Depuis votre espace holding, PayFit vous permet d’exporter les opérations diverses et les livres de paie de tous vos établissements.
👉 Notez bien
Seules les informations depuis votre arrivée sont disponibles sur PayFit. Pour les informations antérieures à cette date, il faudra vous rapprocher de votre prestataire.
Depuis la catégorie "Données et exports" > "Comptabilité", vous avez accès :
aux exports globaux, qui vous permettent de télécharger un seul fichier pour tous vos établissements ;
aux exports par établissement, qui vous permettent de télécharger des fichiers différents pour chaque établissement.
Les exports globaux (l’ensemble des établissements)
Depuis la catégorie "Données et exports" > "Comptabilité", repérez l’encart “Exports globaux” et cliquez sur le bouton “Exporter”.
Dans le champ “Documents à exporter”, vous pouvez alors exporter au choix :
les opérations diverses de paie ;
le livre de paie.
1️⃣ Les opérations diverses de paie
Lorsque vous choisissez “Opérations diverses de paie”, vous devez ensuite renseigner les éléments suivants :
le début et la fin de période souhaitée ;
le type de tri à appliquer (par établissement ou collaborateur) ;
le nom à donner au fichier qui sera exporté ;
le format du fichier Excel ou CSV.
Cliquez sur "Exporter les opérations diverses de paie". Vous recevrez alors le fichier par email à l’adresse utilisée sur votre espace administrateur.
💡 Bon à savoir
Depuis la holding, les opérations diverses de paie ne sont disponibles dans un fichier unique que par établissement ou par collaborateur
Pour exporter les données par axe analytique, il faudra vous rendre sur le compte PayFit de chaque établissement et effectuer un export par établissement.
2️⃣ Le livre de paie
Lorsque vous choisissez “Livre de paie”, vous devez ensuite renseigner les éléments suivants :
le début et la fin de période souhaitée ;
le niveau de détail attendu (détail de chaque mois ou somme des mois).
Vous pouvez également cocher la case “Ajouter les détails pour chaque salarié” pour obtenir des bulletins séparés par collaborateur.
Cliquez sur "Exporter le livre de paie". Vous recevrez alors le fichier par e-mail à l’adresse utilisée sur votre espace administrateur.
Les exports par établissement
Depuis la catégorie "Données et exports" > "Comptabilité", repérez l’encart “Exports par établissement” et cliquez sur le bouton “Exporter”.
Ici, vous avez la possibilité d’exporter les opérations diverses de paie pour chacun de vos établissements, dans des fichiers différents.
Pour cela, repérez la ligne de l’établissement souhaité et cliquez sur la flèche à droite de “Exporter” dans la colonne “Opérations diverses (OD) de paie”.
Une fenêtre s’ouvre. Renseignez alors les éléments suivants :
le début et la fin de période souhaitée ;
le type de tri à appliquer (par établissement ou collaborateur) ;
le nom à donner au fichier qui sera exporté ;
le format du fichier Excel ou CSV.
Puis cliquez sur “Exporter”. Le fichier sera alors disponible dans la catégorie “Documents” > “Gestion des documents”, sous le type de document “Exports manuels”.
👉 Notez bien
Il n’est pas possible d’exporter le livre de paie par établissement depuis ce module.
Pour exporter le livre de paie dans un fichier distinct pour chaque établissement, rendez-vous sur l’espace PayFit de l’établissement concerné et suivez les étapes disponibles dans notre fiche d’aide : Le livre de paie.
Certains de vos établissements ne sont pas dans la liste proposée ?
Si certains de vos établissements n’ont pas encore clôturé la paie du mois, ils n'apparaîtront pas dans la liste des établissements proposés dans le module “Exports par établissement”.
1️⃣ Pour exporter les opérations diverses de paie de ces établissements, cliquez sur le bouton “Accéder au mode expert”.
2️⃣ Puis, choisissez le mois de paie de(s) établissement(s) absents de la liste pour les faire apparaître.
3️⃣ Enfin, exportez les fichiers des établissements souhaités en cliquant sur “Exporter”.
Par exemple : certains de vos établissements sont toujours sur la paie de septembre 2023, tandis que d’autres sont déjà sur la paie d’octobre 2023. Les établissements sur septembre 2023 n’apparaissent donc pas dans le tableau des exports par établissement.
Pour les faire apparaître, cliquez sur “Accéder au mode expert”. Puis, filtrez en haut à droite sur “Septembre 2023” et exportez les opérations diverses de paie comme expliqué précédemment.
💡 Pour plus de détails sur le mode expert, n’hésitez pas à cliquer sur “Comment fonctionne le mode expert ?”
Les provisions pour congés
Depuis la catégorie "Données et exports" > "Comptabilité", repérez l’encart “Provisions pour congés” et cliquez sur “Consultez les provisions”.
Vous pouvez ici sélectionner le mois de votre choix et télécharger les provisions pour congés payés et provisions pour RTT de l’ensemble de vos établissements au format PDF, CSV et Excel.
Définir les préférences d’export
Pour définir vos préférences d’exports depuis la catégorie "Données et exports" > "Comptabilité", cliquez sur le bouton “Modifier vos préférences d’export”.
1️⃣ Ajouter des colonnes optionnelles
Pour chaque établissement, vous pouvez alors choisir d’exporter les matricules des collaborateurs, le libellé journal et le code journal.
Pour cela, cliquez sur “Modifier les paramètres” sur la ligne de l’établissement concerné et cliquez sur “Sauvegarder les changements” une fois les options activées.
2️⃣ Détailler des comptes par collaborateur
Vous pouvez aussi détailler les comptes par collaborateur. Pour cela, rendez-vous dans l’encart correspondant, repérez la ligne de l’établissement souhaité et cliquez sur “Modifier les paramètres”.
Une fois les options souhaitées activées, cliquez sur “Sauvegarder les changements”.
3️⃣ Axes analytiques inclus dans l'export
Enfin, vous pouvez inclure des axes analytiques dans vos exports. Pour cela, rendez-vous dans l’encart correspondant, repérez la ligne de l’établissement souhaité et cliquez sur “Modifier les paramètres”.
Une fois les options souhaitées activées, cliquez sur “Sauvegarder les changements”.
👉 Notez bien
Certains paramètres d’exports ne sont pas disponibles depuis la holding, notamment :
la création et modification d’axes analytiques ;
la définition du niveau de détail des écritures comptables ;
la personnalisation des numéros et libellés des écritures comptables ;
la modification des matricules collaborateurs.
Pour modifier ces paramètres, rendez-vous directement sur le profil PayFit de l’établissement souhaité, dans la catégorie “Données et exports” > “Comptabilité” puis cliquez sur “Modifier les paramètres de la comptabilité”.
Certains de vos établissements ne sont pas dans la liste proposée ? Vous pouvez les retrouver en filtrant sur le mois de paie de ces établissements pour les faire apparaître. Puis, cliquez sur “Modifier les paramètres”.
💡 Vous avez une question sur les rapports ?
N’hésitez pas à consulter notre FAQ disponible sur chaque page de notre module en cliquant sur “Consultez les questions les plus fréquentes”.
Si vous contactez le Support PayFit au sujet d'un export pour lequel vous avez besoin d'aide, pensez bien à indiquer :
les informations à exporter ;
les mois concernés ;
le ou les établissements concernés ;
les collaborateurs concernés.
Transmettez également le fichier que vous avez téléchargé.
Cela nous permettra de vous apporter une réponse plus rapidement.