Vous souhaitez ajouter la même variable de paie à tous (ou une grande partie) de vos collaborateurs ? Utilisez la fonction "Imports multiples".
Que ce soit pour importer un seul type de variables (éléments de rémunération, absences, etc.) ou pour importer plusieurs types de variables en masse, la procédure reste la même.
1️⃣ Téléchargez la base de fichier Excel
➡️ Première étape : télécharger une base en suivant la démarche ci-dessous :
💡 Bon à savoir
Si vous avez l’habitude d’utiliser des fichiers d’import, il est conseillé de télécharger un nouveau fichier pour chaque utilisation. Ré-utiliser le même fichier peut générer des erreurs et bloquer l’import. En effet, le fichier peut évoluer en fonction des mises à jour de PayFit, mais aussi en fonction de la situation de votre établissement (entrée / sortie de collaborateurs par exemple).
2️⃣ Complétez le fichier Excel avec les informations requises
La base est pré-remplie avec les noms de vos collaborateurs. Renseignez les variables que vous souhaitez importer. Des menus déroulants vous aident à sélectionner les bons éléments.
👉 Attention, la base proposée sur PayFit est la seule qui convienne, il n’est donc pas possible de modifier ce document en y ajoutant ou supprimant des colonnes.
3️⃣ Chargez le fichier complété dans PayFit
4️⃣ Vérifiez les valeurs prêtes à être importées
Pour vous guider dans la vérification, vous pouvez visualiser :
Quels sont les collaborateurs concernés par l'import (qui correspondent aux lignes de votre fichier Excel).
Quelles sont les données qui vont être ajoutées. Le cas échéant, vous pouvez les modifier en cliquant dessus.
Quelles sont les erreurs apparues lors du chargement du fichier Excel et à quel collaborateur elles sont associées.
5️⃣ Une fois toutes les données vérifiées, validez l'import
Il faut compter quelques secondes selon la taille du fichier avant que les changements ne soient pris en compte.
6️⃣ Retrouvez l'historique de vos imports dans le menu "Données et exports" > "Imports"
Comment faire mes imports si je gère plusieurs établissements au sein d'une Holding ?
Si vous possédez plusieurs établissements et que vous les gérez depuis un compte Holding, vous avez accès aux mêmes fonctionnalités pour importer vos données dans PayFit.
Si vous importez vos variables depuis un compte Holding, vous pouvez retrouver toutes les données importées dans chacun des établissements concernés, de façon synchronisée.
La réciproque est vraie si vous importez vos variables depuis un de vos établissements : vous retrouverez les données importées depuis votre compte Holding
En revanche, si vous importez des variables depuis un établissement A, vous ne pourrez consulter l'historique de cet import que dans le menu "Données et exports" > "Imports" de cet établissement A, et non dans le menu "Données et exports" > "Imports" de la Holding. Si vous les importez depuis le compte Holding, l'historique pourra être consulté depuis de le menu "Données et exports" > "Imports"de la Holding. Le menu "Imports" n'est donc pas synchronisé mais vos données le sont bien.
Vous rencontrez une erreur lors de l'import ? Vous ne savez pas quelles données de l'Excel sont modifiables ou non ? Consultez notre fiche pratique pour utiliser au mieux la fonction d'import : Eviter les erreurs lors d'un import de variables de paie