Vous souhaitez attribuer des chèques-vacances à vos salariés ? Suivez la marche à suivre dans cet article.
Qu'est-ce qu'un chèque-vacances ?
Un chèque-vacances est un titre nominatif, émis par l'Agence nationale pour les chèques-vacances (ANCV), destinés aux salariés. Cette acquisition se fait avec une participation financière de l'employeur ou du comité social et économique (CSE) et permet aux bénéficiaires d'acquitter tout ou partie de certaines dépenses de vacances (tels que : hébergement, restauration, transports, activités culturelles...).
👉 Ce dispositif social constitue un avantage et n'a aucun caractère obligatoire pour l'employeur.
Les chèques-vacances se présentent sous la forme d'un carnet de chèques en coupures de 10€, 20€, 25€ et 50€ ou de chèques-vacances dématérialisés en coupures de 60€ utilisables exclusivement sur Internet.
Le mode d'attribution des chèques vacances
Les chèques-vacances peuvent être attribués de 3 façons différentes :
1️⃣ Attribution par le comité social et économique (CSE)
Les chèques-vacances peuvent s'intégrer dans les activités sociales du CE ou CSE et être attribués aux salariés en fonction de critères non liés à des objectifs professionnels liés au contrat de travail.
💡 Leur acquisition est, dans ce cas, exonérée de cotisations et de contributions sociales.
2️⃣ Attribution par l’employeur
👉 En présence d'un CE/CSE
Les chèques-vacances peuvent être attribués par l'employeur dans une entreprise munie d’un CE ou d'un CSE gérant les activités sociales et culturelles.
💡 Dans ce cas, la participation de l'employeur est soumise à toutes les cotisations sociales, contributions et taxes sur les salaires.
👉 En l'absence d'un CE/CSE
Dans les entreprises de moins de 50 salariés sans CSE ou CE gérant les activités sociales et culturelles, la participation patronale à l'acquisition de chèques vacances peut être exonérée de cotisations sociales sous réserve du respect de plusieurs conditions cumulatives.
💡 L'exonération de la participation patronale se fait sous certaines conditions, qui sont les suivantes :
avoir moins de 50 salariés (i.e. titulaires d'un contrat de travail) ;
ne pas avoir de CSE/CE gérant les activités sociales et culturelles ;
ne pas relever d'un organisme paritaire de gestion d'une ou plusieurs activités sociales.
La contribution de l'employeur :
doit faire l'objet d'un accord collectif (de branche, interentreprises ou d'entreprise) ;
doit être modulée et adaptée selon les niveaux de rémunération ;
ne doit pas se substituer à un élément de salaire passé ou à venir. Un délai de 12 mois minimum doit nécessairement s'écouler entre l'attribution des chèques vacances et le dernier élément de rémunération supprimé.
ℹ️ Le montant de la participation de l'employeur qui ouvre droit à l'exonération est limité à 30% du SMIC brut mensuel apprécié sur une base de 151,67h, par an et par salarié.
👉 Le non-respect d'une de ces conditions entraîne l'assujettissement à cotisations de la participation patronale, dès le premier euro (€).
💡 Pour connaître le montant du SMIC de l'année en cours, rendez-vous ici.
3️⃣ Co-financement par l'employeur et par le CSE/CE
Il se peut que les chèques-vacances soient co-financés par l'employeur et par le CE/CSE.
💡 La valeur des chèques-vacances est, dans ce cas, soumise en totalité (part salariale éventuelle, incluse) à contributions et cotisations sociales.
Le montant maximal de la participation de l'employeur aux chèques-vacances
👉 Montant maximal global annuel
La participation annuelle globale de l'employeur ne peut être supérieure à la moitié du SMIC mensuel en vigueur au 1er janvier de l'année en cours multiplié par le nombre de salariés de l'entreprise (qu'ils soient ou non bénéficiaires de chèques vacances).
L'effectif et le montant du SMIC pris en compte sont ceux fixés au 1er janvier de l'année en cours.
Par exemple avec le SMIC au 1er janvier 2023 :
Dans une entreprise de 10 salariés, la contribution annuelle globale de l’employeur ne peut excéder :
SMIC brut mensuel au 1er janvier 2023 : 11,27€ x 151,67h = 1709,28 €.
Plafond de la contribution annuelle globale : (1709,28 € x 10 salariés) / 2 = 8 546,40 €.
👉 Montant maximal par titre
La participation de l'employeur aux chèques-vacances est plafonnée selon le montant du salaire des salariés, à :
80% de la valeur libératoire des chèques-vacances : pour les salariés dont le salaire cumulé des 3 derniers mois est inférieur au montant au Plafond Mensuel de la Sécurité sociale.
50% de la valeur libératoire des chèques si la rémunération du salarié est supérieure au PMSS.
💡 Ces pourcentages sont majorés de 5% par enfant à charge et de 10% par enfant en situation de handicap, dans la limite de 15%.
👉 Si l'un de ces plafonds est dépassé, alors la fraction de la participation patronale qui excède ce plafond est soumise à charges sociales.
Comment renseigner des chèques-vacances sur PayFit ?
1️⃣ Dans un premier temps, rendez-vous dans la catégorie "Paramètres de paie" > "Rémunération". Dans l'onglet "Avantages", repérez l'encart "Chèques vacances". Vous pouvez ici choisir d'attribuer des chèques vacances aux salariés en cliquant sur "Modifier".
2️⃣ Puis dans la catégorie "Éléments de rémunération" > "Avantages et frais", rendez-vous dans l'encart "Chèques-vacances".
En cliquant sur Paramètres, déterminez les paramètres par défaut du régime d'attribution des chèques vacances pour votre établissement, c'est-à-dire :
si l'entreprise dispose d'un CE/CSE ;
le mode de financement de la part salariale des chèques vacances : paiement directement par les employés, par chèques/virement/espèces ou prélevée sur les bulletin de paie ;
si l'attribution des chèques-vacances est faite par l'employeur/le CSE/co-financée par l'employeur et le CSE.
3️⃣ Vous pourrez enfin ajouter de manière individuelle pour chaque collaborateur, sur le mois courant :
le mode d'attribution choisi ;
le montant des chèques-vacances que vous souhaitez attribuer individuellement à vos collaborateurs ;
la part payée par le salarié et celle payée l'employeur ou le CE/CSE ;
le mode de financement de la part salariale : prélevée sur le bulletin de paie ou payée directement par les employés, par chèque/virement/espèces.
4️⃣ Importez les informations liées aux chèques-vacances pour l'ensemble de vos salariés en cliquant sur "Importer les chèques-vacances" :
💡 Si vous souhaitez annuler les chèques vacances d’un collaborateur ou de tous les collaborateurs, vous pouvez faire un import de chèques-vacances en laissant la case "Montant" vide puis en validant l'opération.
Toutes les informations liées aux chèques-vacances et renseignées dans PayFit seront directement transmises aux organismes sociaux compétents par le biais de la Déclaration Sociale Nominative (DSN).