La période de référence pour les congés payés
En principe, les congés payés ne s'acquièrent pas par année calendaire (c'est-à-dire du 1er janvier au 31 décembre) mais par période de référence.
Une année de référence s'étend du 1er juin de l'année en cours (N) au 31 mai de l'année suivante (N+1).
⚠️ Cependant, il existe des exceptions :
certaines conventions collectives (ou accords collectifs) peuvent, par exemple, prévoir une période de référence qui correspond à une année calendaire ou à toute autre période de 12 mois continue.
pour les entreprises dont l’indemnité de congés payés est versée par une Caisse de Congés Payés, la période de référence se situe du 01/04/N au 31/03/N+1 (par exemple dans le secteur BTP).
Le nombre de jours de congés acquis
Vos salariés acquièrent 2,0833 jours ouvrés de congés payés par mois alors qu’une autre société leur donne 2,50 jours ouvrables sur la même période.
Quelles sont les différences entre les deux méthodes ?
👉 Un salarié à temps plein acquiert des congés chaque mois en fonction de la méthode de décompte utilisée :
2,50 jours / mois soit 30 jours / an en jours ouvrables : du lundi au samedi, jours fériés exclus
2,0833 jours / mois soit 25 jours ouvrés / an en jours ouvrés : du lundi au vendredi (jours d'activité de la société).
👉 Notez bien
Un salarié à temps partiel acquiert autant de jours de congés payés qu’un salarié à temps plein.
Le nombre de jours acquis n’est donc pas réduit au prorata de la durée mensuelle du travail prévue par le contrat de travail.
L'évolution des compteurs
Les compteurs de congés vous donnent une indication sur :
les congés payés légaux ;
les congés supplémentaires ;
L’affichage du compteur dépend des types de congés mis en place dans votre entreprise (par exemple : des CP supplémentaires liés à votre Convention Collective), ainsi que de leur disponibilité dans les compteurs.
Pour retrouver le détail de chacun des types de congés (acquis, pris, solde), cliquez sur “Compteurs détaillés”. Ce bouton est disponible depuis l'onglet "Congés & Absences" de la fiche du collaborateur, en vous rendant dans l'espace dédiés aux congés ("Accéder à l'espace Congés").
👉 Le solde définitif des congés payés à prendre doit être communiqué au salarié le dernier jour de chaque période de référence (au 31 mai généralement ou dans le cas général) de chaque année en tenant compte d'une éventuelle régularisation si la période de référence a été incomplète.
💡 Bon à savoir
Dans PayFit, les compteurs visibles depuis l'espace administrateur font état du nombre de congés restant au dernier jour du mois en cours.
Les contrats donnant droit à des congés payés
Tout salarié a droit à un congé payé pris en charge par l’employeur chaque année. Parmi les contrats ouvrants un droit aux congés payés, on retrouve :
le contrat de travail CDI ;
le contrat de travail CDD ;
le contrat de travail temporaire ;
le contrat de professionnalisation ;
le contrat d’apprentissage.
Les absences qui ne donnent pas lieu à l'acquisition de congés payés
Les absences non assimilables à du temps de travail effectif dont la durée ne dépasse pas 4 semaines au total sur la période de référence des congés payés ne réduisent pas l'acquisition de ces congés.
Un salarié doit cumuler au moins 48 semaines de travail effectif (ou assimilé) pour bénéficier de la totalité de ses congés payés.
Par exemple, un salarié ayant cumulé 49 semaines de travail effectif sur 52 semaines dans l’année, percevra la totalité de son droit aux congés payés.
Ces absences peuvent être notamment (sauf autres dispositions conventionnelles plus favorables) :
les congés sans solde ;
les périodes de grève ;
le congé parental à temps plein ;
le congé de présence parentale ;
le congé de solidarité familiale ;
les périodes de mise à pied ;
les absences pour convenances personnelles.
Dans PayFit, cette règle est appliqué en fin de période de référence.
Si vous souhaitez désactiver cette règle, rendez-vous dans la catégorie "Paramètres de paie" > "Absences et temps de travail". Puis dans l'encart "Absences" cliquez sur "Accéder aux paramètres". Enfin, dans l'onglet "Maladies, accidents, maternité, paternité", repérez l'encart "Acquisition des congés " et cliquez sur "Modifier" pour activer ou désactiver les règles d'équivalence.
👉 Notez bien
Si le nombre de jours de congés acquis en fin de période de référence n'est pas un nombre entier (c'est-à-dire s'il s'agit d'un nombre avec une virgule), il devra être arrondi au nombre entier supérieur selon le Code du travail.
💡 Pour en savoir plus sur le calcul des congés payés, rendez-vous sur cet article de notre blog.
Depuis la loi du 23 avril 2024, les périodes d’arrêt maladie sont considérées comme du temps de travail effectif pour déterminer les droits aux congés payés.
Le salarié acquiert deux jours ouvrables de congés payés par mois d’absence, dans la limite de 24 jours ouvrables par an.
L'employeur est obligé d'informer le salarié malade dans le mois (décompte en jours calendaires) suivant la reprise du travail :
du nombre de jours de congé dont il dispose ;
de la date jusqu'à laquelle ils peuvent être pris.
Si le salarié est dans l’impossibilité de prendre tout ou partie de ses congés payés au cours de la période de prise, il bénéficie d’une période de report de 15 mois. Passé ce délai, les congés payés acquis au titre de la maladie sont définitivement perdus.
Le point de départ de ce délai de report débute à la date d’information par l’employeur.
💡Pour en savoir plus consultez cette fiche d'aide sur les congés payés non pris.