🚀 ¿Conoces los plazos legales para los trámites con la Administración Pública? Te explicamos todo lo que necesitas saber para cumplir con ellos sin problemas. ¡Sigue leyendo!
Como sabes, muchos de los trámites relacionados con la contratación de los empleados, la modificación en sus condiciones laborales, así como con las nóminas y la cotización y tributación de las mismas, están sometidos a plazos legales establecidos desde la Administración Pública.
Es de máxima importancia respetar los plazos que a continuación te detallamos. Además, es necesario tener en cuenta el calendario de días inhábiles, ya que muchos de los trámites se realizan en días laborables, por eso te pedimos que incluyas la información en PayFit lo antes posible para que podamos respetar, a efectos de cómputos, estos plazos.
¿Cuáles son los plazos de presentación ante la Tesorería General de la Seguridad Social?
Alta de un empleado
El empleado debe estar dado de alta en la Seguridad Social 24 horas antes del inicio de su actividad laboral.
El plazo para crear el perfil en PayFit es hasta 24 horas antes del inicio del contrato.
Puedes realizar el alta en PayFit hasta las 16 horas del día del alta.
El plazo legal para dar de alta en Seguridad Social es de 60 días naturales antes del inicio de la relación laboral.
Anular el alta de un empleado
Tienes 24 horas tras el inicio del contrato para anular el alta en PayFit si el empleado no se incorpora finalmente a la empresa.
Si el empleado ya ha sido creado en PayFit y no se presenta, simplemente elimínalo de la plataforma.
El plazo legal para realizar este trámite es de 72 horas desde la fecha del alta del empleado.
Si no puedes realizar la cancelación en PayFit antes de las 24 horas, contacta con tu asesor para realizar la cancelación dentro del plazo legal.
Dar de baja a un empleado
Debes comunicar la baja del empleado a Seguridad Social 2 días hábiles antes de la fecha de baja.
La baja puede ser voluntaria, por fin de contrato o por despido. La Seguridad Social debe ser notificada en un plazo de 3 días naturales desde la fecha en que se produce la baja.
En PayFit, el plazo para comunicar la baja es 2 días hábiles antes de la fecha de baja para asegurarnos de que cumplimos con los plazos establecidos por la administración.
Si no puedes informar de la fecha de baja dentro de este plazo, contacta con tu asesor para que modifique la fecha de baja y así respetar el plazo legal.
Recuerda que solo tienes 3 días naturales desde que finaliza la relación laboral para hacer la comunicación en Tesorería.
Anular una baja
Tienes 24 horas para cancelar el movimiento si un empleado ha sido dado de baja en PayFit y finalmente no va a finalizar su relación laboral.
El plazo legalmente establecido es de 72 horas para eliminar el movimiento en tesorería.
Variaciones de datos
Se incluyen las siguientes modificaciones de contrato:
Cambio de Grupo de Cotización. Recuerda la diferencia entre grupo de cotización y grupo o categoría de convenio visitando este artículo.
Cambio de jornada de trabajo. Modificación de la jornada de alguno de tus empleados, ya sea para aumentarla o para disminuirla.
Cambio de tipo de contrato. Modificaciones en las tipologías de contrato como pueden ser transformaciones en indefinido.
Prórrogas de un contrato. Comunicar la prórroga de un contrato en el SEPE. 10 días hábiles.
ℹ️ El plazo reglamentario para comunicar las variaciones es de 3 días naturales desde la fecha del hecho causante. En PayFit, las variaciones pueden comunicarse hasta 3 días después de la modificación.
A continuación podrás consultar un cuadro - resumen con toda la información:
¿Qué es la Incapacidad Temporal y cuáles son los plazos para tramitarla?
La Incapacidad Temporal es la situación en la que se encuentra un empleado que está imposibilitado para trabajar por una causa cuyo tratamiento requiere asistencia sanitaria.
