord supprimer les frais précédents avant d’importer les nouveaux.
💡 Bon à savoir
Si vous avez l’habitude d’utiliser des fichiers d’import, il est conseillé de télécharger un nouveau fichier pour chaque utilisation. Ré-utiliser le même fichier peut générer des erreurs et bloquer l’import. En effet, le fichier peut évoluer en fonction des mises à jour de PayFit, mais aussi en fonction de la situation de votre établissement (entrée / sortie de collaborateurs par exemple).
De manière individuelle
➡️ Dans la catégorie "Mes collaborateurs", rendez-vous sur la fiche du collaborateur concerné.
Dans l'onglet "Eléments de rémunération", repérez l'encart "Frais de transport" et cliquez sur "Ajouter".
Choisissez "Transport public" et complétez les différents champs en indiquant, le nom du titre de transport (Pass Navigo, Carte Imagin'R, etc.), le montant que vous souhaitez rembourser à votre collaborateur.
Questions fréquentes
🔍 Comment modifier ou supprimer des frais de transport ?
Vous pouvez à tout moment modifier ou supprimer les frais de transport, en vous rendant sur l'onglet “Eléments de rémunération” de la fiche du collaborateur.
Vous retrouvez également un résumé des frais de transport dans l’onglet “Synthèse du mois” du collaborateur concerné.
🔍 Comment régulariser le remboursement des frais de transport en commun pour les mois précédents ?
Le remboursement partiel des frais de transport en commun est obligatoire pour les salariés du secteur privé qui utilisent une carte abonnement afin de se rendre sur leur lieu de travail (Pass Navigo, Carte Imagin'R, etc.).
💡 L'URSSAF prévoit que "Seules les cartes d’abonnement sont prises en charge par l’employeur, qu’elles soient annuelles, mensuelles ou hebdomadaires. Les titres de transport achetés à l’unité ne sont pas remboursables."
Vous souhaitez régulariser ces remboursements qui n'ont pas pu être ajoutés et comptabilisés sur les bulletins de paie des mois précédents ?
Voici la marche à suivre :
1️⃣ Rendez-vous dans l’onglet “Eléments de rémunération”, repérez l’encart “Frais de transport” et cliquez sur "Ajouter".
2️⃣ Complétez les différents champs en précisant le montant mensuel que vous souhaitez rembourser à votre collaborateur pour un mois passé et validez l'étape.
3️⃣ Répétez l'opération pour chaque remboursement mensuel à régulariser.
👉 Notez que ces montants de remboursement de frais de transport en commun sont conservés par défaut sur le bulletin de paie d'un mois à l'autre. Cochez l’option “Verser ce frais de transport uniquement sur le mois courant” pour ne pas le reporter le mois suivant.
🔍 Est-il possible de cumuler frais de transport et véhicule de fonction pour un employé ?
L’employeur peut attribuer à la fois :
un avantage en nature véhicule au salarié (qui signifie simplement que le salarié peut faire une utilisation privative du véhicule mis à sa disposition et non qu’il doive l’utiliser tous les jours pour se rendre sur son lieu de travail) ;
et un remboursement de frais de transport collectif domicile-travail (si le salarié utilise régulièrement ou ponctuellement d'autres moyens de transport).
Prenons l'exemple d'un commercial qui dispose à la fois d'un avantage en nature (véhicule) pour aller voir ses clients, mais qui utilise aussi les transports en commun lorsqu’il doit se rendre au siège social de l’entreprise.
Pour tout savoir au sujet des frais de transport personnels (forfait Mobilités Durables, frais de carburant, frais d'alimentation de véhicule électrique), rendez-vous sur notre fiche pratique : Gérer les frais de transport personnels