1. Qu'est-ce que la prime de vacances ?
La prime de vacances est une prime conventionnelle de la convention collective Syntec. Vous êtes obligé de la verser aux salariés éligibles.
💡 Bon à savoir
La prime de vacances est également prévue par les conventions collectives suivantes :
0637 Commerce de la récupération
1672 Sociétés d'assurances
Elle peut aussi être prévue au sein d’un contrat de travail, d’accord collectif ou par l’usage.
👉 Rapportez-vous aux dispositions prévues dans les textes pour connaître les méthodes de calcul applicables, la fréquence de versement et les salariés éligibles.
2. ️ Qui est éligible ?
Vous devez verser la prime de vacances à tous les salariés présents dans l'entreprise durant le mois du versement. Aucune ancienneté minimale n'est requise pour recevoir la prime.
Exceptions
Les collaborateurs suivants ne reçoivent pas la prime de vacances :
les mandataires sociaux sans contrat de travail
les stagiaires
les personnes quittant l'entreprise avant le mois de versement (sauf accord ou usage contraire dans l'entreprise)
Salariés entrés en cours d’année
Selon la méthode de répartition sélectionnée, le montant de la prime pourra être :
adapté aux indemnités de congés payés (ICP) acquises sur la période de référence N-1, pendant laquelle le salarié était présent. Il s'agit de la répartition selon la méthode du dixième.
le même pour l’ensemble des salariés, même s'ils n’ont pas été présents sur la totalité de la période de référence N-1. Il s’agit de la répartition selon la méthode égalitaire.
Salariés en fin de contrat
Vous devez verser la prime de vacances aux salariés qui sont en fin de contrat sur le mois de versement de la prime de vacances.
Exemple : Vous versez la prime le 27 juin N et la période de référence au sein de votre entreprise s’étend du 1er juin N-1 au 31 mai N : un salarié quittant l'entreprise le 1er juin N doit recevoir la prime. Un salarié entrant le 1er février N doit recevoir la prime.
3. Comment PayFit calcule le montant de la prime ?
La prime de vacances doit représenter au moins 10% du total des indemnités de congés payés (ICP) acquis sur la période de référence N-1 dans l’entreprise.
Ce total inclut :
Les ICP des salariés encore présents et éligibles
et les ICP des salariés sortis au cours de la période.
PayFit propose deux méthodes de répartition.
➡️ La méthode de répartition au dixième
La prime de vacances est calculée sur la base des indemnités de congés payés (ICP) acquis par les salariés pendant la période de référence N-1 en fonction de leur présence sur la période.
PayFit applique le calcul suivant :
Montant de la prime de vacances = 10% du montant de l’ICP acquis par le salarié x coefficient d'ajustement (ICP salariés éligibles et sortis / ICP salariés éligibles).
💡 Précisions
👉 Période de référence N-1 : il s'agit de la période de référence de l’acquisition des congés payés de l’année N-1
Vous pouvez trouver ce montant en créant un rapport dans la catégorie "Données et exports" > "Rapports". Pour cela, sélectionnez la dimension "Congés payés - N-1 - Rémunération brute pour calcul de congés payés cumulés" sur le premier mois de paie suivant la fin de la période de référence des congés payés de votre entreprise.
💡Pour en savoir plus, consultez cette fiche d'aide Comment est rémunéré le salarié pendant ses congés payés ? .
➡️ La méthode de répartition égalitaire
La méthode égalitaire est calculée :
sur la base du 10ème de la masse globale des indemnités de congés payés acquis par l'ensemble des salariés pendant la période de référence N-1 ;
cette base est ensuite répartie égalitairement entre les salariés éligibles au versement de la prime de vacances.
PayFit applique le calcul suivant :
Montant de la prime vacances = 10% de la masse globale des indemnités de congés payés (ICP) acquis par l'ensemble des salariés pendant la période de référence N-1 / nombre de salariés éligibles et présents au moment du versement.
💡 Exemple de calcul pour la méthode de répartition au dixième et la méthode répartition égalitaire
La société a 4 salariés dont les indemnités de congés payés (ICP) acquis sur la période de référence N-1 sont les suivantes :
Salarié A : 5 000 €
Salarié B : 3 000 €
Salarié C : 2 000 €
Salarié D : 2 000 €
Le salarié D a quitté l’entreprise lors de la période de référence N-1.
La masse globale des ICP acquis (comprenant celles des salariés éligibles et des salariés sortis) est de 12 000 €.
La masse globale des ICP acquis des salariés éligibles est de 10 000 €.
👉 Méthode de répartition au dixième
Montant de la prime de vacances par salarié : 10% du montant de l’ICP acquis par le salarié x coefficient d'ajustement (ICP salariés éligibles et sortis / ICP salariés éligibles).