El empleado recibirá por parte del facultativo médico un parte de baja médica, y los plazos para tramitar la situación de IT son los siguientes:
Enfermedad común y Accidente No Laboral
El empleado ya no está obligado a entregar los partes médicos a la empresa, ya que la empresa recibirá automáticamente los datos correspondientes a los procesos de incapacidad temporal de sus empleados a través del fichero FIER.
Plazo para la empresa: La empresa tiene 3 días laborables después de recibir los documentos para realizar las declaraciones al INSS y a la Mutua.
Accidente de Trabajo
La empresa debe registrar el accidente dentro de los 5 días hábiles desde la fecha en que ocurrió el accidente o desde la notificación al empresario de la resolución que determine que se trata de un accidente de trabajo.
Comunicación de accidente sin baja médica
La empresa tiene hasta los 5 primeros días hábiles del mes siguiente al accidente para comunicar a la Administración la fecha y las características del accidente.
💡¡No olvides enviarnos los partes de confirmación por aquí!
ℹ️ Actualmente, el trabajador no tiene que presentar los partes de baja a la empresa. En lugar de eso, es la empresa la que se coordina directamente con el INSS para recibir los datos del proceso de incapacidad temporal del trabajador. El facultativo que expide la baja médica solo entrega al trabajador una copia del parte de baja, sin necesidad de que este lo entregue a la empresa.
Procedimiento para la Gestión de Bajas y Altas Médicas
Remisión de datos al INSS:
El Sistema Público de Salud, la mutua o empresa colaboradora, envía los datos de los partes médicos de baja, confirmación y alta al INSS de forma telemática.
Una vez recibidos, las empresas pueden consultar esta información a través del Fichero INSS Empresas.
Si la empresa no está obligada a incorporarse al Sistema RED, la comunicación se realiza por correo ordinario y SMS. Además, la información también está disponible en la sede electrónica de la Seguridad Social.
Las empresas deben remitir al INSS, en un plazo de 3 días, los datos económicos relacionados con la baja.
Plazos para incluir la información en PayFit:
Bajas médicas por contingencias comunes y partes de confirmación: Deben incluirse 1 día laborable desde la notificación de la baja.
Altas médicas por contingencias comunes: Deben incluirse 1 día laborable desde la notificación del alta.
Bajas médicas por accidentes de trabajo: Deben incluirse máximo 3 días hábiles desde el accidente o desde la fecha de expedición de la baja.
Accidentes sin baja médica: Deben incluirse máximo 3 días hábiles desde el accidente.
Puedes encontrar más información sobre las novedades de la incapacidad temporal en la Revista de la Seguridad Social.
¿Cuáles son los plazos de presentación ante el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE)?
El plazo de comunicación al SEPE es de 10 días hábiles desde la fecha del inicio de la relación laboral, tanto para contrataciones nuevas, como para la comunicación de prórrogas y transformaciones de contratos.
Otros tipos de trámites
Nacimiento y cuidado del menor
Tan pronto como recibas el informe médico del nacimiento deberás incluirlo en el perfil del empleado en PayFit para que podamos gestionar el certificado de empresa para la solicitud de la prestación.
Embargos
En cuando recias la diligencia de embargo deberás comunicarla en el perfil del empleado afectado en plataforma a fin de que gestionemos la respuesta al organismo correspondiente.
🚀 Revisa cómo se calculará el importe embargado y los aspectos más importantes a tener en cuenta al informar el mismo en PayFit en el siguiente artículo.
Retenciones e ingresos a cuenta
El plazo para presentar, de forma domiciliada, los importes totales referentes al impuesto 111 /216 será de los días 1 a 15 de cada mes, en el supuesto de presentaciones mensuales, y los días 1 a 15 de los meses de abril, julio, octubre y enero.
Para presentar en plazo el impuesto mediante NRC (pago electrónico) se amplía hasta el día 20.
ℹ️ Recuerda que el régimen disciplinario vigente en caso de incumplimiento de los plazos anteriormente mencionados puede suponer la imposición de multas de hasta 6.000 €.
¿Tienes alguna duda al respecto? Pregunta a Copilot
y, si necesitas más ayuda, contacta con nosotros directamente desde ahí.