Dans notre cas, les salariés éligibles sont les salariés présents au moment du versement de la prime, soit le salarié A, le salarié B et le salarié C.
Dans notre cas, les montants de la prime de vacances varie selon l'ICP du salarié, les montants sont les suivants :
Salarié A : 500 * 12 000/10 000 = 600 €
Salarié B : 300 * 12 000/10 000 = 360 €
Salarié C : 200 * 12 000/10 000 = 240 €
👉 Méthode de répartition égalitaire
Masse globale des ICP acquises : 12 000 €.
Montant de la prime de vacances à répartir entre les salariés éligibles (réserve globale) : 10% de la masse globale des ICP acquis = 12 000 * 10% = 1 200 €
Dans notre cas, les salariés éligibles sont les salariés présents au moment du versement de la prime, soit le salarié A, le salarié B et le salarié C.
Le montant de la prime de vacances versée par salarié éligible est de : 1 200/3 = 400 €.
Avec cette méthode, tous les salariés éligibles recevront le même montant, à savoir 400 €.
4. Quelles autres méthodes de calcul existent ?
L'article 7.3 de la convention collective Syntec prévoit deux autres méthodes de calcul de la prime de vacances :
Répartition au prorata des salaires avec majoration possible pour enfant à charge ;
Répartition au prorata du temps de présence dans l'entreprise sur la période de référence, pour les salariés en situation d’embauche ou de départ de l’entreprise en cours d’année ou pour les salariés en contrat de travail à durée déterminée.
👉 Si vous préférez utiliser l'une de ces méthodes, ajoutez de manière autonome la prime de vacances à vos salariés éligibles.
5. ️Je verse déjà d'autres primes, peuvent-elles remplacer la prime de vacances ?
Si vous versez déjà des primes ou des gratifications, vous n’êtes pas obligé de verser en plus la prime de vacances, à certaines conditions :
Montant : elles doivent être au moins égales au montant minimal prévu conventionnellement pour le calcul de cette prime
Date de versement : au moins une partie de ces primes doit être versée entre le 1er mai et le 31 octobre
👉 Notez bien
Même si elles répondent aux conditions, ces primes ne peuvent jamais remplacer la prime de vacances :
la prime de 13e mois (prévue contractuellement ou non)
l'indemnité de précarité des enquêteurs vacataires
les titres-restaurant distribués chaque jour pendant 12 mois
les primes exceptionnelles versées en janvier, avril et décembre et donc en dehors de la période du 1 mai au 31 octobre
les rémunérations variables, primes d’objectifs et commissions qui dépendent d’un mode de calcul préalablement et objectivement défini
les primes versées dans le cadre de la rémunération fixe forfaitaire garantie annuellement
6. Comment verser la prime de vacances sur PayFit ?
Trois méthodes sont possibles pour verser la prime sur PayFit.
1️⃣ Activer le versement automatique
Pour faciliter la gestion de votre paie, PayFit vous propose d'activer le versement automatique de la prime de vacances pour vos salariés éligibles.
Pour activer le versement automatique, rendez-vous dans la catégorie “Paramètres de paie” > “Éléments de rémunération”, puis dans l'onglet “Primes”. Dans l'encart “Prime de vacances” cliquez sur "Modifier".
Cochez l'option "Activer la prime de vacances pour vos salariés éligibles", indiquez le mois de versement, et choisissez la méthode de répartition.
Si vous aviez déjà renseigné une prime de vacances, vous pouvez choisir l'option "Ignorer les primes de vacances ajoutées de manière individuelle ou par import en cas de versement automatique". Dans ce cas, PayFit ne tiendra pas compte de la prime individuelle, et seule la prime automatique sera versée.
Lorsque le mois de versement de la prime correspond au mois en cours, rendez-vous dans le menu “Eléments de rémunération” > “Primes”. Puis cliquez sur l’onglet “Primes de vacances” afin d’accéder aux montants calculés par Payfit.
2️⃣ Ajouter les primes grâce à un import en masse
Vous pouvez également importer des primes de vacances en masse à vos salariés éligibles depuis la catégorie “Éléments de rémunération” > “Primes” en cliquant sur le bouton "Importer".
3️⃣ Ajouter les primes de manière individuelle
Enfin, il est possible d’ajouter une prime de vacances de manière individuelle depuis le profil du collaborateur. Pour cela, rendez-vous dans l'onglet "Eléments de rémunération" , repérez l'encart "Primes" et cliquez sur "Ajouter".
Nous vous conseillons de ne pas opter pour cette solution afin d'éviter tout risque d'oubli dans le versement de la prime de vacances à l'un de vos salariés.
💡Pour en savoir plus, consultez cette fiche d'aide : Gérer les primes sur PayFit